Hogyan készül a hivatalos levél. A formális levél minta írása
Bármely alkalmazásban a betűk a legtöbb bejövő és kimenő dokumentációt alkotják. Számos ilyen típusú dokumentum létezik, és mindegyikük számára számos szabályt biztosítanak. Mivel a betűk a vezetési dokumentáció legsúlyosabb típusú, rendkívül fontos tudni, hogyan kell kompetikusan összeállítani őket.
Ebből a cikkből megtanulod:
A betűk helyes nyilvántartása - az egész vállalat sikere
Az üzleti (vagy hivatalos) betűk azok, akik külső struktúrákkal kommunikálnak. Ráadásul még akkor is, ha egy bizonyos szóbeli megállapodás született a szervezet és az üzleti partner vagy az Ügyfél között, az etikett szabályok előírják e megállapodás megerősítését. Ez viszont már garanciát tekinthető.
Az üzleti betűk típusai
1. INFORMÁCIÓK - néhány információ közvetítése érdekében jön létre.
Az elvégzett funkciók szerint
1. Kezdeményezés - A válasz megkövetelésére osztva és azokat, amelyek nem igényelnek. Példák: kérés, reflamration, értesítés, emlékeztető ,.
2. Levél-válaszok.
A címzett jele
1. Rendszeres - szabályként csak egy címzettre irányul.
2. Körkörös - azok, amelyek egy cím több címzettet irányítanak.
Indulás formájában
A szolgáltatási levél szerkezete
A kompetensen összeállított üzleti levél szövege áll fellebbezés, bevezető és fő részek és szabadságvesztés.
Fellebbezés.
Ez a legjelentősebb része a kommunikáció céljából. Tehát a helyesen kiválasztott keringési formának köszönhetően nemcsak a címzett figyelmét, hanem a további kommunikáció közös hangját is vonzhatja. Ha a levél nem foglalkozik egy adott személynek, a fellebbezést el lehet hagyni, más esetekben az a szokás, hogy szabványos nyelvi képletek - például „Kedves Sergey Ivanovics!”, Elnök úr, a kormány!”. A fellebbezés a vonal közepén íródott.
A bevezető rész.
A levél elején meg kell határoznia az összeállításának okait és okait, gyakran meg kell erősítenie az információt a harmadik féltől származó dokumentumokra és tényekre való hivatkozásokkal. Ha linkeket kell megadnia, akkor ezt a következő sorrendben kell elvégezni: a törvény, a szerző, a dátum, a regisztrációs szám, a fejléc neve.
Fő rész.
A fő részben jelezze a levél fő célját. Ez a rész részletesen leírja a szükséges eseményeket, vezetési bizonyítékokat, vagy elemzi a helyzetet.
Következtetés.
Összefoglalva, szokásos következtetéseket vonhat le kérelmek, javaslatok, kudarcok vagy vélemények formájában. Úgy véljük, hogy a szervíz levél csak egy utolsó részt tartalmazhat. Rendszerint, befejezze a szabványos kifejezésekkel - például: "Remélem, hogy további együttműködés" "- val legjobbakat kívánom" Az udvariasság képletét a szükséges "aláírás" előtt helyezzük el, és az irodától elválasztották.
A szerző végrehajtásakor fontos figyelembe venni az ilyen szempontokat:
- a megismerés mértéke és a címzettal való kapcsolat jellege;
- a címzett nyilvános helyzete és annak aránya a szerző álláspontjával;
- az a helyzet, amelyben a kommunikáció megtörténik, hivatalos vagy informális;
- egy adott vállalatban elfogadott etikett és normák.
Letter Dekoráció, minta:
A betűk regisztrálása a gost szerint
A szerviz betűket speciális A4 vagy A5 formátumban kell díszíteni a szöveg méretétől függően. Engedélyezi, hogy ne használjon formanyomtatványokat, ha a szerzők ugyanabban az időben több vállalat.
A levéllevelekre vonatkozó követelmények, valamint a részletek összetétele és a regisztrációs szabályok összetétele GOST R 6.30-2003 "Egységes dokumentációs rendszerek. Egységes szervezeti és igazgatási dokumentáció. Papírmunkákra vonatkozó követelmények. "
Általában a társaság joga, hogy önállóan dolgozzon betűk betűk, mivel a megadott GOST egy ajánló jellege azonban végrehajtása rendelkezéseinek beszél a magas kultúra dolgozik dokumentumokat a szervezet. Egyes szervezetek esetében a GOST R 6.30-2003 kötelező: például a szövetségi végrehajtó testületeket mindig egy adott szabványnak kell kérni.
01 - Nemzeti embléma Orosz Föderáció;
02 - az Orosz Föderáció tárgyának címere;
03 - embléma szervezet vagy védjegy (szolgáltatási jel);
04 - Szervezeti kód;
05 - a jogi személy legfőbb állami nyilvántartási száma (Ogn);
06 - az adófizető azonosító száma / a regisztrációs ok oka (Inn / Cat);
07 - űrlapkód;
08 - Cégnév;
09 - referenciaadatok a szervezetről;
10 - a dokumentum típusának neve;
11 - dátum;
12 - Regisztrációs szám;
14 - összeállítás vagy közzététel helye;
15 - címzett;
16 - marginális állítás;
17 - felbontás;
18 - a szöveg címe;
19 - jelölje be az ellenőrzést;
20 - a dokumentum szövege;
21 - jelölje meg az alkalmazás elérhetőségét;
22 - aláírás;
23 - bánat koordináció;
24 - jóváhagyási vízumok;
25 - Nyomtatás nyomtatás;
26 - jelölje meg a másolat tanúsítását;
27 - művész védjegye;
28 - jelölje meg a dokumentum végrehajtását és annak irányát az ügyben;
29 - jelölje meg a dokumentum érkezését a szervezetbe;
30 - Elektronikus másolási azonosító.
