Hogyan írjunk jó levélmintát. Hogyan írjunk helyesen levelet

Az üzleti levél olyan dokumentum, amely az üzleti kommunikáció szerves részét képezi. Leggyakrabban postai úton továbbítják, és az információcsere speciális módjaként szolgál.

Alapfogalmak

Különféle gazdasági vagy termelési kérdések megoldásához üzleti levelezésre van szükség. Segítségével a vállalkozások és szervezetek kommunikálnak a külső környezettel: partnerekkel, ügyfelekkel vagy kormányzati szervekkel. Ehhez általában üzleti levelet használnak.

Általában így nevezik az írásos dokumentumot, amely lehet:

• válasz a korábban kapott üzenetekre vagy kérésekre;
• a címzettnek küldött kísérőpapír egyéb dokumentumokkal vagy anyagokkal együtt;
• kezdeményező levél, abban az esetben, ha a kommunikáció más módja nem lehetséges.

Ezen opciók mindegyikének megvannak a maga sajátosságai. Mindazonáltal vannak általános szabályok, amelyek szerint minden hivatalos levelet általában összeállítanak. Ez érthető, mert például az üzleti levelezéssel kezdődik leggyakrabban a legtöbb tranzakció megkötése. A megfelelően elkészített dokumentum pedig kedvező benyomást kelthet a címzettben egy leendő potenciális partnerről.

Az üzleti levelek típusai

A hivatalos levélben szereplő információktól függően ez lehet:

1. Kísérő. Abban az esetben, ha olyan üzenetet tartalmaz, hogy van hozzá alkalmazáscsomag.
2. Elbizakodott. Vagyis elégedetlenséget fejez ki egy adott helyzettel (igénylettel).
3. Tanulságos. A szöveg konkrét útmutatást ad.
4. Garancia. A feladó a dokumentumban foglalt kötelezettségeinek a jövőbeni teljesítését igazolja.
5. Tájékoztató. A levél olyan információkat tartalmaz, amelyek a címzettet érdekelhetik.
6. Hirdető. Az együttműködés ösztönzése érdekében tájékoztatást nyújtanak.
7. Értesítő levél. Tájékoztatás nyilvános rendezvények lebonyolításáról.
8. Visszaigazoló levél. bizonyos dokumentumok vagy anyagok átvétele.
9. Kérő levél. A szöveg felhívást tartalmaz, amely cselekvésre ösztönzi a címzettet.
10. Levél-üzenet. Ebben a feladó konkrét, kölcsönös érdeklődésre számot tartó információkat közöl a felek számára.

E dokumentumok célja a szervezetek vagy azok szerkezeti egységei közötti kapcsolatok fenntartása.

Keresetlevél megfogalmazása

Együttműködési ügyekben időnként olyan helyzetek adódhatnak, amikor az egyik fél ilyen vagy olyan okból nem tesz eleget kötelezettségeinek. Ebben az esetben a partner először levelet küld partnerének. Ebben főszabály szerint javaslatait fogalmazza meg törvényes jogai sérelmének megszüntetésére. Ez a hivatalos levél. Egy ilyen dokumentum mintája tetszőlegesen összeállítható. Ennek során a következő szempontokat kell figyelembe venni:

1. formálisnak és üzletszerűnek kell lennie, partnerségi kerettel.
2. A követelés lényegét nagyon világosan kell kifejezni.
3. Az információk bemutatásakor meggyőzően, konkrét tényekkel kell operálni.

A keresetlevélnek tartalmaznia kell:

• a feladó adatai (név, visszaküldési cím és telefonszámok);
• teljes körű információ a címzettről;
• azoknak a körülményeknek a leírása, amelyek között a konfliktushelyzet létrejött;
• link ehhez törvényi előírásokat amelyet a maga részéről a szerződő fél megsértett;
• konkrét követelmények a jogsértés megszüntetésére, a végrehajtás határidejének megjelölésével;
• következmények, amelyek akkor következhetnek be, ha a szemben álló fél kibújik a végrehajtásuktól.

Különös figyelmet kell fordítani a hivatalos levél összeállítására. A mintát úgy kell megtervezni, hogy a behatoló ne észlelje fenyegetésként. Nem szabad elfelejteni, hogy ez csak egy emlékeztető a törvény betartásának követelményével.

Tervezési szabályok

Különös figyelmet kell fordítani a hivatalos levelek kialakítására. Igaz, a törvény erre semmilyen szigorú szabályt és előírást nem ír elő.

Ennek ellenére az ilyen dokumentumok összeállításakor a következő kötelező szempontokat kell figyelembe venni:

1. Minden üzleti levelet fejléces papírra kell írni. Előzetesen kidolgozzák az irodavezetői szakemberek, és a vállalkozás vezetőjének utasítására hagyják jóvá.

2. A dokumentumnak tartalmaznia kell bizonyos részleteket:

2.1. Információk a címzettről és a feladóról.

2.2. A levél kimenő száma és dátuma. Ez a regisztrációhoz szükséges.

2.4. Cím.

2.5. Információ az alkalmazások jelenlétéről, nevük és számuk feltüntetésével.

2.6. A dokumentumot aláíró személy adatai (beosztás és teljes név).

3. A levélnek csak egy témával kell foglalkoznia. Több téma jelenléte megnehezíti a művészválasztást.

4. Az információkat a lehető legrövidebben, de egyértelműen kell közölni. Kívánatos, hogy a szöveg ne haladja meg a két oldalt.

5. Helyesen adja meg a címzett adatait. Szervezet esetén a következő sorrendet kell követni:

5.1. Cégnév (névképzős esetben).

5.2. Szerkezeti egység (ha szükséges).

5.3. A címzett pozíciója (datív esetben).

5.4. A kezdőbetűi.

5.5. Cég postacíme.

6. Ha több címzett van, akkor először a fő, majd az összes többi jelenik meg.

Ha mindezeket a pontokat figyelembe veszi, akkor a hivatalos levelek tervezése elvileg nem lesz nehéz.

Bemutató sorrend

A dokumentum helyes elkészítése érdekében figyelembe kell venni az információk bemutatásának bizonyos sorrendjét. Megfontolhatja például a szolgáltatási levél-válasz megírásának lehetőségét. Először is emlékeznie kell arra, hogy az etikett szabályai szerint az információkra a kézhezvételtől számított egy napon belül válaszolnia kell. Ha e-mailről van szó, akkor optimális idő nem haladja meg a két órát. Abban az esetben, ha egy ilyen szabályt nem lehet betartani, jobb, ha megfelelő üzenetet küld a partnernek.

Maga a levél valójában két részből fog állni:

1. Bevezető. A feladó megadja az írás tárgyát, okát és indokait. Itt lehet hivatkozni azokra a szabályozásokra, amelyek a jogszabály szerint a válaszadás alapjául szolgálnak. Emellett érdemes néhány pontra odafigyelni a vizsgált helyzettel kapcsolatban. Segítenek feltárni a probléma lényegét.
2. Fő. Ez a rész a tisztázást és a meggyőzést célozza. A szövegnek világosnak, tömörnek és tömörnek kell lennie, a bemutatott tényeknek ellenőrzöttnek és tárgyilagosnak kell lenniük. Szükség esetén valós számokkal is megerősíthetők.

Ezt a szöveget általában a mellékletek listája követi. A dokumentum a feladó aláírásával zárul. Ezenkívül tudnia kell üzleti levelet írni, hogy ne sértse meg a címzettet. Először is tanácsos a „Kedves” kifejezéssel kezdeni megszólítani őt. Másodszor, használhatja a szövegben határozói kifejezések mint például „ajánlatainak gondos áttanulmányozása” vagy „megjegyzéseinek gondos ellenőrzése”. Az etikett ilyen betartása mindkét fél számára előnyös.

Eljárás

A hivatalos levelek összeállítása az ügyintézők, titkárok vagy más, e feladatokkal megbízott alkalmazottak feladata. A munkába álláshoz be kell tartaniuk egy bizonyos sorrendet cselekvéseik során. Egy ilyen dokumentum összeállításának folyamata általában a következő lépéseken megy keresztül:

1. A probléma körülményeinek gondos tanulmányozása. A helyes értékeléshez a helyzet teljes ellenőrzése szükséges lehetséges módjai a döntéseit.
2. Levél megfogalmazása. Itt figyelembe kell venni az összes fenti követelményt.
3. Az elkészített szöveg összehangolása. Néha szerkeszteni kell, figyelembe véve a vezető megjegyzéseit. Néhány pontosítást vagy pontosítást tud tenni a témában.
4. vezetőjének jóváhagyása.
5. A dokumentum véglegesítése és aláírása.
6. Levél regisztráció.
7. Levél küldése a címzettnek.

Csak ezeknek a szakaszoknak a teljesítése után a levél a címzetthez eljutva képes teljesíteni a rábízott küldetést.

Kötelező szabályozás

A szervizlevél kiállításához figyelembe kell venni, hogy annak első oldalát speciális nyomtatványra kell nyomtatni. A többihez használhat normál A4-es üres lapokat. Itt emlékeznie kell arra, hogy magának a szövegmezőnek megvannak a maga határai: a felső és az alsó 2 centiméter, a bal oldal 3,5 centiméter, a jobb oldal 1 centiméter. Nem szabad összetörni szabványos méretek hogy az információ egy lapra kerüljön. Jobb, ha betartja az összes szabályt, és csak hozzáad egy extra oldalt.

Szöveget is be kell írnia az összes szabály szerint:

1. Használja a szabványos Times New Roman betűtípust a nyomtatáshoz. Jobb, ha nem használ más lehetőségeket.

2. A betűméretek is szabályozottak:

• a fő szöveghez - 14;
• oldalelrendezés és kivitelezési jel - 12.

