Hogyan indítsunk elektronikus dokumentumáramlást a szervezetek között. Szervezetek közötti elektronikus dokumentum A szerződő felek közötti dokumentumáramlás
Egyre nő azoknak a cégeknek a száma, amelyek már értékelték az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésének előnyeit. A döntéshozatal felgyorsítása és a költségek csökkentése mellett az üzleti folyamatok hatékonysága is növekszik. Az 1C cég kifejlesztett egy mechanizmust az elsődleges dokumentumok szervezetek közötti elektronikus cseréjére. Az új mechanizmust különösen a Komatsu CIS vállalatnál tesztelték. A cég szakemberei arról beszélnek, hogyan zajlott az elsődleges iratok elektronikus cseréjének előkészítése és elindítása.
|
A cél a papíralapú dokumentumkezelés megszüntetése
2011 májusában az 1C cég a folyamatos fejlesztést, a legújabb technológiák és módszerek alkalmazását és a termelést hirdető Komatsu CIS céggel közösen úgy döntött, hogy kísérleti projektet indít az 1C alapú elektronikus dokumentumok cseréjének elindítására. szoftvertermékek » a Komatsu CIS LLC és forgalmazói között.
A Komatsu CIS LLC pénzügyi részlege szerint a vállalat jelenlegi papíralapú dokumentumforgalma mellett évente körülbelül 70 000 dokumentumot nyomtatnak ki és írnak alá, és a dokumentumok elektronikus formába történő cseréje durva becslések szerint 4,5 millió rubelt takarít meg év.
A pilot projekt fő célja az volt, hogy felhagyjanak a papír alapú dokumentumok cseréjével, és egy egyszerű és felhasználóbarát interaktív felülettel áttérjenek az elektronikus, jogilag jelentős dokumentumáramlásra. A funkcionalitás és a könnyű kezelhetőség az, ami végső soron időt takarít meg a cégvezetés számára az elektronikusan elkészített dokumentumok aláírásakor, és általában véve felgyorsítja az üzleti folyamatokat.
Maga a projekt két nagy szakaszra oszlott:
1. Azon elsődleges iratok cseréjének elindítása, amelyek cseréjét a jogszabályok már lehetővé teszik. Például: „Árurendelés”, „Fizetési számla”, „Szállítási számla”, „Árlista” stb.
2. Az elektronikus számlák cseréjének elindítása tesztüzemmódban (a használatukhoz szükséges szabályozási keret még nem került elfogadásra).
A Komatsu CIS LLC részéről 18 fős munkacsoport alakult - ezek pénzügyi osztályok szakemberei, ügyvédek, informatikusok és szolgáltatási vezetők, valamint 10 forgalmazó cég is bevonásra került.
Elsődleges dokumentumok cseréje elektronikus formában
A tőzsde első szakaszának elindítása előtt annak érdekében, hogy az összes fejlesztést az Orosz Föderáció jogszabályaival összhangban hajtsák végre, a társaság pénzügyi és jogi szolgálatainak bizonyos kérdésekben tisztázniuk kellett a szabályozó hatóságoktól.
A megvalósított alrendszer az 1C:Enterprise 8.2 program új kriptográfiai képességeivel valósul meg. Az elektronikus dokumentumok cseréjére szolgáló mechanizmus funkcionalitásának tanulmányozása és a számviteli rendszerekbe való integrálása a műszaki szakemberek által legfeljebb 2 hétig tartott, és az „1C: Manufacturing Enterprise Management 8” (1.3-as verzió), az „1C: Trade Management” konfigurációkhoz készült. ” (10.3-as változat).
A megvalósított megoldás és interfész típus ergonomikusan illeszkedik a meglévő könyvelési rendszerekbe. Ugyanakkor a felhasználók átképzésére nem volt szükség: a telepített elektronikus digitális aláírással (EDS) ellátott elektronikus dokumentum generálása, aláírása és elküldése egy műveletben történik (lásd 1. ábra).
Rizs. 1
Az elsődleges dokumentumok tartalmának elektronikus formában történő megtekintésének lehetősége a naponta használt, a felhasználó által ismert nyomtatott űrlapok megjelenítésével valósul meg. A 2. ábra egy elektronikus formában összeállított egységes TORG-12 fuvarlevél nyomtatott formájának képernyőnézetére mutat példát. A felhasználó nyomon követheti a dokumentum állapotát.
A cégek felelős személyeinek aláírására a program egy adott felhasználójának munkaablakában külön mezőt alakítottak ki az aláírást igénylő elektronikus dokumentumokkal való munkavégzéshez. A 2. ábra egy elektronikus formátumú szállítólevélre mutat példát, amelyet egy értékesítési osztályvezető készített digitális aláírásra.
Rizs. 2
Magukat az elektronikus dokumentumokat, valamint a kialakított digitális aláírásokat a felhasználó könyvelési rendszerében tárolják, és szükség esetén megvizsgálják vagy továbbítják a szabályozó hatóságokhoz.
Az 1. és 2. táblázat felsorolja azokat a szakaszokat, amelyeket a dokumentumok cseréjében részt vevő alkalmazottak hajtanak végre papír (ahogy volt) és elektronikus dokumentumkezelés (ahogyan lett) használatakor.