Betűk regisztrálása a gost, minta szerint:
Levelek regisztrálása egy alkalmazással, minta:
Üzleti levelezési előírások
Az üzleti levelezés magában foglalja a hivatalos üzleti kommunikációs stílus használatát. Sajátossága, hogy a résztvevők általában jogalanyokamely meglehetősen szigorú kommunikációs szabályokat kell alkalmaznia a szervezetben (vagy több szervezetben).
Számos követelmény van, amelyek bemutatják ez a fajta Kommunikáció.
A bemutató szabványosítása. Ma sok feltétel, speciális fordulat és képlet jellemző az üzleti levelezésre. Alkalmazásuk lehetővé teszi, hogy jelentősen csökkentsék az előkészítés időtartamát, és kész struktúrák Segítsen, hogy ne töltsön időt a megfelelőre különleges helyzet Feltételek. A szabványosítás jelentősen megkönnyíti a szövegek észlelését és optimalizálja a teljes dokumentumkezelési folyamatot.
Semleges hang. A betűkkel való korlátozás és a súlyosság - a hivatalos kommunikáció normája. A semleges hangzás magában foglalja a kifejezetten vagy érzelmileg festett szavak szinte teljes hiányát. A részletek tisztán tisztviselő jellegűek, ezért ki kell zárni a szövegből, például a szavak csökkentő utótagok vagy interjekciók. Érzelmi altext jelen lehet, de érdemes elrejteni a prezentáció semleges hangját.
A megfogalmazás pontossága és meghatározása. A címzettnek határozottan meg kell értenie és értelmeznie kell a címzett anyag jelentését. A szöveg pontossága, általában közvetlenül a helyesen épített kompozit struktúrától függ, logikai hibák hiánya. A szolgáltatási levelet egyértelműen át kell gondolni.
Laconitás. Ennek a követelménynek köszönhetően a szerző képes lesz jelentősen csökkenteni a teljes dokumentum összegét. A prezentáció keveredése mindenekelőtt a beszéd redundanciájának megszüntetése, gazdaságos használat nyelvi eszközök, a felesleges ismétlések hiánya és további információ.
A nyelvi képletek használata. Az üzleti levelezésben széles körben használt sablonok szerves részek. Tehát a formulákat gyakran használják a cselekvés ösztönzésére: "Azt kérjük, hogy fontolja meg ..." "," Megállapodásunk megerősítése ... ". Gyakran a nyelvi képletek gyakran jelentős elemei a szöveg, amely nélkül nem lesz a szükséges erő. Például: "Garantáljuk az alapok visszatérését az összegben ...", "A feladat ellenőrzése a ...".
Feltételek, lexikai és grafikai rövidítések használata.A levelezésben szereplő kifejezések használatának köszönhetően a szerző elérheti a szöveg egyértelmű megértését, ami az üzleti kommunikáció rendkívül fontos jellemzője. A menedzsment dokumentációs támogatás területén, és kell használni a terminológiát, a GOST R 51141-98 "vámtermelés és archívum esetében szabályozza. Kifejezések és meghatározások"
A szokásos közös ajánlatok túlsúlya. A hivatalos kommunikáció, mint általában az egyszerű közös egyszárny vagy kétrészes javaslatok használatán alapul, amelyek jelentősen leegyszerűsítik a szöveg érzékelésének folyamatát.
Emlékeztető egy üzleti levél tervezésére
|
Papír |
Nyomtatni kell papírra fehér szín vagy más fénytónusok. Lemezformátum - A4 (210 x 297 mm) vagy A5 (148 x 210 mm). |
|
Terület |
A lapnak legalább rendelkeznie kell: 20 mm - balra; 10 mm - Jobb; 20 mm - felső; 20 mm - alacsonyabb. |
|
dátum |
A levél dátuma az aláírás dátuma. Az arab számok tervezik, megfigyelve a szekvenciát: nap, hónap, év. Például, "10.02.2017". Lehetővé tette a dátum dátumainak verbális digitális módszerét is. Például, "február 10, 2017" |
|
Kimenő szám |
A kimenő szám olyan sorozatszámból áll, amelyet egy index segítségével kiegészíthet. A dokumentum száma, amit össze együtt két és több osztályának áll a regisztrációs számot a levél minden ilyen osztályok elhelyezni keresztül ferde funkciót. |
|
Rendeltetési hely |
A címzett lehet mind a vállalat, mind strukturális egységei vagy egyéni alkalmazottai. Fontos megjegyezni, hogy az utóbbi esetben a kezdőbetűket mindig a vezetéknév előtt jelzik. A címzett neve mindig a nominatív esetben jelenik meg. A szabályok szerint nem szabad több mint négy címzettnek kezelni. Ezen részletek tartalmazhatnak egy levelezési címet, és először a szervezet nevét jelzik, majd a postai címet. |
|
A levél szövege |
A szöveg maga is díszíthető asztal, szöveg vagy több szerkezetű vegyület formájában. A táblák elhelyezése során fontos, hogy a nominatív tokban bekövetkező grafikonokat és húrokat hívjon. Ha az asztal a következő oldalon folytatódik, a grafikonok és a sorok számozottak és rajta vannak. A szövegnek két részből kell állnia: ok / célkitűzések / a levél és a következtetések írása / javaslatok / ajánlások. A szöveg csak egy utolsó részt is tartalmazhat - például egy magyarázat nélküli kérés. Ha a levél más szervezetek cselekményeire utal, a részleteket jelzik: dokumentum neve, szervezet neve, dátuma, regisztrációs száma és címsor. |
