Példa egy tanú ügylapjának kitöltésére. Kiváló titkárnő

Dokumentumok előkészítése az archívumba való átvitelhez? Ne felejtsen el elkészíteni egy esetlapot. Töltse ki a megfelelő űrlapot a lapok számával és fizikai állapotával kapcsolatos információkkal. Magyarázza el a számozás sajátosságait. A cikkből megtudhatja:

miért van szükség hitelesítő lapra, és kötelező -e;
a személyes irat tanúsítványának elkészítése;
személyes irat hitelesítő lap: tervezési minta;
milyen információkat kell feltüntetni az igazoló lap kitöltésekor;

Tanúsító lap a számviteli dokumentumok rendszerében A modern irodai munka külön tevékenységi kör, amely a dokumentáció kérdéseivel, valamint a dokumentációval való munka szervezésével foglalkozik.

Ügy tanúlap: tartalom és kivitel

A tanúsító lap ezután a lap tetejére van ragasztva belül tokfedelek. Módosíthatom a tanúsítási lapot? A 2015 -ös szabályok előírják, hogy a fizikai állapot vagy az ügy összetételében bekövetkezett minden változást rögzítsenek a tanúlapon. A kérdés fizikai állapota nem vet fel kérdéseket, de változhat -e az ügy összetétele? Igen talán.
Egy frappáns példa nem igényelhető munkakönyvek, amiről egy hete beszéltünk. Mivel bármikor eljöhetnek értük, a kötet firmware -ről szóló könyvek nem lyukadnak ki. A borítékok, amelyekbe fészkelődnek, áttörtek, és 1 boríték a tok egyik lapjának felel meg.
Ha néhány év elteltével valaki vagy hozzátartozói kérték ezt a könyvet, akkor általánosságban adjuk ki. Ezt követően ne felejtsen el megfelelő bejegyzést tenni az ügy tanúsító lapján, különben kiderül, hogy közvetlenül elvesztettük a könyvet a tokból.

Hogyan készítsünk személyes irat tanúsítványt

A személyes iratok belső leltárának összeállítása sajátossága, hogy a létrehozásakor azonnal bekerül az ügybe, és a magatartása során kitöltik. Ezért a belső leltár tükrözi az új dokumentumok személyes iratba való felvételét, valamint a dokumentumok eltávolítását a személyes iratokból, az eredetik másolatokkal való helyettesítését (a "Megjegyzés" oszlopban rögzítve). Ha a tok már bekötött és szegélyezett, a fordító által hitelesített dokumentumok belső leltárát a felső éllel az előlap belső oldalához ragasztják.

Kérjük, vegye figyelembe, hogy amikor egy ügyet előkészítenek az archívumba történő benyújtásra, a belső leltár lapjait a személyi akták lapjaitól külön számozzák. A munkavállaló menesztése után a személyes fájlja bezárul, vagyis eltávolításra kerül a mappából, és összevarrásra kerül. Ugyanakkor fontos, hogy ne felejtse el elkészíteni az igazoló lapot.

Esettanúk listája

A tanúsító lapot a tokban külön lapon, könyvekben - az utolsó üres lap hátoldalán, kártyaindexekben - külön üres, kártya formátumú lapon kell összeállítani. Az ügy igazoló lapját az előírt formában állítják össze (9. melléklet), amelyben az ügy sorszámozott lapjainak számát, a belső leltár lapjainak számát és szavát jelzik, a számozás sajátosságait. az esetszámok elő vannak írva (a tok betűszámának hiánya, hiányzó számok, beillesztett fényképekkel ellátott lapok száma, nagy lapok száma, borítékok mellékletekkel és a hozzájuk mellékelt lapok száma), valamint a tokban való jelenlét a prospektusok nyomtatott példányaiból a lapok számával, ha nem szerepeltek az ügy általános bruttó számozásában. Az ügy tanúsító lapját annak összeállítója írja alá.

Blanker.ru

A Kulturális Minisztérium által (526. számú, 2015. január 31 -i végzés) a tanúsító lap kitöltése szerepel a papírmunkában, a dokumentációs dokumentációval, annak számozásával, a belső leltár elkészítésével és a borító díszítésével együtt. Alakja meghatározott szabályozási követelmények a levéltári dokumentumok tárolásának megszervezésére. Az ügy megerősítő tanúsítványának mintáját a levéltári ügyek szabályzatának 8. számú melléklete tartalmazza.