3. A részletek elhelyezése is a szabályok szerint történik:

• sortávolság - 1;
• a szöveg igazítása "szélességben" történik;
• az átutalások automatikusan kerülnek elhelyezésre;
• a regisztrációs szám és a cím közötti távolság 2 sortávolság, attól a főszövegig - 3.

E szabályok betartása kötelező a betűk megfelelő célú megfelelő kialakításához.

A kellékek elhelyezkedése

A szabványos üzleti levél helyes összeállításához világosan tudnia kell, hol kell elhelyezni a részleteket és az összetevőket. Az ezekre a kérdésekre adott válaszokat a GOST R 6.30-2003 tartalmazza. Részletesen felvázolja az üzleti levél formáját. Valójában ez egy olyan minta, amelyben a dokumentum összes részlete meghatározott módon található. Szükséges a következőkhöz:

1. A hivatalos (üzleti) levelek kiállításának folyamatának egységesítése.
2. Legyen képes előzetesen központilag elkészíteni a szabványos űrlapokat, miközben csökkenti a munka egy részének manuális elvégzésének szükségességét.
3. Az információ vizuális keresésének megkönnyítése és csökkentése.
4. Számítógép és egyéb eszközök segítségével bővítse a levelek feldolgozásának lehetőségeit.

Tehát egy szokásos üzleti levélhez 30 szabványos adatot használnak, amelyek tizenegy kötelező zónában találhatók:

• emblémák és emblémák;
• szerző;
• kezdeti adatok;
• cím;
• állítások;
• címzett;
• állásfoglalások;
• szöveg;
• aláírások és kérelmek;
• jóváhagyások és biztosítékok;
• jelek.

Az információk bizonyos szektorokban való elhelyezése lehetővé teszi a szakemberek számára, hogy jobban eligazodjanak a dokumentumban, a hétköznapi felhasználók pedig megkönnyítik az összeállítás folyamatát.

Elsődleges követelmények

Egyes vezetők tévesen úgy vélik, hogy az üzleti levelezést önkényesen, szabályok és előírások betartása nélkül lehet folytatni. De az ezért felelős szakembereknek ismerniük kell a hivatalos levelekre vonatkozó alapvető követelményeket:

1. Speciális (céges) fejléc jelenléte.
2. A kellékek helyes használata és elhelyezése.
3. A szövegnek jól olvashatónak és jól szerkesztettnek kell lennie. A kérdés lényegének megfogalmazásához jobb, ha előnyben részesítjük az egyszerű, gyakori mondatokat. Röviden el kell magyarázni, hogy minden szó a lehető legtöbb információt hordozza.
4. A dokumentumot típustól függően ennek megfelelően kell formázni. A levél több szempontot is tartalmazhat. Ebben az esetben a bemutatáskor meg kell próbálni ezeket kombinálni.
5. Helyesen használja a gépelésre megállapított normákat.
6. Próbálj meg nem kategorikus lenni a levél tartalmát illetően. A címzett fenyegetésnek tekintheti ezeket a kifejezéseket. Mondatok felépítésekor jobb, ha olyan bevezető szavakat használunk, mint a „látszólag”, „ahogy ismert”, „esetleg” és „ahogy kell”.

Ezen követelmények gyakorlati teljesítése segíti a munkafolyamat megfelelő irányítását a vállalatnál.

A munka során gyakran találkozunk hivatalos dokumentumokkal. És néha megtörténik, hogy a levelezés fogadása mellett minden alkalmazottnak válaszolnia kell rá. Hogyan írjunk üzleti levelet? Sokan szembesülnek ezzel a kérdéssel nap mint nap. És ez azt jelenti, hogy itt az ideje megtanulni formálisan és helyesen írni.

Üzleti levél szerkezete

A hivatalos levelezés tartalmától függetlenül annak megírására vannak normák és követelmények. Modern technológiák kétféle – papír és elektronikus – levél írását teszi lehetővé. Kevés különbség van köztük, de mégis megvannak a sajátosságaik. Ezért mindkét lehetőséget megfontoljuk.

Papír üzleti levél készítése

A hivatalos fellebbezések szerkezete valahogy így néz ki:

1. Fellebbezés. Az üzleti levélben szereplő üdvözletet helyettesíti, és a „Kedves(ek)…” szavakkal kezdődik. Az oldal közepén található, és nagybetűvel kezdődik. További árnyalatok. Például Nyugaton csak névvel, Oroszországban pedig névvel és apanévvel szokás megszólítani. Ha a katonaságról beszélünk, akkor a köszöntés így nézhet ki: "Kedves ezredes elvtárs." Ha hivatalos meghívót ír, használhatja a "Hölgyeim és Uraim" vagy a "Tisztelt Uraim" opciókat. Számos módja van az üzleti levél indításának. Jobb, ha azon gondolkodsz, amely elfogadott abban az országban, ahol élsz, és a csapatban, ahol dolgozol.
2. Fő rész. Több bekezdésből áll, és tartalmazza a címzettnek közölni kívánt fő információkat. Ez lehet a helyzet leírása, véleménynyilvánítás, kérés, részvétnyilvánítás stb. Fontos megjegyezni a kommunikáció szabályait is hivatalos levelek. Ha egy cég, cég vagy társaság nevében ír, akkor a fellebbezést egyetlen személy harmadik személyben írják (cég: „figyelmez”, „emlékeztet”, „értesít” stb.). Egy másik lehetőség az első személy többes szám: „bejelentés”, „értesítés”, „közvetlen” stb.
3. Következtetés. Itt érdemes a fentiek fő részéből levonni a következtetéseket, és összefoglalni a logikus indoklásokat. Például: "Biztos vagyok benne, hogy felméri a helyzetet, és kifejti az álláspontját."
4. P.S.Üzleti levél kiegészítő kitöltése. Nem gyakran használják hivatalos levelezésben, de teljesen elfogadható, ha nem tudja, hogyan kell befejezni egy üzleti levelet. Az utóirat tartalmazhat olyan információkat, amelyek közvetve kapcsolódnak a levél tárgyához, vagy amelyek a levél megírása után történtek. Például: "Holnap 12:00-kor lesz az igazgatók találkozója, amelyet ennek a kérdésnek szentelnek."

A fő rész megírása után fontos, hogy ne feledkezzünk meg az üzleti levél formázására vonatkozó szabályokról:

1. A következtetés vagy utóirat után alá kell írnia, meg kell adnia beosztását, vezetéknevét, keresztnevét és apanevét. Az aláírás előtt egy udvarias forma is megengedett: „Tisztelettel”, „Tisztelettel”, „A termékeny partnerség reményében” stb. Az aláírás alatt kell lennie annak átiratának. Példa: "Tisztelettel: az "Ellada" cégcsoport vezetője, Ivanov V.S.".
2. Ha a levélhez mellékletek szükségesek, azokat külön oldalak formájában kell elkészíteni.
3. Az üzleti leveleket speciális nyomtatványokra kell írni, amelyek megfelelnek a hivatalos dokumentumok szabványának. Az űrlapnak a következő adatokat kell tartalmaznia: a szervezet neve, legális cím, telefon- és faxszám, dátum és iratszám, ha válaszlevélről van szó, akkor legyen link a beérkezett levél számához és dátumához, címzetthez, címhez, szöveghez, csatolási jelhez, aláíráshoz és telefonszámhoz.

Hogyan kell formázni egy üzleti e-mailt?

Az üzleti e-maileknek ugyanazoknak a követelményeknek kell megfelelniük. Ennek megírásakor és elküldésekor azonban számos árnyalatot figyelembe kell venni. Egy üzleti levél egyes részei a globális hálózaton így néznek ki:

Ma már egyszerűen csak az kell, hogy helyesen tudj levelet írni, függetlenül attól, hogy az üzeneted kinek szól (esetleges munkaadónak, arrogáns tisztviselőnek vagy közeli barátnak) és a levélküldés módjától (általános levélben vagy e-mailben) , esetleg fax).

A mintabetűkkel ellátott lehetőségek a webhely "" szakaszában tekinthetők meg. Most beszéljünk az írás és a formázás néhány szabályáról. A levelek három általános kategóriába sorolhatók:

• személyes - szeretteinek, családtagjainak, közeli barátainak és nem annyira (használjon informális stílust),
• félhivatalos - levelezés különböző szervezetekkel az Ön személyével kapcsolatos kérdésekről (például bankkal a számla állapotáról, társadalombiztosítási hatósággal a szükséges ellátásokról, elosztó hálózattal az áruk átvételéről stb.),
• üzleti (szolgálati) levelek - hivatalos üzleti stílusra van szükség, és szigorú regisztrációs követelmények vannak érvényben.

Hogyan írjunk személyes levelet

Személyes levelek Az írás többnyire kellemes, mert a hozzád közel álló családdal és barátaival kommunikálsz. Először köszönnie kell, csak a „Szia!” szó jó.

Ha késik a válasszal, udvarias lesz bocsánatot kérni és megemlíteni az okokat. Ha már levelezésben van a címzettel, és kérdéseket tettek fel Önnek, akkor itt az ideje, hogy válaszoljon rájuk. Ezután a „Jól vagyok” bevezető mondat után folytathatja az események bemutatását, és megírhatja, mi aggaszt.

Mivel a kommunikációs stílus kötetlen, a viccek, a pletyka (saját események értékelése vagy mások véleményének leírása) és egy divatmagazin cikkének újramondása megteszi. Egyszóval, használj bármit, ami érdekessé teszi az írásodat. A hangulatjelek, az olyan kérdések, mint „na, hogyan?”, „Tényleg, nagyszerű?”, jól felélesztik a személyes leveleket.