|
Alkalmazás |
Az alkalmazással rendelkező üzleti levél így készül: Függelék: 2 liter. 2 példányban. Ha az alkalmazás nincs megadva a szövegben, akkor meg kell adnia a nevét, a lapok számát és az eseteket. Például: Függelék: Értékesítési szerződés 3 literre. 2 példányban. Ha egy dokumentumot csatolnak az alkalmazáshoz, akkor a jelölés a következőképpen készül: Függelék: FSS levél 12.10.10.2017 N 03-2 / 923 és egy alkalmazás csak 7 liter. |
|
Aláírás |
Az aláírás magában foglalja a munkavállaló posztját, aki aláírta a levelet és megfejtette ezt az aláírást. Ha több alkalmazottat ír alá, az aláírások a tartott helyzetnek megfelelő sorrendben találhatók. Ha a hozzászólások egyenlőek, az aláírásokat egy szinten kell elhelyezni. |
|
Nyomtatás |
A nyomtatás biztosítja a tisztviselők tisztviselőinek hitelességét a pénzügyi forrásokhoz kapcsolódó dokumentumokról vagy más, a valódi aláírás tanúsításáról. |
|
Végrehajtó |
Szükség esetén a művész kezdőbetűi és vezetékneve és telefonszámának száma jelzi. Jellemzően a jel az elülső vagy hátra kerül utolsó lap a bal alsó sarokban. |
Ma, hivatalos levelek összeállított minden cég teljesen különböző kérdésekről kapcsolatos tevékenységek mind az egyének és egész osztályok. A levelek tárgya lehet kérés, értesítés, megállapodás, panasz, visszajelzés, változás stb. Ugyanakkor a jó színek szabályai azt sugallják, hogy minden dokumentumot a fenti követelményeknek megfelelően kell kiadni. Ennek köszönhetően a levél (bármilyen formában nem küldött) lesz hatékony eszköz Az egyes alkalmazottak munkájában és a vállalat egészének kezelésében.
Ellenőrizd le magadat
1. Milyen betűnek nevezik körkörösnek?
- Egy címzett által küldött levél több címre
- Egy címzett által küldött levél egy címzett
- Egy levél, amelyet nem küldtek több okból
2. Hogyan javasoljuk az üzleti levél alkalmazása helyesen?
- Függelék: 2 liter. 2 példányban.
- Függelék 2 példányban 2 lapon
- Két példány két példányban
3. Hány szakasz az előkészítés és az üzleti betűk készítése?
4. Mit jelent a semleges hangzás követelménye az üzleti levelezésben?
- Feltételek, lexikai és grafikai rövidítések használata
- Szinte teljes távollét egy levélben kifejezetten vagy érzelmileg festett szavak
- A sablonok széles használata
5. Milyen részek az üzleti levél?
- Fellebbezés, bevezető és fő rész, következtetés
- Fő rész, következtetés
- Fellebbezés, következtetés
Napjainkban csak meg kell tudnia levelet írni, függetlenül attól, hogy ki foglalkozik az üzenethez (lehetséges munkáltató, egy arrogáns tisztviselő vagy egy közeli barátja), és a levelezés küldésének módja (szokásos vagy e-mailben lehet fax ).
A betűk példáinak lehetőségei a "" oldalon található "" című részben megtekinthetők. Most beszéljünk az írás és a dekoráció egyes szabályairól. A levelek három általános kategóriába sorolhatók:
- személyes - szeretteik, családtagjaik, barátai közel, és nem nagyon (informális stílus használata),
- félhivatalos - levelezés a különböző szervezetek kapcsolatos kérdésekben meg személyesen (például a bank az állam a fiókjába, és a szervezet a szociális védelem a megállapított ellátások, a kereskedelmi hálózat mintegy fogadó áruk, stb) ,
- Üzleti (hivatalos) betűk - szükség van hivatalosan üzleti stílus bemutatásra, és szigorú követelményeket mutatnak be a regisztrációhoz.
Személyi levél írása
Személyes levelek Jó írni többnyire, mert kommunikálsz rokonokkal és közeli emberekkel. Először azt kell mondanod, hogy Hello, csak a "Hello!" Szó.
Abban az esetben, ha a válasz mellett maradtál, udvariasan bocsánatot kér, és megemlíti az okokat. Ha már a címzettel való levelezés állapotában van, és kérdéseket tett fel, akkor itt az ideje, hogy most válaszoljon rájuk. Aztán a bevezető kifejezés után "Jól vagyok", akkor az események bemutatására költözhet, írjon arról, hogy mit érdekel.
Mivel a kommunikáció stílusa informális, a viccek alkalmasak, pletykák (az események saját értékelése vagy mások véleményének leírása), valamint a cikk visszaigazolása a divat magazinból. Egy szóban használja mindazt, amit a levél érdekes lesz. Az emoticonok személyes levele jó lesz, olyan kérdések, mint "Nos, hogyan?", "Igaz, kiváló?".