Súgó A standard űrlap részletei a következők:

A dokumentum típusának neve;
A fordító beosztásának neve;
Aláírás;
Visszafejtés;
Az elkészítés dátuma;

Az űrlapon a következő információkat kell megadni: Az ügy összes lapjának száma (szavakkal és számokkal jelölve); Betűszámok; Hiányzó számok; Sajátosságok fizikai állapotés az ügy kialakulása; Az űrlap regisztrálásához ajánlott papírméret A4.

Figyelem

Az állandó tárolású iratok borítóján helyet biztosítanak az állami levéltár nevének, amelybe a szervezet aktái kerülnek, az állami levéltár és szervezet kódjainak megjelölése. Ha a szervezet (strukturális egység) neve megváltozik az ügy dokumentumai által lefedett időszakban, vagy amikor az ügyet egy másik szervezethez (másik strukturális egységhez) helyezik át, akkor ennek a szervezetnek vagy az utódszervezetnek az új neve a tok borítóján fel van tüntetve, és a szervezet (szerkezeti egység) korábbi neve zárójelben található. Az ügy címe az ügyek borítóján a szervezet ügyeinek nómenklatúrájából kerül át, egyeztetve a megfelelő levéltári intézmény szakértői felülvizsgálati bizottságával.

Ha szükséges, pontosítják a címet (megrendelések száma, protokollok stb.).

A tanúsítványlista az állandó tárolási esetek és személyes iratok regisztrációjának kötelező eleme. Az ügy nyilatkozatlapját külön lapra állítják össze, és az ügy végén helyezik el. Amikor könyveket (folyóiratokat) adnak be az archívumba, a tanúsító feliratot egy üres lap hátoldalán, kártyaindexekben - egy külön üres, kártya formátumú lapon kell feltüntetni.

A lapon a tok sorszámozott lapjainak száma számokkal és szavakkal van feltüntetve, és külön, a "+" jel (plusz) jelzéssel a belső leltár lapjainak száma (ha van). Az igazoló lap meghatározza a következő jellemzőket az ügyiratok számozása: az ügyirat betűszámainak jelenléte; a tok hiányzó számú lapjának jelenléte; rendelkezésre álló számú lap beillesztett fényképekkel, dokumentumokkal, újságkivágásokkal; nagy lapok száma; borítékok száma mellékletekkel és a hozzájuk csatolt lapok száma.

Folyamatos tárolást biztosítunk

Nem felesleges személyes Mivel költségvetési szervezetek a személyes ügyiratok lebonyolításának eljárása nincs szabályozva, javasoljuk, hogy a munkáltató fogadjon el egy helyi szabályozási törvényt, amely a személyes iratok vezetésének, nyilvántartásának és tárolásának kérdéseit fogja szabályozni. Tájékoztatásképpen. Az ügy egy dokumentum vagy dokumentumgyűjtemény, amely egy kérdéshez vagy tevékenységi területhez kapcsolódik, külön borítóba helyezve. Az ügyeket attól a pillanattól kezdve tekintik iktatottnak, amikor az első végrehajtott dokumentumot belefoglalják.

Szigorú szabályokat kell betartani a munkavállalók személyes iratainak kezelésében, még akkor is, ha ez nem kötelező követelmény a munkáltató számára. Fontos megjegyezni, hogy függetlenül attól, hogy melyek a megnevezett mappák („személyes adatok”, „dossziék” vagy más módon), azok tartalmazzák a munkavállaló személyes adatait, ezért meg kell felelni a Ch.

A munkavállaló személyes irata

Az ügyet azután kezdeményezettnek tekintik, miután az első végrehajtott dokumentum tárolására szolgáló mappába került. Ugyanakkor a megállapított ügy borítója egyidejűleg készül. Az ügy borítóját az előírt formában állítják össze (3. melléklet) A benyújtott ügy borítóján a következő információk találhatók: a szervezet neve; a szervezet strukturális egységének neve, amelyben megalakult; esetindex esetenként; ügy címe; a tok eltarthatósági ideje vagy a "Tartsd tartósan" felirat (az esetek nómenklatúrájából átvitt).
Az állandó tárolású iratok borítóján helyet biztosítanak az állami levéltár nevének, amelybe a szervezet aktái kerülnek, az állami levéltár és szervezet kódjainak megjelölése.