Próbálj meg őszinte lenni. Kérdezze meg, hogy van címzettje, kérdezzen sorra a levelezés folytatásához. A végén fejezze ki érzéseit, például „szeret”, „szeretne találkozni”, „várom a meghallgatást” stb. Ügyeljen arra, hogy aláírja (e-mailben gyakran hiányzik), de előfordulhat, hogy a címzett soha nem találja ki, kitől származik a levél (e-mail cím alapján nem mindig egyértelmű). Olvassa el újra a levelet, és ha szükséges, javítsa ki a hibákat. Általában bosszantják az embereket, és a tisztelet hiányát mutatják.

Hogyan írjunk félig hivatalos levelet

félig hivatalos levelek a lehető legtömörebbnek kell lennie, és egyértelműen kell megfogalmaznia a tárgyat. Üdvözöljük az egyszerű és logikus. Rossz hangulatban jó levél ne komponálj. És jobb, ha kizárunk minden lírai kitérést a témáról és az érzelmek megnyilvánulását, és a bizonyítékokra összpontosítunk (különösen a panaszoknál).

Azt tanácsolom, hogy írjon egy levelet számítógéppel, majd nyomtassa ki egy normál fehér A4-es lapra, és írja alá tollal. Kézzel írt levelek megengedettek. Ebben az esetben olvashatóan és pontosan írja le, különösen a vezetéknevet.

Miután olvasható, könnyen olvasható. Ma már komoly szervezetekben gyakran elektronikusan regisztrálják a dokumentumokat. Vezetéknevét (lehet, hogy szép, de bonyolult) csak Ön ismeri. Ha levele regisztrációja során a vezetéknévben legalább egy betűt kicserélnek, akkor egy hatalmas adatbázisban végzett elektronikus keresés nem találja meg a fellebbezését. Neked pedig problémás lesz kideríteni, hogy egyáltalán regisztrálva van-e, bár később eljuthat hozzád a válasz.

A címzett feltüntetése szokás a levél jobb felső sarkában. Adok néhány lehetőséget, hogy segítsek, mindegyik érvényes. Minden az Ön preferenciáitól függ, és attól, hogy tudja-e a címzett szerkezeti egységének vagy tisztviselőinek nevét:

szövetségi szolgálat
munkára és foglalkoztatásra

A Szövetségi Szolgálat vezetője
ilyen vagy olyan
ÉS RÓLA. Vezetéknév

eltérően

Volgográd közigazgatása
Osztály ilyen-olyan - a neve

Főszerkesztő
"Pshik" kiadó
E.F. Kagailovszkij

LLC "Perepolokh"
Főkönyvelő
A.I. Kvochinskaya

bármely egyén

Tugrikov S.M.
utca. Lusnaya, 207, apt. 1375,
Voronyezs, 400001

A címzett alá írja be vezetéknevét, keresztnevét, családnevét, teljes címét a normál levélben történő válaszküldéshez, de célszerű telefonszámot is megadni.

Ha már újra jelentkezel valahova, akkor meg kell adni link a beérkezett levél számához és dátumához(esetleg több). Ez nagyban megkönnyíti a levelezés feldolgozását, és a kérdéses témával kapcsolatos korábbi levelezéseket is figyelembe véve biztosan kap választ. Ez van ráírva: "2014.08.31. számon (számok)". Ez a hivatkozás a szöveg felett bal oldalon található, az ábrán a levél elemeinek diagramjával láthatja.

Ha ismeri a megszólított személy nevét, akkor kezdheti a "Kedves ...!" szöveget, majd a "Tisztelettel"-re fejezze be.

Ha vannak alátámasztó dokumentumok, akkor ezt a tényt fel kell jegyezni a szöveg alatt. Akkor a jövőben könnyedén igazolhatod, hogy pontosan mit is küldtél a levéllel együtt. A szövegben vagy közvetlenül jelezhető, hogy milyen konkrét dokumentumokat (vagy másolatokat) küldenek pályázatok jelenlétében. A fő szöveg alá kerül, például:

Felhasználás: 2 literhez. 1 példányban.

Melléklet: fizetési bizonylatok másolatai ... 2 lapra. 1 példányban.

Emlékezned kell arra, hogy te fellebbezésében mindig jeleznie kell:

• vezetéknév, név, családnév,
• az Ön címe a válasz küldéséhez,
• szám és személyes aláírás.

Ellenkező esetben az Ön levele névtelennek minősülhet. Az ilyen levelek nem esnek figyelembe, ami azt jelenti, hogy Ön nem kap választ a fellebbezésére. A hatóságok kötelesek válaszolni az Ön levelének iktatásától számított legfeljebb egy hónapon belül.

A levelet neked kell megírnod két példányban. Személyesen felveheti a kapcsolatot a szükséges szervezettel. Ebben az esetben az irodai szolgálatnál (titkárságon, hivatalban vagy általános osztályon) feltétlenül kérje meg a levélmásolatát, hogy az átvételi elismervényen jelölje meg a dátumot. Jobb, ha azonnal megadja a regisztrációs számot, de a nagy szervezetekben előfordulhat, hogy nagy számuk miatt nem regisztrálják azonnal a leveleket. Ezért a jelentkezéskor elegendő, ha a levélpéldányát a szervezet nevével és a dátummal látják el. Ez nagyon fontos, ha be kell tartania a határidőt, vagy később meg kell erősítenie a fellebbezés tényét.

De nem szükséges személyesen elmenni valahova. Lehet, hogy könnyebben elmegy a legközelebbi postára. Ebben az esetben küldje el ajánlott levélbenértesítéssel. A hatás ugyanaz lesz. Egy idő után felhívhatja a szervezetet, és megtudhatja levele sorsát. És nem hívhat sehova, csak várja meg a választ.

Ha végül érthető válasz helyett leiratkozást kapott, lépjen kapcsolatba újra. A hatóságoknál például figyelemmel kísérik az ugyanazon ügyben ismételt fellebbezés tényét. Vagy írjon levelet panasz formájában, megpróbálhatja elküldeni egy magasabb szervezethez. Az ilyen fellebbezéseket is nagy figyelemmel kezelik.

Ami azt illeti - ez az irodai munka egyik legfontosabb témája, és megérdemel egy külön cikket, amelyet szentelnek neki.

Evgenia Stripe

*** Ha szokott az interneten vásárolni (ruhák, telefonok, szolgáltatások vásárlása, szállásfoglalás stb.), akkor pénzének egy részét visszaadhatja, például e SZOLGÁLTATÁS segítségével. Nekem működik.

Köszönjük, hogy hozzáadta ezt a cikket a következőhöz:

További érdekességek a témában:

A bejegyzéshez 8 megjegyzés

Jó napot barátaim.

Egyszer leendő írországi partnerével levelezésben az egyik ismerősöm olyan szavakat és kifejezéseket használt, mint ezennelÉs igazolja átvételétüzeneteikben. Meglehetősen zavarba jött, amikor Oroszországban találkoztak, és John (így hívták élettársát) megviccelte (nagyon finoman) túlzott hivatalosságán. További kommunikációjuk oda vezetett, hogy barátom üzleti stílusa természetesebbé vált, és John a segítségével megértette az orosz obszcén nyelv különböző szemantikai árnyalatait ... :)

Ma szívesen elmesélem, hogyan írjon üzleti levelet angolul. Megismerkedik az üzleti levelezés alapelveivel és szabályaival, valamint néhány árnyalatával. Elemezzük a főbb betűtípusokat, a mindenkire jellemző szerkezetet, valamint a bennük gyakran használt tipikus kifejezéseket. Talán, miután elolvasta ezt a cikket, nem lesz ász az üzleti üzenetek összeállításában, de mindenképpen növeli a szintet.

Tartalom:

Korunkban nagyon fontos az üzleti levél helyes tervezése, hozzáértő felépítése és jól megválasztott stílusa. Az üzleti levelezés során az Ön partnere hozza létre az elsőt benyomás szakmaiságáról és az Ön által képviselt cég szilárdságáról.
Ismerkedjünk meg az ilyen üzenetek elkészítésének néhány jellemzőjével.

Az üzleti levelek fő típusai

• Gratulálunk -
• mondat -– elküldjük potenciális üzleti partnerének feltételeivel és együttműködési javaslataival.
• A felvételről -– értesíti Önt, hogy felvették.
• Nyilatkozat -- tartalmazza az önéletrajzát és önmaga, mint alkalmazottja ajánlatát.
• Elutasítás-- üzleti fordulat nyilatkozata vagy javaslata kapcsán.
• Panasz -- panaszt vagy kifogást tartalmaz a vásárolt áruk vagy nyújtott szolgáltatások minőségével kapcsolatban.
• bocsánatkérő levél Ez egy panaszlevélre adott válasz.
• Egy megkeresés-– akkor küldik el, ha egy szolgáltatásról vagy termékről információhoz van szükség.
• Válaszlevél a kérésre- valóban tartalmazza a kért információkat.
• köszönő levél -– itt minden világosnak látszik.

Az üzleti üzeneteknek még mindig nagyon sok típusa és alfaja létezik ( Megrendelés, Megrendelésre adott válasz, Számla, Nyilatkozat stb.), és több cikkre lesz szükség ahhoz, hogy a többségre figyeljünk.

Üdvözlettel - kiváló és komoly útmutató egy külföldi szerzőtől, kommunikációs szakembertől, aki ebben a könyvben gyűjtötte össze saját és valaki más angol nyelvű üzleti levelezésben szerzett tapasztalatait. Ott sok élő példát és tippet talál.