Próbáljon őszinte lenni. Kérdezd meg, hogyan kell menni a célállomáshoz, kérdezze meg a kérdéseket, hogy folytassa a levelezést. Végül fejezze ki az érzéseit, például a "szeretet", "Szeretnék találkozni," várom a választ, stb. Várom. Figyeljen arra, hogy az aláírást (e-mailben, hogy gyakran át), és miután az összes, a címzett nem tudja kitalálni, akitől a levelet (egy e-mail címet nem mindig egyértelmű). Olvassa el újra a levelet, és ha ki kell javítania a hibákat. Az emberek általában bosszantóak és a tisztelet hiánya.
Hogyan írjunk félig hivatalos levelet
Félig hivatalos betűk Röviden kell lennünk, és egyértelműen meg kell adnunk a kérdés lényegét. Üdvözlettel egyszerű és logikális. A Szellem szegény elrendezésében jó betűvel rendelkezik Ne töltsön fel. És jobb, ha kizárni mindenféle lírai eltérést az érzelmek témájából és megnyilvánulásából, és a bizonyítékok alapja (különösen a panaszok számára).
Írj egy levelet, amelyet egy számítógépet használok, majd nyomtasson egy hétköznapi fehér A4-es lapot, és egy fogantyúval aláírja az aláírást. Lehetőség van betűkkel kézzel írt formában. Ebben az esetben írjon fel és szépen írjon, különösen az utolsó nevet.
Miután felvette, könnyen olvasható. Most komoly szervezetekben a dokumentumokat gyakran elektronikus formában naplózják. A vezetékneved (ő lehet szép, de bonyolult) csak az Ön számára. Ha a betű regisztrálása során a vezetéknév legalább egy betű helyettesítése, akkor úgy tűnik, hogy az elektronikus keresés egy hatalmas adatbázisban nem található a fellebbezés. És problémás leszel, hogy mindenkinek regisztrált-e, bár ezután a válasz jön.
A címzett mindig jelzi a levél jobb felső sarkában. Bizonyos lehetőséget adok, hogy segítsen, mindannyian megengedettek. Mindez a preferenciáitól függ, és hogy ismeri-e a célállomás szerkezeti egységének vagy tisztviselőinek nevét:
szövetségi szolgálat
munkaerő és foglalkoztatás általi
A szövetségi szolgálat vezetője
Olyan vagy furcsa
ÉS RÓLA. Vezetéknév
eltérően
Adminisztráció Volgograd
Az osztály olyan, mint valami - a neve
Főszerkesztő
Publishing House "Pshics"
E.f. Kagailovsky
"Persologh" llc
Főkönyvelő
A.I. Karchinskaya
bármilyen fizikai arc
Tugrikus S.M.
ul. Lusny, D. 207, négyzet. 1375,
Voronezh, 400001
A címzett alatt írja be a vezetéknevét, nevét, patronamikus, teljes címét, hogy normál levélben irányítsa a választ, jobb, ha telefonot ad.
Ha már valahol újra be van kapcsolva, akkor meg kell adnia link a fogadott levél számához és dátumához (talán néhány). Ez nagymértékben megkönnyíti a levelezés feldolgozását, és határozottan válaszol a megvizsgált kérdésre vonatkozó előző levelezésre. Írás "On No. (számok) 08/31/2014". Ez a link a szöveg felett található a szöveg felett, a levél elemeinek rendszerével megtekinthető.
Ha ismered az a személy nevét, akinek a fellebbezést, akkor elkezdheti a "Kedves ...!", Akkor követi azt a "tisztelettel".
Ha bármilyen megerősítő dokumentum van, akkor a szöveg alatt meg kell jegyezni ezt a tényt. Aztán a jövőben könnyedén bizonyíthatja, hogy elküldte a levelet. Pontosan mit küld a dokumentumok (vagy másolatok) a szövegben vagy közvetlenül alkalmazások jelenlétében. A fő szöveg alatt található, például:
Függelék: 2 liter. 1 másolásban
Függelék: fizetési bevételek másolatai ... 2 liter. 1 másolásban
Emlékeznie kell rád mindig rámutatnia kell a fellebbezésükben:
- vezetéknév, név, patronamikus,
- a cím a célállomásra
- szám és személyes aláírás.
Ellenkező esetben a levél anonim. Az ilyen betűket nem veszik figyelembe, ami azt jelenti, hogy nem kap választ a fellebbezésére. A hatóságok kötelesek válaszolni a levél nyilvántartásba vételének napjától számított egy hónapon belül.
A levelet írni kell két példányban. Megkérheti, hogy személyesen lépjen kapcsolatba veled. Ebben az esetben az irodai munkában (titkár, hivatal vagy megosztott osztály), győződjön meg róla, hogy jelölje meg a levelet a dátummal. Jobb azonnal elhelyezni a regisztrációs számot, de a nagy szervezetekben nem regisztrálhatják a betűket a nagy számuk miatt. Ezért elegendő az alkalmazás benyújtásának időpontjában, annak érdekében, hogy a levél másolata bélyegzőt tegyen a szervezet nevével és a dátummal. Ez nagyon fontos, ha ellenáll a határidőnek, vagy később megerősíti a fellebbezés nevét.