3.6. az archívumba vett ügyek nyilvántartásba vételére vonatkozó követelmények

A szervezeti, adminisztratív, kreatív és egyéb dokumentumokat (jegyzőkönyvek, átiratok, levelek, jelentések stb.) Tartalmazó esetek szélsőséges dátumait, amelyek esetében fontos a pontos keltezés, valamint a több kötetből (részből) álló eseteket szélsőséges jelöléssel látják el az ügyiratok dátumait, pl az ügyben szereplő legkorábbi és legújabb dokumentumok nyilvántartásba vételének (elkészítésének) dátuma. Ha az ügy napló a rendelések, megrendelések stb. Regisztrálására, akkor az ügy dátuma a napló első és utolsó bejegyzésének pontos naptári dátuma lesz. Az ülések jegyzőkönyveit tartalmazó ügy határideje a jóváhagyás dátuma (a jóváhagyott dokumentumok esetében), vagy az ügyet alkotó első és utolsó jegyzőkönyv összeállítása.
A személyes iratok határideje az a személy, akivel szemben az ügyet benyújtották, a felvételi és elbocsátási végzés aláírásának dátuma.
Például az olvashatatlan szövegű, ragasztott lapokkal rendelkező dokumentumok jelenlétéről beszélünk (ha nagy áramkörök stb.), szakadt lapokat, beillesztett fényképeket, ha borítékok vannak a tokban, és mellékleteket tartalmaznak stb. Az ügy tanúsító lapját a fordítójának alá kell írnia, míg a pozíciót és az aláírást meg kell fejteni, és a dátumot fel kell tüntetni. A levéltári dokumentumok felhasználása során, ha szükséges, a jövőben a szükséges jelöléseket a tanúsító lapon kell feltüntetni.
Ha az iratot igazoló lap nélkül iktatják, akkor azt a tok fedelének belső oldalán lévő felső résznél kell ragasztani. De általában az utolsó dokumentum után helyezik el, és ebben a formában a tokot varrják. A cikk elején van egy példa egy igazoló lap kitöltésére. Letölthet egy doc formátumú mintalapot is. Az ügy befejezéséhez szükség lehet az ügydokumentumok belső leltárának mintájára is.

Az ügy kötete a tanúlap regisztrálásakor ér véget. Hol lehet beszerezni az űrlapját, és hogyan kell kitölteni az ügyigazoló lapot, mik a betűszámok és az ügy állapotának milyen jellemzői, amelyeknek tükröződniük kell benne, valamint a cikkben szereplő esetigazoló lap mintája. Az űrlapot innen is letöltheti.

Ügy tanúlapja: szerelje szét a nyomtatványt

Az ügy bizonyító bizonyítványának formája a 8. számú melléklet. Hadd emlékeztessem önöket: ezek kötelezőek mindenki számára.

Maga a forma egyszerű. Először számokkal és szavakkal írjuk le, hogy hány lapot tárolunk a kötetben. Ebben az esetben a belső leltár lapjait nem veszik figyelembe. Ezután adja meg a tok szélső lapjainak számát, például:

# 1 -től # 204 -ig.

Aztán ott vannak a betűs számok és a hiányzó számok. A betűszámok betűkből álló számok: 10a, 55a stb. Akkor keletkeznek, ha a lapok számozásakor véletlenül kihagytak egyet (minden ember, mindenki téved). Ebben az esetben nem kell semmit újra tennie, hanem egyszerűen vegye az előző számot, és tegye egy számozatlan lapra, de egy betűvel. Kiderül például, hogy 54, 55, 55a, 56, 57 ... ..

Ugyanez a helyzet az elmulasztottakkal is: véletlenül lekéste a számozással kapcsolatos lapot - semmi baj, csak ne felejtse el ezt tükrözni a tanúlapon.

Ha nincsenek betűkkel vagy hiányzó lapok, akkor ezekbe a mezőkbe kötőjelet írhat.

Ezután külön jelezzük a belső leltár lapjainak számát.