Üzleti levelezés angol nyelven szintén népszerű könyv. Sok a minta, még gyakoribb klisé, valamint rengeteg tanács, ajánlás a szerzőktől. Ahogy mondani szokás, tanulj és jelentkezz!

Meredek online üzleti angol tanfolyam a Lingualeo-ból - annak letétele után önbizalmat nyerhet mind a levelezésben, mind az üzleti témájú beszélgetésekben. Egyébként vásárlás előtt ingyenesen kipróbálhatod.

Általános elvek

A grafikai tervezésnek meg kell felelnie a következőknek:

1. Minden mondat egy függőleges vonaltól kezdődik.
2. A szöveg piros vonalak nélkül, bekezdésekre van osztva.
3. Az észlelés egyszerűsítése érdekében az írott szöveget nagyjából azonos méretű szemantikai blokkokra osztják.
4. A fehér szóköznek egyenletesen kell körülvennie a szöveget. Ne tegyen egy vagy kétsoros szöveget a lap tetejére, ha a betű kicsi. Ne nyomtasson a lap aljára, és ne szűkítse a margókat, ha az üzenet bőbeszédű – jobb, ha a második oldalt használja.

Stílus szerint:

1. Levelezésben ne használjon köznyelvi rövidítéseket - a You are helyett azt írjuk, hogy "re stb.
2. Ne oldjon meg egyszerre két problémát egy levélben – célszerűbb két betűt írni.
3. Döntse el, melyik hang lesz megfelelőbb - hivatalos vagy laza.
4. Figyelembe kell venni azokat a szabályokat, amelyekkel nem rendelkezünk, de konkrét jelentéssel bírnak, nemzeti és területi sajátosságokat.

Alkatrészek

És most elemezzük az úgynevezett üzleti levél vázát, szerkezetét és az elemek elrendezését:

• fejléc(kalap):
  DE) A feladó címe a bal felső sarokban található. Ha az űrlap céges, akkor a cím már fel van tüntetve.
  B) A címzett címe a bal oldalon, a feladó címe alatt található. Formátum: a legkisebbtől a legnagyobbig (név, házszám, utca, város, irányítószám, ország).
  BAN BEN) Dátum – három sor a címzett címe alatt vagy a jobb felső sarokban. Formátum: nap/hónap/év. Vesszőket nem használnak.
• Üdvözlet(cím), vagy hogyan kell kezdeni egy levelet.
• az alapvető ötlet(az üzenet fő szövege) - a levél központi részében.
• Záró mondat(hála és további szándékok kifejezése).
• Az udvariasság végső képlete; Aláírás; A feladó keresztneve, vezetékneve és beosztása.
• A csatolmány- azt jelzi, hogy a levél mellékelve van Kiegészítő anyagok(reklámfüzet vagy prospektus).
• Tartalmazhat P.S., művész kezdőbetűi.

Íme egy üzleti kérdőív minta orosz nyelvű fordítással:

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Lemann & Sons
3597 43. utca
New York, NY 12008

Hivatkozva a Business Weekly Journal-ban megjelent hirdetésére, kérem, küldjön nekem részletesebb leírást monitorjairól.
Az Ön által nyújtott kedvezményekről is szeretnék érdeklődni.

tisztelettel,

Fordítás:

Feladó: John Stewart, 1304 Sherman Avenue, Madison, Wisconsin
Címzett: Lehmann & Sons, 3597 43rd Street, New York, NY 12008
2015. május 24

Tisztelt Uraim,

Egy üzleti hetilapban megjelenő hirdetésére mutató linkkel
küldhetnél egy részletesebb leírást a monitorodról?
Érdeklődni szeretnék az Ön által nyújtott kedvezményekről is.

Tisztelettel,
John Stewart
Értékesítési vezető

Most nézzük meg közelebbről az elemeket.

A címnek vagy üdvözletnek így kell kinéznie:
Tisztelt Uraim, Tisztelt Hölgyem vagy Uram- ha nem ismeri a címzett nevét
úr/asszony/kisasszony/asszony[vezetéknév] – ha ismeri a címzett nevét
Kedves Frank!- ha az illető ismerős Önnek
Kedves értékesítési vezető!- ha csak a pozíció ismert (jelen esetben az értékesítési vezető)

Az aláírás előtti udvariassági képlet így néz ki:

Üdvözlettel, - Tisztelettel…

Tisztelettel, Tisztelettel - ha nem ismeri a címzett nevét

Üdvözlettel, - ha tudja a nevet

Most megvan alapgondolat arról, hogyan írjunk üzeneteket üzleti partnereknek és különböző cégeknek.

Szabványos kifejezések

Íme néhány tipikus kifejezés példaként:

Nagyon kedves tőled- ez nagyon kedves tőled

elnézést kérünk érte- Elnézést kérünk

Kérlek tudasd velem-Kérlek mondd el

Alapján- Vminek megfelelően

Abban az esetben- Amikor

Ahogy kérte- Kérésére

mostanáig- Még mindig

A tiédre hivatkozva- A tiéddel kapcsolatban

sajnálatos módon- Sajnálatos módon

mellékeljük- Jelentkezünk

Sajnáljuk- Megbántuk

Hogyan fejezzünk be egy üzleti levelet? Még néhány udvarias mondat:

Köszönöm, hogy válaszolt ajánlatomra Köszönöm, hogy elfogadtad az ajánlatomat.

Bízunk benne, hogy hamarosan jelentkezünk Reméljük, hogy a közeljövőben megkapjuk válaszát

És a végén az aláírás előtt:

Üdvözlettel- Üdvözlettel

Tisztelettel- Tisztelettel

Köszönjük az együttműködést- Köszönjük az együttműködést

Üdvözlettel- Üdvözlettel

Még nem unod az elméletet? Akkor egy kis gyakorlat!

Ezúttal egy elutasító levél (az ilyen levélnek helyes és finom stílusúnak kell lennie):

Robert Brown úr
főigazgató
KLM Zrt
32 Wood Lane
London
Nagy-Britannia WC37TP

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Köszönjük, hogy elküldte önéletrajzát.
Sajnálattal értesítjük, hogy az Ön jelölése nem felel meg nekünk/
Üdvözlettel,

Fordítás(fordítsa le a címet és a dátumot maga):

Kedves Stewart úr!

Köszönjük, hogy elküldte önéletrajzát.
Sajnálattal közöljük, hogy jelöltsége nem megfelelő számunkra.

Tisztelettel,

Robert Brown

vezérigazgató

Aki nem ismeri Magyar Dom, Iratkozz fel egy ingyenes próbaórára! Ott megtalálja a tökéletes tanárt – olyat, amelyik megfelel személyes preferenciáinak, nyelvtanulási céljainak és életmódjának.

Elkezdi érteni az üzleti angol nyelvet, beszéli azt, és kiváló üzleti leveleket ír, amelyek minden partnerét és kollégáját feldúlják.

Álmodsz róla, nem?

Vendégeim és olvasóim számára pedig egy különleges ajánlat - 10 óra kifizetésekor 2 óra ajándék . Ajándék átvételéhez meg kell adnia egy speciális promóciós kódot Partner2 fizetéskor.

E-mailek

Mindenki kedvenc e-mail üzenetei adják az üzleti forgalom mintegy 80%-át. A közönséges levelezéstől nagyobb konkrétságban és rövidségben különbözik. Feleslegesen hosszú mondatok próbálkoznak ott elkerül, emellett mozaikszavakat (a kifejezés első betűiből képzett kifejezéseket) használnak, mint IMHO. Az e-mailes levelezésre nemcsak a személyes üzenetek jellemzőek, hanem a levelezőlisták is (a titkosság igénye esetén a BCC mezőt használják). Nos, a fő különbség az, hogy a többség inkább tartózkodik a bizalmas információk e-mailben történő továbbításától.

Természetesen az „OK, Google!” korában. nem kereshet nehéz utakat, és egyszerűen beillesztheti a beírt szöveget az online fordítóba. Valószínűleg megértik, de nem valószínű, hogy kedvező benyomást kelt. Ne feledje, hogy üzleti levelezésének minősége vállalata minőségének mutatója.

Köszönöm, hogy a végéig elolvastad a cikkem. Bátorítsa barátait, hogy olvassák el a közösségi hálózatokon! Ki tudja, talán valakinek szüksége van erre az információra itt és most!

Feliratkozás az angol nyelv új részeire.
Viszlát mindenkinek! Vigyázz magadra!

Az elmúlt években az e-mail egyre nagyobb teret kapott az üzleti levelezésben. Előnyei nyilvánvalóak: hatékonyság, elérhetőség és könnyű használat. Emlékeztetni kell arra, hogy az elektronikus levelezésnek megvannak a maga árnyalatai.

Levelek fogadása

1. naponta legalább kétszer ellenőrizze a leveleit - reggel és délután. Ellenkező esetben leállíthatja mások munkáját és késleltetheti a problémák megoldását;
2. ha levelet kaptál, az azt jelenti, hogy valaki elküldte és valamiért megtette. Ezért a kapott leveleket el kell olvasni. Természetesen a spam itt nem számít;
3. ha Ön menedzser, a munkanapját egy olyan e-mail kliens elindításával kell kezdenie, amely egész nap nem tölt ki, és automatikusan ellenőrzi a leveleket. Állítsa be az automatikus kézbesítést / postafogadást legalább 10 (és lehetőleg 2-3) percenként;
4. ha nagyon elfoglalt, és kapott egy levelet, értékelje ki, kitől származik, a témát, és fuss át a szemével - ez segít gyorsan megérteni, hogy a levél sürgős választ igényel-e, vagy várhat egy kicsit;
5. A legegyszerűbb és leghatékonyabb módja annak, hogy előremozdítsuk a dolgokat, és ne gyűjtsük össze a leveleket, ha azonnal válaszolunk az e-mailekre. Ezért, ha nem folytat olyan beszélgetést vagy más tevékenységet, amely nem tűri a megszakítást, azonnal válaszoljon a levélre.