De nem szükséges valahol személyesen menni. Lehet, hogy könnyebb lesz a kommunikáció legközelebbi ágához. Ebben az esetben küldje el regisztrált levélben Értesítéssel. A hatás ugyanaz lesz. Egy idő után hívhatja a szervezetet, és megtudhatja a levél sorsát. És nem hívhatsz bárhol, csak várjon egy választ.
Ha végül érthető válasz helyett diciplint kaptál, hivatkozzon. A hatóságokban például az ugyanazon kérdésre vonatkozó újraforgalom ténye figyelemmel kíséri. Vagy írjon levelet a panasz formájában, megpróbálhatja elküldeni a kiváló szervezetnek. Az ilyen fellebbezések is nagy figyelmet fordítanak.
Ami - ez az egyik leginkább fontos témák Fejlesztés, és megérdemli, hogy külön cikket szenteljen.
Eugene szalag
*** Ha az interneten való vásárláshoz (ruhát vásárolsz, telefonszámokat, szolgáltatásokat, szolgáltatásokat, foglalást stb.), Például visszaadhatja a pénzét, például ezt a szolgáltatást. Nekem működik.
Köszönjük, hogy hozzáadta ezt a cikket:
Egy másik érdekes a téma:
8 hozzászólás rögzítése
Ez a kérdések, hogyan és milyen eszközökkel lehet létrehozni és elvileg felmerülni, nem. Azonban nem mindenki készen áll arra, hogy azonnal elkezdje teljesíteni ezt a feladatot, ha hivatalos levelekről van szó, különösen akkor, ha a levél szerzője elvárja, hogy válaszoljon. Megnyitom kis titok Az üzleti levelezés, mint a szigorúbb a természetben és a stílusban egy levél, annál nagyobb a válaszfal esélye a címzetttől. Ebben a leckében több mintát adok az e-mailekről, amelyek segítenek a felhasználóknak saját stílusukról, és a leginkább kompetens módon történő további összeállítási fellebbezést.
Kezdjük, el kell döntenie, hogy mi jön létre a létrehozott levél. Elválasztom az összes kimenő betűt három fő típusra:
- Üzleti ajánlat
- Üzleti kérés
- Barátságos fellebbezés
Ennek megfelelően mindhárom típus esetében sablon üres, mind az egyszerű szövegfájlok formájában, mind az egyes postai programok alatt élesített sablonok formájában. Menjünk mindegyikhez.
Üzleti ajánlat
Hello (jó délután), [az a személy, aki fellebbezést folytat]!
A nevet előnyösen bármely levélben jelezzük, amikor kommunikálnak, mert a személyes fellebbezés barátságos módon állapítja meg a személyt. Ha azonban a név annyira sikertelen, lesz egy sablon üdvözlés.
Engedje meg, hogy bemutassam a figyelmet egy új szolgáltatás (új termék) cégünkről [cégnév].
Hadd javasoljam az együttműködést a [Tevékenység neve] területén.
A következő röviden írja le az ajánlat előnyeit az árverzióban, vagy néhány minőségi jellemzők. A legfontosabb dolog nem túlzásba hozni. A szöveg megabájtái, és még a fényes értelmetlen képekkel is kiegészítve csak az embereket megijesztik. Ha a levél címzettje érdekli az ajánlatát az első sorokból, biztosan kapcsolatba lép veled további információkért.
Ha komolyan érdekli szükséges emberek Az első fellebbezéssel kapcsolatba léptek Önnel, vagyis van értelme, hogy nem csak e-mailben gondolkodjon a rendelkezésre állásról. Nem lesz kiterjeszteni az ilyen szolgáltatásokra vonatkozó fiókok elindítására ICQ I.Skype. Néha egy személy sokkal könnyebb kapcsolatba lépni veled a szokásos telefonon, ha a szám ilyen, természetesen óvatosan marad az aláírásban.
Ahhoz, hogy mit kell másolnia saját e-mail címét az aláírásban, megkérdezi, hogy automatikusan feltölti-e a levelezőszerver. Van egy szabály, amelyre az üzleti levelezés túlzott információi soha nem szükségtelenek. Képzelje el a helyzetet, amikor a leveled megkapja a személyt, potenciálisan nem érdekli a mondatot, vagy egyszerűen nem illetékes a helyes válaszért. A fogadott üzenetet egy másik felhasználónak újrateremti, de ugyanakkor bármilyen oknál fogva az igazi feladóval kapcsolatos információk elvesznek automatikusan hozzáadott adatokból, ami nehézségekhez vezet. Mindazonáltal mindig elegendő lesz az aláírást, hogy azonosítsa a levél szerzőjét és a szükséges kapcsolatokat.
Üzleti kérés
Helló, szép délutánt)!
Vagy ha a címzett neve ismert, akkor (Kedves, [Név, Patronmic]!
Kérjük, adja meg a termékinformációt (szolgáltatás) [Termék / szerviz nevét] leírással teljes jellemzők és versenyképes tulajdonságok.
Alapuló Szövetségi törvény RF [szám és dokumentum dátuma], kérjük, adjon meg információt [írja le a szükséges adatokat].
Egy adott szolgáltatás vezetésével kapcsolatba léphet az interneten, amikor megsérti a jogait.
A kapcsolat a megsértése az [pont szám a Felhasználói megállapodás] a felhasználói megállapodást, nevezetesen: „[idézet teljes szövegét a megnevezett tárgy]”, azt kérem, hogy ellenőrizze, és megteszi a megfelelő szankciókat a bűnös [felelős ( Ha az alkalmazottak munkatársai vannak)]] [Site (webhelynév)]. Azt kérem, hogy jelentést küldjön a felülvizsgálatról és a szankciókat [saját e-mail címére].