Az alábbiakban egy táblázat található a tok fizikai állapotának jellemzőiről. A bal oldali oszlopba írjuk, hogy mi a jellemző, a jobbra - mely lapokra. A jellemzők különbözőek: a lap szakadhat, elönthető vízzel vagy valami mással, a másolat nagyon sápadt lehet, vagy éppen ellenkezőleg, sötét az olvashatóság határán. Ezt kijavítjuk.

Javasoljuk, hogy itt tüntesse fel a szervezetek archívumának működésére vonatkozó alapvető szabályokat:

lapok száma beillesztett fényképekkel;
nagy lapok száma;
borítékok mellékletekkel és a hozzájuk tartozó lapok száma;
a prospektusok nyomtatott példányainak jelenléte a lapok számával, ha azokat nem jelölték meg az ügy általános lapszámozásában.

Ha szerencsére az esetnek nincs sajátossága, ezt a táblázatot Z betűvel húzzuk át.

A tanúsító lapot az a személy írta alá, aki összeállította.

Hol és hogyan helyezik el a tanúlapot

A nyilatkozatlapot utoljára varrják. Így a teljesen befejezett tok hangereje így néz ki: fedje le a következővel: Címlap, majd -, majd az ügy iratai, a tanúlap, a borító.

Ha az előtti ügyeket tanúlapok nélkül fejezték be, akkor nem kell köteteket hímeznie. A tanúsító lapot ezután a lap tetejére illesztik a tok fedelének belső oldalára.

Módosíthatom a tanúsítási lapot?

A 2015 -ös szabályok előírják, hogy a fizikai állapot vagy az ügy összetételében bekövetkezett minden változást rögzítsenek a tanúlapon. A kérdés fizikai állapota nem vet fel kérdéseket, de változhat -e az ügy összetétele? Igen talán. Feltűnő példa az, amiről egy hete beszéltünk. Mivel bármikor eljöhetnek értük, a kötet firmware -ről szóló könyvek nem lyukadnak ki. A borítékok, amelyekbe fészkelődnek, áttörtek, és 1 boríték a tok egyik lapjának felel meg. Ha néhány év elteltével valaki vagy hozzátartozói kérték ezt a könyvet, akkor általánosságban adjuk ki. Ezt követően ne felejtsen el megfelelő bejegyzést tenni az ügy tanúsító lapján, különben kiderül, hogy közvetlenül elvesztettük a könyvet a tokból.

Esettanúk listájaösszeállítva, hogy figyelembe vegye az ügyben lévő lapok számát az előírt formában, amelyet a 9. függelék tartalmaz

Az ügy igazolásának kitöltésére vonatkozó szabályok

Ami pedig a személyi állományt illeti, annak a naptári évnek a vége után, amelyben bemutatták őket, fel kell készülni az archívumba történő továbbításra. Az ügyek archiválást megelőző előkészítése két eljárást tartalmaz: regisztrációt és leírást.

A regisztrációt a dokumentumok kezeléséért felelős személy végzi. A terv magában foglalja az igazoló lap elkészítését.

A tanúsító lapot a tokban külön lapra (A4, A5 formátum) kell kiállítani az utolsó üres lap hátoldalán.

Tilos a tok borítójára igazoló lapot tenni, vagy az utolsó dokumentum egy üres lapját üresen elhelyezni. Ha a tokot varrták vagy kötötték üres igazoló lap nélkül, akkor a borító belsejében lévő lap tetejére ragasztják.

Az igazoló lapon a számozott lapok számát számokkal és szavakkal, külön a "+" jelzéssel pedig a belső leltár lapjainak számát (ha van) tüntetik fel.

Az igazoló lapon a lapok számozásának jellemzői, a dokumentumok fizikai állapota és a tok kialakítása szerepel:

a lapok betűszámainak jelenléte;
hiányzó lapok jelenléte;
lapok száma beillesztett fényképekkel;
nagy formátumú lapok száma;
borítékok száma mellékletekkel és a hozzájuk tartozó lapok száma;
sérült lapszámok:
a prospektusok nyomtatott példányainak jelenléte a lapok számával, ha azokat az ügy általános bruttó számozásában nem jegyezték meg.

A betűk, kihagyott lapok számát figyelembe kell venni a számozott lapok összefoglaló adataiban. Például, utolsó oldal az ügy 252-es számmal rendelkezik, de ebben az esetben vannak olyan lapok, amelyek 5a és 30 a számokkal, valamint a hiányzó 17. számmal rendelkeznek. Ebben az esetben a lapok teljes száma 252 + 2-1 = 253 lesz.