Címzett, Másolat, Titkos másolat mezők

Meg kell értenie, emlékeznie kell és helyesen kell használnia a „Címzett”, „Másolatot kap” és „Titkos másolat” mezőket. Ettől függ a levél átvételekor tett lépései vagy a címzett cselekedetei.

1. "Kinek". Kérdés elküldése esetén a „Címzett” mezőben megadott címzetttől vár választ. Ha Ön a címzett, válaszolnia kell. Vagyis a levél és a benne található információk vagy kérdések közvetlenül az ebben a mezőben megjelölt címzettnek szólnak.
2. "Másolat". Az ebben a rovatban szereplő címzettek tájékoztatás céljából levelet kapnak, vagy „meghívott tanúk”. A másolatban szereplő címzett általában nem válaszolhat a levélre. Ezen túlmenően udvariasnak tekinthető, ha szükséges, a „bocsánat a beavatkozásért” kifejezéssel kezdeni.
3. "Rejtett másolat". Azt, hogy a levelet a „Titkos másolat” mezőben megadott személynek küldték el, a fő címzett és a másolatokon szereplők nem tudják. Ezt a mezőt tömeges küldeményekhez is használják, hogy ne ismerje meg minden címzett a címjegyzékét.

Válaszoláskor ne feledkezzen meg a „Válasz mindenkinek” gombról – ezzel másolatban elmenti a kezdő levél címzettjeit, és a válasza nem megy el mellettük. Bármikor eltávolíthatja a nem kívánt címzetteket, vagy hozzáadhat másokat.

Ha a beérkezett levélben kettőnél több címzett szerepel a „Címzett” mezőben, ez azt jelenti, hogy mindkét levelezőnek vagy bármelyiküknek válaszolnia kell. Döntse el, kinek kell válaszolnia. Legyen azonban óvatos, ha a „Címzett” mezőben kettőnél több címzettet tartalmazó leveleket küld: a mindenkinek elküldött levél esetén fennáll annak a veszélye, hogy senkitől sem kap választ.

Tárgy mező

Ezt a mezőt nem szabad üresen hagyni. Azok az emberek, akikkel leveleznek, naponta több száz e-mailt kaphatnak, és ezt a mezőt használják az e-mailek tartalom fontosságának gyors felmérésére.

A levél tárgyának röviden tükröznie kell a levél tárgyát. Olyan címek, mint a "Kérdés", "Helló!" vagy az üres címsorok elárulják, hogy kezdő vagy, vagy nem rendelkezik alapvető üzleti íráskészséggel.

"Az írás fontossága"

Ha a levél sürgős változtatásokról, szerződés szövegét vagy egyéb olyan információt tartalmaz, amelyre mindenekelőtt figyelnie kell, használja a „nagy” fontosságot, ezzel kiemeli a levelet a Beérkezett üzenetek mappában.

• Ne használd hiába a „nagy” fontosságot!
• Személyes levél üzleti levelezőnek, vagy vicces és nem üzletszerű képet vagy linket tartalmazó levél, a fontosságot „alacsony”-nak jelölje.

Válasz írása

1. Kezdje egy üdvözléssel, ez udvarias.
2. Beszéljen ugyanazon a nyelven az illetővel. Ez nem csak az orosz/angol nyelvre vonatkozik, hanem a szöveg formájára is. A hivatalos levélre adott informális válasz tiszteletlenség a válaszolóval szemben, és a saját alacsony kultúrájának demonstrálása.
3. Ne használjon átírást, kivéve, ha mobileszközökről küld e-maileket. Ha levelezőprogramja nem támogatja az orosz nyelvet, vagy hibás a kódolás, kérjük, csatolja a válaszszöveget a mellékletben.
4. Az üzleti levélnek pontosnak, konkrétnak és tömörnek kell lennie.
   • Pontosság– Adja meg pontosan azokat az adatokat, amelyekre hivatkozik (például a megbeszélés dátuma, napirendi pont, egy másik e-mail dátuma és tárgya vagy fájlnév).
   • konkrétság- a levélből pontosan ki kell derülnie, hogy PONTOSAN MIT kérnek a címzetttől.
   • Tömörség. Aki tisztán gondolkodik, az világosan mond, és a címzettje látja. Ezért nem szükséges három oldalon megfogalmazni, hogy mit lehetne három mondatban leírni. A tömör üzleti szöveg nem szárazság, hanem időtakarékosság és gondolati pontosság.
5. Ha a levél több kérdést, témát vagy feladatot tartalmaz, strukturálja és különítse el őket. A folyamatos „mosásfolyam” nehezen olvasható, és valójában kihagyhatja a levél fő kérdését.
6. A levélben szereplő kérésekre a lehető legpontosabban válaszoljon. Kérésre vagy feladatra a válasz "Csináljuk meg!" befejezetlen „Ilyen és ilyen időpontig megcsináljuk”, „ilyen-olyan napokon”, „ilyen-olyan esemény után” egy konkrétabb és pontosabb válasz.
7. A szöveg nem tartalmazhat hibákat! A nyomdahibák nem szörnyűek, de ha hibásan ír szavakat minden betűbe, az nagyon gyorsan észrevehetővé válik, és negatív nyomot hagy az üzleti partnerről alkotott képében.
8. Soha ne küldj levelet anélkül, hogy elolvastad, amit írtál! Olvassa el válaszát, és győződjön meg róla, hogy minden tömör, pontos, érthető, konkrét és nem tartalmaz nyelvtani hibák. Ellenőrizze, hogy az összes szükséges címzett meg van-e megadva, és megfelelően vannak-e elhelyezve a "Címzett" és a "Másolat" mezőkben. Ellenőrizze a nyelvtani hibákat.
9. Idézd az eredeti levél szövegét.
10. Teljes idézéskor (ha az egész levélre válaszol) a válasz szövegét a levél elejére írja, ne a végére!
11. Ha a válaszok pontról pontra szólnak, válassza el az idézetet üres sorokkal fent és lent.

Beruházások

1. Ne csatoljon EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR formátumú fájlokat az e-mailekhez – sok e-mail kliens vagy kiszolgáló szorosan blokkolja az ilyen mellékleteket, és a címzett soha nem fogja elolvasni azokat. Csomagolja be őket egy archívumba (zip, rar), mint egy héjba, és helyezze ebbe a formába.
2. Normálisnak tekinthető a 2-3 megabájtos mellékletek figyelmeztetés nélküli küldése. Ha mellékletet szeretne küldeni nagyobb méretű, ellenőrizze a levelezővel, hogy egy ilyen fájl átmegy-e a szerverén, vagy elfér-e a postafiókban.
3. Kerülje a kétes tartalmú csatolmányokat: egyrészt előfordulhat, hogy a levelezője nem osztja az Ön ízlését, másrészt gondot okozhat egy olyan szervezetben dolgozó személynek, ahol levélolvasást alkalmaznak.

Elektronikus aláírás

1. Jelenléte hasznos (elérhetősége rendelkezésre áll), és jó hangnem bizonyítja professzionalizmusát.
2. Az aláírás nem haladhatja meg az 5-6 sort. Tartalmaznia kell legalább a vezeték- és keresztnevét. Ezen kívül kívánatos megadni telefonszámát, e-mail címét, a cég nevét és fizikai címét, valamint weboldalának címét.
3. Két lehetőség van Elektronikus aláírás: kezdeményező (saját) levelekre teljes támogatással

Az üzleti levélnek világos szerkezetűnek kell lennie, amelynek előnyei a következők:

• az Ön idejét és a címzett idejét takaríthatja meg;
• garancia arra, hogy a címzett elolvassa a levelet, és megérti annak lényegét;
• egyértelmű, tömör választ kapni.

Üzleti levél szerkezete

Fellebbezés

A levél „fejlécében” található, és tartalmazza a címzett beosztását és teljes nevét. Hivatalos üzleti levelezés esetén a szokásos kezelés a „Kedves”, amelyet nagybetűvel írnak a lap közepére. És akkor egy csomó lehetőség, attól függően, hogy mit írnak és kinek. Tehát Oroszországban szokás néven és apanéven megszólítani, a nyugati vállalati kultúrával rendelkező cégeknél - csak név szerint. Ha személyesen ismeri partnerét, akkor így szólíthatja meg: "Kedves Andrej Petrovics", ha nem ismeri - "Kedves Szmirnov úr". Egyébként egy személy megszólításakor a "mister" szó nem rövidíthető "mr." És semmi esetre sem szabad azt írni, hogy „Tisztelt Mr. Smirnov A.P.”. Vagy "Andrej Petrovics" vagy "Szmirnov úr".

Ha nem ír szerzői jogoknak, vallási felekezetek képviselőinek, elnököknek és különböző országok parlamenti képviselőinek, tekintse magát szerencsésnek. Számukra hivatalos átváltási képletek vannak, és minden ranghoz speciálisak. Az ilyen levél elküldése előtt alaposan ellenőrizze, hogy a kiválasztott fellebbezés megfelel-e a címzett állapotának. Sokkal könnyebb megjegyezni, hogyan kell írni a katonai személyzetnek: „Kedves ezredes elvtárs”, még akkor is, ha ez az ezredes nő. De a "Hölgyeim és uraim" fellebbezés világi, és jobb, ha mondjuk egy divatszalon megnyitójára való meghívásra használjuk. Ha üzleti bemutatóra hív, például új fúróberendezéseket, akkor a kialakult gyakorlat szerint mindenki számára a „Tisztelt Uraim” a közös megszólítás. Ebben az esetben nem számít, hogy nők is dolgoznak ebben a szervezetben.