Barátságos fellebbezés
Üdvözlet (jó nap) (Hello), [emberi név]!
Amikor barátságos formában kezeli, a jó mutató lesz a szövegkezelés teljessége. Helyesen írott, a volumetrikus szöveg jelzi a nagy érdeklődést a kívánt személyrel való érintkezésbe, és a válasz vágyát okozhatja. Ne felejtsük el, hogy több elsődleges kérdéssel felszabadítják a beszélgetést.
Példa egy e-mail levélre
A levélnek rövidnek és értelmesnek kell lennie. Nem szabad többoldalas retelleket írni. A minta üzenet letölthető ingyen.
Betűs rendező Az intézmények különböző tartalmak lehetnek. Üzleti fogantyúk az ügyfelek, a szervezet munkavállalói üzenetei az írásbeli vámkezelők számára a leghatékonyabbak, mint a telefonos tárgyalások és a szóbeli beszélgetések. A papírra vonatkozó információk forrása az igazgatók tábláira kerül, a vállalati archívumok és valaha is kereslet. A követelések sablonja ingyenesen letölthető közvetlen linken.
Az igazgatónak levélnek rövid, érthető és értelmesnek kell lennie. Ne írjon térfogatszövegeket és többoldalas retelleket. A kivétel a követelések panasza. Senki sem érdekli a mindennapi javaslatok és a rendszeres füzetek. Az igazgatónak az egyediségnek kell lennie, hangsúlyozza az alapvető lényeget több sorban. A tartalom megírását követően el kell készülni az események további fejlesztésére. A szöveg iránt érdeklődő arc sok kérdést fog feltenni. Az előre elkészített átgondolt válaszok jó lesz a bemutatáshoz, és hangsúlyozzák a szerző kompetenciáját az ügyben.
Kötelező levelek az igazgatónak
:- A jobb felső részben a címzett neve a postafiók specificációjával és a fej nevével van írva;
- Az alábbiakban saját részleteket rögzítenek és kapcsolatba kerülnek a telefonszámok;
- A lap közepén az udvarias mondatok használatával fellebbezést nyújtanak be a rendező Patroncia neve;
- A bevezető rész egy vagy két vonalból áll;
- A belépés után azonnal át kell mennie az elbeszélésre;
- Minden egyes szó tartalmat kell átgondolni és ellenőrizni többször;
- Az írás alja be van állítva, aláírás és dekódolás;
Az elmúlt tucatnyi évben az üzleti levelezés az e-mailen keresztül óriási népszerűséget kapott, és az üzleti kommunikáció egyik fő módja lett. Napjainkban nehéz megtalálni az olyan személyt, aki az interperszonális kommunikáció gyakorlatában nem fogna e-mailt használni. Ennek ellenére sokan ma megkérdezik: így minden szabály teljesül? Hogyan lehet jó benyomást kelteni a feladónak egy illetékes levél segítségével?
Ez a cikk az üzleti levelezés szabályait írja le e-mailben, és gyakorlati tanácsokA cikkben bemutatott cikk segít megtudni, hogyan kell megfelelően kommunikálni az e-mailek előkészítésében.
Sokan indítják a munkanapjukat az új üzenetek postafiókjának ellenőrzéséről. De sajnos, annak ellenére, hogy ennek az információs megosztásnak a prevalenciája ellenére sokan nem tudják, hogyan kell megfelelően használni az üzleti levelezés nyelvét, e-maileket készíthet az informális módon.
A szállítási sebességnek köszönhetően egyszerűsíti a fontos hivatalos dokumentumok, formák, nyilatkozatok cseréjét, hanem itt is az emberek hibákat tesznek betűk küldése során. Nagyon gyakran előfordul, hogy ha az e-mailek cseréje, a címzettek valamilyen oknál fogva nem jelentenek kísérő esszéket, és nem adják meg a témákat, hogy bonyolítsák a címzettek munkáját. A cikk célja, hogy válaszoljon a kérdésre: Hogyan kell küldeni egy e-mailt, és kövesse az üzleti írásbeli kommunikáció összes szabályát e-mailben?
Az e-mailek előkészítésében meg kell tölteni az összes bemutatott mezőt
Az üzleti levelező szabályok e-mailben kötelezik a levél feladóját, hogy kitöltse az e-mailben előírt összes területet, például a címzett címét és nevét, valamint a levél feladóját. Győződjön meg róla, hogy leírja azt a témát, amely röviden leírja a küldött levél lényegét. Nagyon gyakran, az elküldött levél sorsa és az abban meghatározott probléma engedélyezésének sebessége a megfelelő témától függ. Az üzleti e-mailnek üdvözléssel kell kezdődnie - ez a címzett tiszteletének egyszerű megnyilvánulása nagyon fontos, ha megfelel. Miután a köszönés, a szöveget kell követni, amely az úgynevezett „test a levél”, és a végén az aláírás van hátra, például: „Tisztelettel, Brisse Peter Ivanovics”.