A hitelesítő ívet aláírja a fordítója, feltüntetik a pozícióját, az aláírás visszafejtését, az összeállítás dátumát.

Az ügy összetételében bekövetkező minden későbbi változtatást (sérülés, eredeti dokumentumok cseréje) a tanúsító lapon félresöpörnek a megfelelő aktus linkjével.

Az igazoló lap egy dokumentum, amely tükrözi a számozott és varrott tok jellemzőit, készen a bejelentésre.

Két alkalmazható forma

1) A dokumentum formája megtalálható a "Szervezetek archívumának alapvető szabályai" egyik mellékletében. De kötelező csak költségvetésből finanszírozott vállalkozások számára, mivel a fent említett szabályok szabályozzák e szervezetek archívumának munkáját, és ezért csak a költségvetésből finanszírozott vállalkozásokra kötelezőek.

Jegyzet! Ezek a szabályok szabályozzák az összes többi munkáltató munkafolyamatát is, de csak a dokumentáció megőrzése, leírása, elszámolása és felhasználása tekintetében. Ez azt jelenti, hogy a nyilvántartásba vételi eljárás a szervezet adminisztrációjának mérlegelési jogkörében marad.

2) Ezenkívül az igazoló lap formanyomtatványa bármilyen formában elkészíthető, ugyanakkor meg kell őrizni ennek a dokumentumnak a lényegét, vagyis pontosan tükröznie kell annak az esetnek a jellemzőit, amelyhez csatolták, és nem egyéb információk.

Hol használják a tanúlapot?

A tanúsítási listát azokban az esetekben használják, amelyeket tárolásra továbbítanak az archívumba. Ebben az esetben minden dokumentum két típusra osztható:

Hosszú ideig vagy tartósan őrzött tokok;
Olyan esetek, amelyeket legfeljebb 10 évig tárolnak (az úgynevezett ideiglenes tárolás).

Az ideiglenes tárolásra szolgáló tokokat nem szabad számozni vagy varrni, hanem egyszerűen azokban a mappákban kell tárolni, amelyekbe azokat tárolják. Következésképpen ezekben az esetekben nem lesz sajátosság, és nincs szükség tanúra.

De ez csak a munkáltatók joga, nem kötelessége. A gyakorlatban sokan közülük az összes dokumentumot összetűzik, függetlenül a megőrzési időtől, különösen a számviteli és pénzügyi dokumentumok esetében.

A tanúsítványnak a következő információkat kell tartalmaznia:

A dokumentum neve - ebben az esetben a "hitelesítő lap" és annak az ügynek a száma, amelyhez csatolták;
Az összevarrt tokban lévő lapok száma, és az alábbiakban magyarázatok találhatók, ha a tok betűkkel (1a, 2a stb.), Hiányzó számokkal (például az 5. oldal után azonnal a 7. sz.) Található;
Ezután az ügy leltárában lévő lapok számát jelzik;
Ezután jön egy táblázat, amely jelzi az egyik vagy másik oldal jellemzőit (például 18. oldal - fénykép);
Az igazoló lapot összeállító munkavállaló aláírása, beosztása, teljes neve és dátuma.

Hol kell a tanúlapot rögzíteni / ragasztani?

Általában a tanúlapot az ügy végén külön lapra iktatják. De ha valamilyen oknál fogva ezt nem lehetett megtenni, akkor ragaszthatja a tanúsító lapot a felső borító hátoldalára, és csak a felső részét (szélét) kell ragasztani.

Ahol tilos igazolólapot elhelyezni:

A varrott tok elülső borítóján;
A dokumentum tiszta hátoldalán, amely az utolsó az ügyben.

Kiválasztottuk az Ön számára legjobb ajánlatok hogy az egyéni vállalkozók és az LLC -k folyószámlát nyissanak.

Folyószámla megnyitása a Tinkoff Bankban

6 hónap ingyenes új egyéni vállalkozóknak és kisvállalkozásoknak (LLC).
Nyitás 1 nap múlva.
Integráció az online könyveléssel (STS, UTII, biztosítási díjak automatikus számítása).
6% a számla egyenlegére.