Példa:

vezérigazgatónak
LLC "Concord"
Dobrovolsky P.I.

Kedves Pavel Iljics!
vagy
Tisztelt Dobrovolszkij úr!

Preambulum

Összeállítja a levél első bekezdését, amely meghatározza a célját, az okot, amely arra késztette, hogy megírja. A preambulum elolvasása után a címzettnek meg kell értenie a levél lényegét Példa: Azért írok Önnek, hogy kifejezzem elégedetlenségemet az Ön cége által számunkra szállított bútorgyártáshoz szükséges alapanyagok minőségével kapcsolatban, és számítok az Ön intézkedéseire. célja a helyzet gyors javulása és a számunkra okozott veszteségek kompenzálása.

Példa: Az utolsó hónapban, tárgyév június 2-tól kezdődően az Ön alapanyagainak minden tételének 10-15%-a hibás. Ezeket a tényeket cégünk szakemberei megfelelően dokumentálták. A dokumentumok másolatait csatoltuk ehhez a levélhez. Cégünk veszteségei a hibás alapanyagok átvételével kapcsolatban mintegy 1 millió rubelt tesznek ki. A Concord LLC-vel immár öt éve működünk együtt, és eddig nem volt okunk panaszra. Ebben a helyzetben ragaszkodunk veszteségeink teljes megtérítéséhez. Szükség esetén készek vagyunk a kiselejtezett alapanyagok közös vizsgálatára.

Következtetés

A levél teljes írásbeli és logikus következtetésének rövid összefoglalásához szükséges.

Példa: Biztos vagyok benne, hogy megérti ezt a helyzetet, és a közeljövőben együttműködésünk visszatér a normális kerékvágásba.

Aláírás

A levél a feladó aláírásával (beosztás + teljes név) zárul, amelyet a "Tisztelettel" szokásos udvariassági nyomtatvány előz meg. Választhatók még: „Tisztelettel”, „A produktív együttműködés reményében”, „Köszönettel az együttműködésért” stb. A levél aláírásánál fontos figyelembe venni a címzett és a címzett rangját. A vezérigazgatónak címzett levelet is alá kell írni vezérigazgató Vagy legalábbis a helyettese. Az aláírásnak ugyanakkor meg kell felelnie annak átiratának: elfogadhatatlan az a helyzet, amikor az igazgatóhelyettes az igazgató vezetékneve mellé perjelet tesz, és saját nevével ír alá.

Példa: Tisztelettel: A.D. Kiszeljov, a Zarya bútorgyár vezérigazgatója

P.S

Utóirat (P.S.) - utóirat a levél végén az aláírás után - ritkán használatos az üzleti levelezésben. Arra szolgál, hogy tájékoztassák a címzettet a levél megírása után történt fontos eseményről, vagy olyan információkat közöljenek vele, amelyek közvetve kapcsolódnak a levél tárgyához.

1. példa: P.S. Tájékoztatom Önöket, hogy a 3 órája átvett alapanyag tételnél 17%-ra nőtt a hibaszázalék!

2. példa: P.S. Anyagátvételi osztályunk vezetője holnap 14:00-kor találkozik az Ön cégénél dolgozó szakembereivel.

Alkalmazások

A pályázatok nem kötelező kiegészítései a levél főszövegének, ezért külön lapokon készülnek – minden kérelem a saját lapján. Írásukra nincs szabály.

Szabványos kifejezések az üzleti levelezéshez

Megjegyzések

• Tájékoztatjuk, hogy a szállítási késedelem ... miatt következett be ...
• Tájékoztatjuk Önöket, hogy az üzem vezetése úgy döntött…
• Tájékoztatjuk, hogy ajánlatát elfogadták.
• Tájékoztatjuk Önöket, hogy…
• Szeretnénk tájékoztatni Önöket, hogy…
• Tájékoztatjuk Önöket, hogy sajnos nem áll módunkban…

Motívumokat magyarázó kifejezések modelljei (A leggyakoribb kifejezések egy szokásos üzleti levél elején)

A jegyzőkönyv szerint...
• Az ingatlanbiztonság fokozása érdekében…
• Kérésére válaszolva...
• Telefonbeszélgetésünk megerősítéseként...
• Megállapodásunk megerősítéseként…
• A technikai segítségnyújtás érdekében…
• A nehéz helyzet miatt...
• A közös munka kapcsán…
• Az ügyfél levele szerint...

Ha a szerző jogi személy, akkor a tevékenységek átadásra kerülnek:

1. Harmadik fél egyedülálló, például:
   • A Zarya üzem nem tiltakozik ...
   • A "Soyuz K" orosz-angol közös vállalat kínál ...
   • A Naiv szövetkezet garantálja…
2. Többes szám harmadik személyből például: A Zarya üzem vezetősége és szakszervezeti bizottsága komolyan kéri ...
3. Többes szám első személyű:
   • Kérem…
   • Megerősítés...
   • Tájékoztatjuk…

Ha a szerző természetes személy, akkor a tevékenységek átadásra kerülnek:

1. Egyes szám első személyben, például:
   • Tájékoztatásképpen…
   • Kérdez…
   • tájékoztatlak benneteket...
2. Többes szám első személyű, például:
   • Jóváhagyjuk...
   • Megkaptuk a táviratát...
   • Gratulálunk...
   • Támogatjuk…

Kérés

• Kérjük, ellenőrizze a munka előrehaladását...
• Kérjük, intézkedjen…
• Kérjük, adja meg teljesítményadatait...

Iratok vagy tárgyi értékek küldése

• Gépösszeállítási rajzok küldése…
• Az érdeklődő dokumentumokat ajánlott levélben küldjük...
• A részünkről aláírt szerződést elküldjük...

Megerősítés

• Köszönettel igazoljuk megrendelésed kézhezvételét és folytatjuk a végrehajtást...
• Megerősítjük a specifikációk kézhezvételét…
• A Zarya gyár megerősíti a berendezés szállítási feltételeit…

Mondat

• Kínálunk Önnek…
• Meghívjuk Önt, hogy vásároljon…
• Neked ajánlani tudjuk…

Meghívás

• Meghívjuk Önt, hogy vegyen részt a projekt vitájában ...
• Kérlek csatlakozz a vitához...
• Meghívjuk cége képviselőjét, hogy látogassa meg…

A javaslat (projekt) elutasítása és elutasítása

• Az Ön által ... összegű építési beruházásokhoz küldött címlista tervezetet a következő okok miatt nem tudjuk jóváhagyni.
• Javaslatát (projektjét) a következő okok miatt utasították el…

Emlékeztető

• Emlékeztetünk arra, hogy a közös munkaterv szerint meg kell ...
• Emlékeztetünk arra, hogy a…
• Felhívjuk figyelmét, hogy fizetési hátraléka…
• Felhívjuk figyelmét, hogy a kézirat leadási határideje lejár...

Garanciák

• Fizetést garantálunk.
• A határidőkre garanciát vállalunk.
• Garantáljuk a termékek minőségét.

Saját álláspont értelmezése

• Az ezzel kapcsolatos felhívásaink nem vezettek pozitív eredményre.
• Nincs kifogásunk a tervezés ellen.
• Az alábbi okok miatt nem tudjuk Önnek kiszállítani az árut:…

A másik fél cselekedeteinek értelmezése

• Ez a késés ahhoz vezethet, hogy...
• Teljesen megmagyarázhatatlan, hogy az Ön gyára miért késlelteti a formák kiszállítását...
• Az ígéreteit nem tartják be.

Utolsó szavak

• Reméljük, hogy kérésünk teljesül.
• Várjuk a további együttműködést.
• Sok sikert kívánva.
• Tisztelettel kérjük, hogy ne késlekedjen a válaszadással.
• Elnézést kérünk a késedelmes válaszadásért (tévedésért).

Az üzleti levelezés etikai normái

Az üzleti levelezés, mint az emberi interakció bármely más formája, etikai szabályokon és normákon alapul, amelyek közül a legfontosabb a „HELYESSÉG ÉS A PARTNER TISZTELET”. Még ha a levél célja egy követelés kifejezése is, a szövege nem tartalmazhat durva szavakat és helytelen kifejezéseket, amelyek megsérthetik az Ön partnerét. Ha gondoskodik címzettje méltóságának megőrzéséről, ezzel megőrzi a sajátját.

• kezdje az üzenetet egy elutasító nyilatkozattal. Mindenekelőtt meg kell határozni a meghozott döntés motivációját, és egyértelművé kell tenni, hogy bizonyos körülmények között vissza lehet térni a kérdés mérlegeléséhez;
• rákényszeríteni a címzettre a kérdés várható kimenetelét, például: „Arra kérem, hogy tanulmányozza és oldja meg pozitívan a kérdést” vagy „Kérjük, hogy hagyja jóvá ezt a jelölést”
• a „sürgősen”, „azonnal”, „tovább” szavakkal ösztönözze a címzettet a rohanásra a döntés meghozatalakor rövid idő". Inkább használja az etikett formulákat: „Kérem, hogy ilyen és ilyen időpontig válaszoljon”, „komolyan kérem, hogy azonnal tájékoztasson döntéséről”
• utaljon a címzettnek képzeletbeli figyelmetlenségére, hozzá nem értésére, bevezetve a levél szövegébe olyan megfogalmazást, mint „javaslom, hogy alaposan tanulmányozza…”.