Üdvözöljük az üzleti levelezésben
Ezen a ponton érdemes tovább élesíteni a figyelmet, mivel a tisztelet gesztusa nagyon fontos az üzleti kommunikáció bármely aspektusában. Az optimális üdvözlő kifejezés "jó nap" vagy "hello". Az üzleti levelezés fenntartása e-mailben korlátozza a feladó, hogy használja a "Jó estét" kifejezéseket, vagy " Jó reggelt kívánok"Mivel a címzett sokkal később olvashat egy levelet, mint az átvételét. Ezenkívül nem használható az integrált expressziók üdvözléséhez
A szó vagy kifejezés után az üdvözlésnek névre és patronamikusra kell fordulnia a címzettnek, és abban az esetben, ha a név ismeretlen a feladó számára, ez a pillanat kihagyható. Miután elmozdulhat a levél céljára.
Csatolt fájlokat az üzleti levelezésben e-mailben
Ha egy a fő cél A betűk nemcsak írásos történet, és a kérdés lényegének bemutatása, hanem fájl küldése is, akkor jobb, ha először csatolunk egy továbbított tárgyat. Gyakran előfordul, hogy sok feladó a figyelmetlenség miatt, bemutatva a kérdés lényegét a levél szövegében, felejtse el csatolni a szükséges beruházást. Az ilyen gondatlanság negatívan befolyásolhatja az üzleti levél feladó üzleti hírnevét.
Az e-mail címnek fel kell ismerni és tömöríteni kell
Az üzleti levelező szabályok e-mailben kötődnek a feladónak, hogy felismerhető elektronikus név legyen, ami igazságos információkat kell készítenie a feladó nevéről. A hivatalos levelek és fellebbezések nem túl ostobaak és hülyeek, ha az informális kifejezéseket vagy szavakat az elektronikus címben mutatják be, például a "limon_peta" e-mail címét. Nagyon nem úgy néz ki, hogy egy felnőttnek tűnik. Az üzleti levelezés fenntartása érdekében jobb egy külön e-mail létrehozása, és kövesse az üzleti levelezés e-mailjét.
A gyorsfunkció válasza (válasz) a korábban kapott betűk válasza alapján
A válasz vagy a válaszfunkció (a rövidített verzióban úgy néz ki, mint például :) segít a felhasználónak gyors út Válaszoljon a korábban küldött küldő üzenetekre. Ez a funkció egy univerzális lehetőséggel is rendelkezik, hogy elolvassa az előző levelezést az átlapvezetővel egy adott témával. De az üzleti levelezés e-mailben történő szabályai kötelezik a feladót, hogy átnevezzék az üzleti levél tárgyát, ha a levelezés során megváltozik a vita lényege.
Az üzleti levél küldése előtt levonásra van szükség a helyesírási hibákhoz és az írásjelekhez.
Az e-mail leegyszerűsíti az információcserét, de ha az üzleti élet megfelel az orosz nyelv szabályainak elhanyagolása, mivel a gondatlanul feltételezett hiba befolyásolhatja a feladó hatóságát. A levél küldése előtt többször is meg kell néznie a szöveget, és alaposan ellenőrizze a számjegyű és az írásjelek hibáit. Számos e-mail ügyfél rendelkezik a helyesírás tesztelésével, így figyelni kell a piros vonallal ellátott szavakra. Ha kétségek merülnek fel az írás helyességében, lépjen kapcsolatba az interneten, vagy ellenőrizze a helyesírást a helyesírási szótár segítségével.
A célmezőnek tartani kell
A befejezetlen vagy nem konfigurált betűk küldésének elkerülése érdekében az üzleti levél címzettjének címét az utolsó pillanatban a szállítás előtt kell beilleszteni. Ez a szabály e-mailben is belép az üzleti levelezés alapjaira. Ez megtörténik, hogy a címzett mező kitöltésekor az e-mail felajánlhatja a korábban használt címzettek listáját, itt is elfogadni kell, hogy ne küldje el a komponenseket üzleti levél Oldalas címzett.
Üzleti levél felépítése
A szöveges strukturálási szabályokat nemcsak a papír médiákra, hanem az üzleti levelezés szabályaira is elosztják e-mailben. Nem mindig a címzetthez, kényelmes levonni nagy mennyiségű betűket a monitor képernyőn. Ebben a pillanatban egyszerűsíteni kell a logikailag kialakított kis bekezdések szövegét, és nem engedélyezheti a bonyolult javaslatok üzleti betűinek szövegét. Optimális hosszúságú Az üzleti levélben egy mondatnak nem lehet több mint tizenöt szó.