A címzettnek üzleti levelek az etikai normák szempontjából kötelező követelmények:

• azon válaszlap elutasítása, amelyben a megkeresést vagy ajánlatkérő levelet a válaszadási információkkal együtt visszaküldik a szerzőnek;
• gyors és egyértelmű válasz a küldő szervezetnek. A válasz késése vagy hiánya együttműködésképtelenségnek tekinthető.

Az üzleti levelezés fent felsorolt ​​etikai normáinak követése nem követeli meg, hogy bravúrt hajtson végre, és végül könnyűvé és ismerőssé válik. Sőt, tapintatos ember hírnevét is biztosítja, és még azt is megtanítja, hogyan lehet ellenfeleit szövetségesekké alakítani.

Az üzleti levélírás általános szabályai

A felépítésen kívül a hozzáértő üzleti levél másik fontos eleme az ügyes kialakítás.

Információs levél

Információs levél- Ez egy üzleti levél, amely hivatalos jellegű információkról tájékoztatja a címzettet.

A tájékoztató levél hossza egy bekezdéstől több oldalig terjed.

A hírleveleket főszabály szerint a szervezet vezetője írja alá, tömeges postázás esetén (például a cég összes ügyfelének) pedig egyáltalán nem tartalmazhat kézi aláírást. természet.

Egy vizsgálat- bármilyen hivatalos információ vagy dokumentum megszerzése céljából küldött üzleti levél.

Általában a kérdőíveket ugyanúgy állítják össze, mint a megkereső leveleket. A megkeresést általában a szervezet vezetője vagy hivatalosan felhatalmazott tisztviselő írja alá.

A megkereső levél szövegének tartalmaznia kell az anyag- vagy információszolgáltatás szükségességének indoklását és a kérelem tényleges nyilatkozatát.

A kérdőívhez válaszlevél szükséges.

Válaszlevél

A válaszlevél olyan szolgálati levél, amelyet megkeresésre vagy megkeresésre adott válaszként írnak.

A válasz lehet negatív (elutasító levél) vagy pozitív.

A válaszlevél szövegében ugyanazokat a nyelvi kifejezéseket és szókincset kell használni, amelyeket a szerző a kezdeményező levélben használt, feltéve, hogy a kérelmet nyelvileg helyesen írták meg.

A válaszlevél szövegében ne szerepeltessen a beérkezett levélre mutató hivatkozást („_______ ___. számú leveléhez”).

A kezdeményező levélre vonatkozó információkat a válaszlevél iktatószáma tartalmazza, az elutasító levelet célszerű az elutasítás indoklásával kezdeni: „...-el kapcsolatban”, mivel a nemleges választ indokolni kell, nem tud egyszerűen elutasítja a kérést magyarázat nélkül.

Visszaigazoló levél

A visszaigazoló levél olyan kézbesítő levél, amelyben a címzett megerősíti a korábban megkötött megállapodásokat, szándékokat, információk, dokumentumok vagy egyéb anyagok átvételét stb.

Az ilyen típusú levelek kulcsfontosságú nyelvi képlete: „Megerősítjük (dokumentumok átvétele, előzetes megállapodás, hozzájárulás...)”.

Az előzetes megállapodás megerősítésekor a levél szövegében röviden ismertetni kell annak lényegét.

Ha a dokumentumok átvételét visszaigazolják, azokat meg kell nevezni stb. A visszaigazoló levél kéréssel, kívánsággal, ajánlattal zárulhat.

Igénylő levél

A panaszlevél olyan kezdeményező üzleti levél, amelynek célja igény vagy elégedetlenség kifejezése a címzett felé.

A következtetésben konkrét kívánságokat vagy javaslatokat kell megfogalmazni a helyzet javítására.

Garancia levél

A garancialevél célja, hogy a címzett írásos garanciát nyújtson a szerző (a küldő szervezet) bizonyos ígéreteinek vagy feltételeinek, szándékainak vagy cselekedeteinek megerősítése érdekében, amely így vagy úgy érinti a címzett érdekeit.

A garancialevelek szervezetnek vagy magánszemélynek szólnak. A levél szövegében előfordulhat, hogy a „garancia” szó egyáltalán nem szerepel, azonban a levél garanciát tartalmazó dokumentum marad.

Garantálható az elvégzett munka ellenértéke, az elvégzésének ütemezése, a munka minősége, az áru minősége, a kiszállítás ütemezése, az átvett termékek kifizetése stb. Ezek a szempontok alkothatják a tartalmat vagy írja be a levél szövegét alkotóelemeként.

A garancialevelek hangsúlyozottan jogi jellegűek, státuszukat tekintve a szerződéses jellegű dokumentumoknak felelnek meg. Leggyakrabban garancialeveleket adnak ki a fizetés megerősítésére.

Ebben az esetben kötelező feltüntetni a szerződés számát és a számlát, amely szerint fizetni kell.

A garancialeveleket az egyértelműség, a pontosság és az egyértelmű megfogalmazás különbözteti meg - hiszen arról beszélünk, hogy egy szervezet vagy tisztviselő nevében és nevében garanciát nyújtunk a címzettnek. Fel kell tüntetni az elvégzendő művelet típusát.

Az ilyen levelek kezdődhetnek a címzettnek nyújtott garanciák lényegének kijelentésével, például: „Ezzel a levéllel garanciát vállalok…”.

Más esetekben a jótállási levél tartalmazhatja azokat az indokokat, amelyek miatt a szerző szándékában állt kinyilvánítani, hogy kész bizonyos garanciákat nyújtani a címzettnek. Ebben az esetben a megfelelő nyilatkozat az utolsó mondatban kerül megfogalmazásra, például: "Garantáljuk a fizetést" vagy "Garantálom az időben és teljes körű fizetést."

Az ilyen típusú levél jellemzője, hogy a szerző (például a szervezet igazgatója) aláírásával együtt egy olyan tisztviselő aláírása is jelen van, aki közvetlenül felelős a pénzügyi vagy egyéb kérdésekért. Ha a garancialevelet fizetési kötelezettségként küldik vásárlásra, nyújtott szolgáltatásra stb., akkor annak tartalmaznia kell a fizető szervezet banki adatait.

A garancialevél kulcsmondata a következő szavakat és kifejezéseket tartalmazhatja:

• Garantáljuk…
• Garantáljuk, hogy…
• A Partner cég garantálja…
• Utánvéttel (garancia típus) szíveskedjenek eljuttatni címünkre...
• Garantált fizetés...
• Ezúton garantáljuk…

Összegzés

Az önéletrajz egyfajta üzleti levél, amelynek célja a szakember legteljesebb és legjövedelmezőbb bemutatása a munkáltatónak.

Az önéletrajz összeállításakor szigorúan be kell tartania néhány szabályt:

1. mutatkozz be
2. Oktatás
3. munkatapasztalat
4. Meg kell adnom a kívánt fizetési szintet?
5. Kell-e további információkat megadnom magamról?
6. Szükségesek a személyes adatok?
7. Igazítsa önéletrajzát a munkáltató igényeihez
8. Hozzáállás az utazáshoz
9. Az ajánlások elérhetősége
10. Átadó levél

Nincs és nem is lehet minden alkalomra egyetlen önéletrajz, amelyet változtatás nélkül minden cégnek el lehetne küldeni.

Minden alkalommal először át kell gondolnia, hogy milyen tulajdonságokat fog értékelni új Munka, és ezeknek megfelelően módosítsa az önéletrajzot Az önéletrajzban közölt információknak megbízhatónak kell lenniük. Ne hagyjon üres helyeket az önéletrajzában.

És ami a legfontosabb - az összefoglalónak rövidnek kell lennie: legfeljebb egy - másfél oldal. A világos megfogalmazás, rövid kijelentés képessége az általános műveltség magas szintjét jelzi.

Fénykép jelenléte az önéletrajzon üdvözlendő.

1. A szervezetben végzett munka tényének és feltételeinek megerősítése, rövid infó a betöltött tisztségekről és az ellátott feladatokról (magánszemély ajánlólevél esetén ez a bekezdés jelzi, hogy a levél írója milyen időtartamban és milyen minőségben ismeri az ajánlott személyt). A feladatsorból láthatónak kell lennie az ajánlott személy képzettségének. Ha az ajánlott személy különböző beosztásokat töltött be, akkor a betöltött pozíciók és az elvégzett feladatok adatait minden időintervallumra feltüntetik. Példa: Sidorov Vladimir Alekszandrovics a "Vector" cégnél dolgozott 1998. március 12-től 2002. március 16-ig, beleértve 1998. március 12-től 2002. március 16-ig - a kereskedelmi és beszerzési osztály vezetőjeként, március 17-től november 25-ig, 2002 - ugyanezen osztály felsővezetői beosztásában. Vezetőként az alkatrészellátás megszervezése, felsővezetőként az alkatrész-beszállítók és a gyártás közötti interakció megszervezése volt a feladata.
2. Az ajánlott szakmai, üzleti és személyes tulajdonságainak rövid ismertetése, a szervezetben végzett munkája során elért sikerek. Ilyen Általános szavak megbízható, hozzáértő, lelkiismeretes stb., de olyan konkrét tényekre összpontosít, amelyek az ajánlottat jellemzik szakmai tulajdonságai, bizonyos feladatok megbirkózása szempontjából. Itt olyan kategóriákra koncentrálhat, mint a tudás szintje és a szorgalom. alapvető feladatok ellátása, nem szokványos feladatokkal való megbirkózás, találékonyság, kezdeményezőkészség, tanulási képesség, alkalmazkodóképesség különböző helyzetekben, érzelmi stabilitás, vezetői tulajdonságok Itt is hozzávetőleges összehasonlítást adhat az ajánlott munkáról kollégái munkájával, feltüntetheti a személyesen általa kidolgozott és megvalósított legjelentősebb eredményeket, projekteket. Példa:Önállóan elsajátította a szoftvert, önállóan és sikeresen lebonyolította az üzleti tárgyalásokat, hatékonyan irányította a beosztottakat stb.
3. A munkavégzés helyének megváltoztatásának okai (szervezetből való kilépés, máshová költözés). Ez lehet a szervezet profiljának változása, egy egység bezárása, személyi változások a szervezetben, lakóhelyváltás stb.
4. Következtetések. A kompetenciák rövid és konkrét értékelése, üzleti tulajdonságok ajánlott, kreatív potenciálját és lehetőségeit karrierfejlesztés. Javaslatok egy konkrét pozíció vagy pozíciók betöltésére (esetenként célszerű itt feltüntetni, hogy milyen mértékben ajánl valakit a keresett pozícióra: feltétel nélkül, határozottan, bizonyos fenntartásokkal, nem ajánlom). Példa: Sidorov Vlagyimir Alekszandrovics folyékonyan beszél a technikában ... (van nagyszerű tapasztalat szerverszoftverrel való munkavégzés…vagy… önállóan dolgozhat vállalati ügyfelekkel… stb.). Úgy gondolom, hogy Sidorov úr hatékonyan tudja ellátni az osztályvezetői feladatokat, egy középvállalkozásnál osztályvezetőként, számítástechnikai osztályvezető-helyettesként dolgozva.
5. A levelet aláíró személy elérhetőségei. Ez a pont különösen fontos a magánszemélyek által készített ajánlólevelek esetében, mivel nagyon valószínű, hogy egy új munkáltató az ajánlólevél elolvasása után tisztázni szeretne néhány részletet.

sajtóközlemény

A sajtóközlemény egy tájékoztató üzenet a médiának, melynek feladata egy bizonyos eseményre (megtörtént vagy elkövetkező) felhívni a figyelmet, hogy az esemény minél nagyobb legyen a médiában.

A sajtóközleményeket cégek, szervezetek sajtószolgálatai állítják össze és terjesztik, és ezek írási szabályai vannak:

• a dokumentum fejlécében szerepelnie kell a „Sajtóközlemény” szónak és a terjesztés dátumának;
• a sajtóközlemény címe egyértelműen tükrözze annak témáját, a tájékoztató üzenet üzenetét;
• részletesebben az alcímben tárható fel a sajtóközlemény címsorának lényege (egyben jelenléte nem kötelező);
• a sajtóközlemény első bekezdésének a következő információkat kell tartalmaznia: mi, hol és mikor történt (meg fog történni);
• A sajtóközlemény terjedelme nem haladhatja meg a másfél oldalnyi gépelt szöveget. Ebben az esetben kívánatos egy oldal korlátozása, beleértve az aláírást, valamint a szervezet fejlécének fejléceit és lábléceit;
• a sajtóközlemény tartalmazhat idézeteket a hírkészítőktől - a szervezet felelős előadóitól;
• sajtóközleményt írnak a szervezet fejlécére;
• A sajtóközlemény aláírásának tartalmaznia kell annak a kapcsolattartónak a teljes nevét, aki a sajtóközlemény témájában további információval tud szolgálni, valamint elérhetőségeit: telefon (lehetőleg mobil), e-mail, ICQ szám.

Gratuláló levél

A "Gratulálunk" formátum a személyes üzleti levelezés kategóriájába tartozik.

Üdvözlő levélpapírra vagy képeslapra készül, és összeállításakor a kreatív szemlélet érvényesülhet és kell is. Ez vonatkozik mind a levél szövegére, mind annak kialakítására.

A gratuláció lehet személyes (boldog születésnapot) vagy mise (például boldog új évet).

Az első esetben a címzettnek személyesnek kell lennie - név és apanév szerint; a második esetben lehet általános, például: "Kedves barátaim!".

Ezenkívül mindkét esetben a feladónak személyesen kell aláírnia a gratulációt (tömeges gratuláció küldésekor faxot használnak).

Személyes gratuláció

Tömeges gratuláció

Meghívó

A „Meghívó” formátum a személyes üzleti levelezés kategóriájába tartozik.

Hivatalos levélpapíron vagy levelezőlapon adják ki, és egy bizonyos ünnepélyes eseményről értesíti a címzettet, amelyre meghívják.

A meghívónak tartalmaznia kell a rendezvény helyére és idejére vonatkozó információkat, valamint annak nevét.

A meghívón fel kell tüntetni az elfogadható öltözködési kódot (például fekete és nyakkendő), valamint a meghívó által érintett személyek számát.

A meghívás általában névleges, de tömegrendezvények alkalmával személyteleníthető.

Személyes meghívás

Tömeges meghívás

Köszönőlevél

A „Köszönet” formátum a személyes üzleti levelezés kategóriájába tartozik, és célja a köszönet kifejezése a címzettnek.

A köszönetet általában a szervezet hivatalos fejléces papírján adják ki, de ki lehet állítani képeslapként is.

A köszönőlevél szövege tömör, barátságos-formális stílusban készült, utalva arra az eseményre, amely a feladót a címzett felé köszönetnyilvánításra késztette. Igény szerint a címzett egyéb érdemei is felsorolhatók A köszönetet a feladó személyes aláírásával, esetenként a szervezet pecsétjével igazolják.

Példa: Nagy-Britannia miniszterelnökének üzenete a Szovjetunió Népbiztosai Tanácsa elnökének (1942. április 25.) „Nagyon hálás vagyok április 23-i üzenetéért. Természetesen szívesen fogadjuk Molotov úr látogatását, akivel biztos vagyok benne, hogy sokat tehetünk majd. hasznos munka. Nagyon örülök, hogy lehetővé tette ezt a látogatást, amely biztos vagyok benne, hogy nagyon értékes lesz.

részvétlevél

A „Részvétnyilvánítás” formátum a személyes üzleti levelezés kategóriájába tartozik, és célja, hogy empátiát és támogatást fejezzen ki a címzett felé más szomorú esemény vagy veszteség kapcsán.

A részvétnyilvánításnál nagyon fontos a megfelelő őszinte szavak kiválasztása, amelyek valóban alátámaszthatják a címzettet gyászában.

Ugyanakkor fontos, hogy kifejezze érzéseit és tapasztalatait a történtekkel kapcsolatban.

A részvétnyilvánítás diszkrét, korrekt stílusban, hivatalos fejléces papíron vagy speciális levelezőlapon történik, és a feladó személyes aláírásával igazolja.

Üzleti levél- kommunikációra, információtovábbításra szolgáló dokumentum két levelező között, akik lehetnek jogi személyek és magánszemélyek is.

Egy menedzsernek vagy egy vezetési szakembernek tevékenysége jellegénél fogva sok üzleti levelet kell írnia.

Az üzleti levelek közé tartoznak az ajánlások, önéletrajzok, ajánlólevelek, emlékeztető és hálalevelek, interjúkra vagy prezentációkra meghívó levelek, elutasító levelek, kereseti nyilatkozatok, panaszok stb.

Hogyan írjunk üzleti levelet

• üzleti levélhez papírnak kell lennie jó minőségű, teljesen tiszta, szépen nyírt;
• kívánatos, hogy az üzleti levél formája a szervezet emblémájával, annak teljes név, postai és távirati cím, telefon, fax, e-mail és banki adatok;
• a hivatalos üzleti leveleket a lap elülső oldalára nyomtatják, foltok nélkül; az első kivételével minden oldal arab számmal van számozva;
• a lap bal oldalán a margó szélessége legalább 2 cm legyen, a bekezdés piros vonallal kezdődik, a sor bal szélétől számítva öt osztásközű behúzással; a szöveget másfél - két intervallumban nyomtatják; kívánatos kerülni a tördelést;
• az üzleti levél jobb felső sarkában, a küldő szervezet címe alatt, a dátumot lehetőleg teljes egészében kell feltüntetni (például 2007. január 2.);
• a lap bal oldalán fel kell tüntetni a szervezet nevét vagy annak a személynek a vezetéknevét és címét, ahová az üzleti levelet küldik;
• alatta, a sor széléről vagy a lap közepére udvarias felhívást írnak; például "Kedves Ivan Ivanovics"; a kezelés után vessző szükséges, de gyakran felkiáltójelet tesznek a következő mondat kezdésére piros vonallal és nagybetűvel;
• az üzleti levél az együttműködésért köszönő szavakkal és az együttműködés folytatása iránti remény kifejezésével zárul;
• az aláírást a lap jobb oldalán kell elhelyezni, az utolsó udvariassági mondat után, például: "Tisztelettel...", az aláíró nevét a saját kezű aláírása alá nyomtatják;
• minden típusú bejövő levelezéssel kapcsolatos állásfoglalást ceruzával vagy külön lapokon kell megtenni; az üzleti levél be van hajtva, benne a szöveggel, és a legfontosabb üzleti leveleket nem hajtogatják, amelyekhez nagy vastag borítékban küldik;
• a távirati kérelmet 3 napon belül meg kell válaszolni, üzleti levélre - 10; ha a kérelem részletes mérlegelést igényel, akkor 3 napon belül jeleznie kell az üzleti levél figyelembevételét és 30 napon belül végleges választ adnia.

• a gondolatok bemutatásának pontossága és világossága, rövid szavakat, rövid kifejezések, rövid bekezdések
• a szöveg maximális hozzáférhetősége a megértés érdekében, egyszerű kifejezések használata, amelyek pontosan és egyértelműen kifejezik a lényeget
• műveltség
• helyességét