Az üzleti levél lényegét lényegében meg kell tenni
Az üzleti levél meghatározott témája mellett a címzettnek érdekelnie kell, és egyértelműen megfogalmazta a fő szöveg első és második javaslatát. A feladó feladata, hogy meghatározza a probléma lényegét, vagy kérdezze meg, hogy melyik címzettet kezeli. Az első mondatban a célt meg kell jelölni, amelyen egy üzleti levél elküldésre kerül. Minta: "Tájékoztatjuk Önt arról, hogy a 2017. január 05-i 45. számú megállapodás szerinti kötelezettség határideje" Ömlesztett anyagok»Megfelelő. A szerződés meghosszabbításához meg kell adnia az ismételt dokumentumcsomagot. " A megjelölt célnak köszönhetően a címzettnek lehetősége nyílik arra, hogy az üzleti levél fő elgondolásába kerüljön. Ha a levél szövege túl nagy, akkor jobb, ha a melléklet funkciót csatolni egy objektumot szöveges dokumentum formájában, de ugyanakkor a szövegmezővel, a kísérő esszét kell hagyni, amely megvilágítja a üzleti levél. Minta: "Útmutató, hogy megismerje magát a" Mak-Stroy "cég levélének elektronikus példányával. Azt kérjük, tájékoztassa Önt a 2017. január 05-i 45. számú szerződés megújításáról szóló döntésről, "az ömlesztett anyagok posztjáról" a levélben meghatározott időszakra. "
Minden üzleti e-mailt kell válaszolni
Létezik negatív példák Üzleti levelezés, ha a címzett bármilyen okból figyelmen kívül hagyja az üzleti levelet. Néha olyan esetek lehetnek az esetek, amikor a válasz nem adható bizonyos helyzetek miatt, például a probléma megoldása több napig tarthat, vagy a címzett tükröződik, és nem válaszolhat azonnal a kérdésre. Ebben az esetben egy rövid kommentárot kell adni erről, például "Hello, Peter Ivanovich. Megkaptam a levelet, de ma megnehezíti a választ, mivel konzultálnia kell a kiváló útmutatóval. Beszélek a problémádról a vezérigazgató Cégünk, és adja meg a hivatalos választ a hét végére. Tisztelettel, az értékesítési osztály vezetője Belov Ivan Gennadyevich. "
Érdemes emlékezni arra, hogy ha a válasz három munkanapon belül nem adta meg, akkor az üzleti levél címzettének csendjének ténye figyelmen kívül hagyható, hogy figyelmen kívül hagyja és megtagadja a feladóval való kommunikációt.
A válaszlatok kidolgozásakor minden kérdésért felelősnek kell lennie
Ha a címzettnek küldött levél a természetben, akkor a levél elkészítésekor válaszol, akkor válaszokat kell adnia a kérdésekben szereplő kérdésekre, amely az üzleti levél szövegében jelen van. Ha kérdéseket tettek fel, a feladó reméli, hogy konkrét válaszokat kap rájuk. A levélkészítés során a válaszok nem érdemesek számokat, csak meg kell fejezned a gondolatomat. Annak érdekében, hogy válaszoljon az összes kérdésre, először újra kell olvasnia a kapott üzleti levelet többször is, és ha túl sok kérdés van, akkor jobb, ha külön kell írni őket, hogy megakadályozzák az engedélyt. Ha lehetetlen válaszolni néhány kérdésre, amit felvetett, érdemes ezt jelezni ebben a pillanatban Valamilyen oknál fogva a választ nem lehet megadni.
Ne érintse meg a rövidítéseket, az érzelmi tervezést és a nagybetűket
Az üzleti levelezés negatív példái vannak, ha a feladók hangulatjelek formájában hígítják az informális jeleket. Használatuk népszerű, ha kommunikál közösségi hálózatokAz üzleti levelezés szabályai azonban nem fogadják el az érzelmek ilyen megnyilvánulásait, mivel a kedvezményezett nem ismeri az igazi értéküket, és elviszi őket az írásjelek értelemszerűsítéséhez.
Érdemes elhagyni a szöveges írást nagybetűvel. Az interneten a nagybetűkben írt szavak sorozata "sikoltozódó kifejezéseknek" nevezik, és gyakrabban ezek a kifejezések negatív színt hordoznak. A címzett az e-business levél olvasása során az ilyen betűtípust negatívan tekintheti, amely perniciálisan befolyásolja a jelentés megítélését. Ha egy üzleti levélben hangsúlyozza, hogy bármelyik pillanat fontosságát hangsúlyozza, akkor jobb, ha bevezeti a bevezető mondatokat, például "felhívjuk a figyelmet arra, hogy szükség van egy dokumentumcsomagra, hogy legkésőbb 10.02.2017" vagy "Kérjük, vegye figyelembe, hogy a szerződést meghosszabbítandó dokumentumok 2017. február 10-ig kell benyújtani."
Nem szabad titkos információkat adni e-mailben
A személyes vagy bizalmas információk átruházására jobb, ha elhagyja az e-mail postafiókokat, mivel a támadók által a zsoldos célokra történő felhasználásra való felhasználásának fenyegetése veszélyezteti. Ezeket az információkat lehet tulajdonítani: telefonszámok, a jelszavak bankkártya, személyi bankszámlák, stb Fontos megjegyezni, hogy az adatok tárolása a mail ügynök szerver és abban az esetben a hacker lehet elrabolták.
A levél végén a feladó aláírása állnia kell
Amint korábban említettük, minden elküldött levélnek tartalmaznia kell egy meghatározott aláírást. Gyakran a postafiókok fejlesztői bemutatták az aláírás blokk funkcióját, amelybe pozícióját, nevét és kapcsolatfelvételi telefonszámot készíthet. Ezt követően ez a készülék automatikusan megjelenik az egyes betűk végén, amely egyszerűsíti a szövegkészletet. Fontos, hogy helyesen írjon alá, hogy a címzett képes legyen megfelelően felvenni a kapcsolatot a feladónál, amikor válaszol a levélre. Az aláírás példája így nézhet ki: "Üdvözlettel, Petrov Nikolai Aleksandrovich, +79810000000."
Következtetések meghozatala, megjegyezhető, hogy azért, hogy megértsük, hogyan kell az üzleti levelezést e-mailben elvégezni, nem kell kiegészíteni a további és összetett alapokat. Csak az etikett elemi szabályaihoz kell ragaszkodnia, és megfelel az orosz nyelv normáinak.