1. táblázat A Komatsu CIS dokumentumcseréjében résztvevők által végrehajtott szakaszok listája
|
A dokumentum átadásának szakaszai |
||
|
Reflexió a bizonylati könyvelésben |
2. Nyomtatás nyomtatón. |
1. Az elsődleges bizonylat kézi bevitele. 2. Kimenő elektronikus dokumentum kialakítása. |
|
3. Kézzel írt aláírás (egy vagy több). 4. A szervezet pecsétje. |
3. A kimenő elektronikus dokumentum digitális aláírásának jóváhagyása. |
|
|
Átutalás a partnernek |
5. Szállítás személyesen vagy postai úton. (futárszolgálattal) 6. Kimenő dokumentumok nyilvántartása. |
<Автоматическая отправка электронного документа с ЭЦП и сохранение в реестре исходящих> |
|
7. Átvétel személyesen vagy postai úton (futárszolgálat). 8. A beérkezett példány ellenőrzése aláírással. 9. A beérkező dokumentumok nyilvántartása. |
<Автоматическое получение электронного подтверждения с ЭЦП контрагента, автоматическая проверка ЭЦП контрагента и сохранение в реестре входящих> |
|
|
Az eredeti dokumentum tárolása az archívumban |
10. Az eredeti mappába iktatás aláírásokkal és pecsétekkel |
<Автоматическое формирование архива> |
2. táblázat: A Komatsu CIS LLC elosztóvállalatai által a dokumentumcsere résztvevői által végrehajtott lépések listája
|
A dokumentum átadásának szakaszai |
Papír formátumú dokumentumok cseréje (ahogy volt) |
Dokumentumcsere elektronikus formában (ahogyan lett) |
|
Dokumentum átvétele partnervízummal |
1. Átvétel személyesen vagy postai úton (futárszolgálat). 2. A beérkezett példány ellenőrzése aláírással. 3. A beérkező dokumentumok nyilvántartása. |
<Автоматическое получение электронного документа с ЭЦП контрагента, автоматическая проверка ЭЦП контрагента и сохранение в реестре входящих> |
|
A felelős személy jóváhagyása |
4. Kézzel írt aláírás (egy vagy több). 5. A szervezet pecsétje. |
1. A beérkező elektronikus dokumentum válasz digitális aláírásának érvényesítése. |
|
Átutalás a partnernek |
6. Személyes átadás vagy postai feladás (futárszolgálat). 7. Kimenő dokumentumok nyilvántartása. |
<Автоматическая отправка электронного подтверждения с ЭЦП и сохранение в реестре исходящих> |
|
Reflexió a számvitelben |
8. Az elsődleges bizonylat kézi bevitele. |
<Автоматическое заполнение данных> 2. A hiányzó adatok kézi bevitele a címzett oldalára vonatkozóan. |
|
Az eredeti dokumentum tárolása az archívumban |
9. Az eredeti mappába iktatás aláírásokkal és pecsétekkel. |
<Автоматическое формирование архива> |
A 3. ábra az elektronikus dokumentumok archívumára mutat példát, ahol jól láthatóak a dokumentum egyedi jellemzői és állapota (státusza).
Rizs. 3
A számlák elektronikus formában történő cseréjére az elektronikus dokumentumkezelés akkreditált üzemeltetőinek megjelenése és az Oroszországi Szövetségi Adószolgálat által a számlaformátumok, a beérkezett és kibocsátott számlák naplójának, a beszerzési főkönyvnek és az értékesítésnek a jóváhagyását követően nyílik lehetőség. főkönyv elektronikus formában (2. bekezdés, 9. cikk, 169. cikk, az Orosz Föderáció adótörvénykönyve).
Mikortól van joga egy szervezetnek elektronikus dokumentumkezelést kezdeni a szerződő felekkel? Képes egyszerre kezelni a papír és az elektronikus dokumentumokat? Ha igen, akkor más számozás kell, vagy folyamatos lesz? Ha szervezetünk továbbfejlesztett minősített aláírást szeretne telepíteni, a vevőnek is alá kell írnia ilyen aláírással?
Egy szervezet bármikor megkezdheti az elektronikus dokumentumok használatát a partnerekkel fenntartott kapcsolatokra. Az elektronikus dokumentumok használatának tényét és eljárását rögzíteni kell a szervezet számviteli politikájában. Az elektronikus dokumentumok felhasználása a szerződő féllel kötött megfelelő megállapodás esetén lehetséges. Nem minden szerződő fél rendelkezik technikai lehetőségekkel az elektronikus dokumentumok cseréjére, így a szervezet részben elektronikus, részben papír formátumban tud dokumentumforgalmat bonyolítani. Jelen pillanatban a jogszabályok nem tartalmaznak speciális követelményeket a bizonylatok kialakítására és számozására vonatkozóan, ezért ezt az eljárást a számviteli politikában kell előírni és jóváhagyni.
A minősített elektronikus aláírás használatára vonatkozó követelményeket jelenleg csak az elektronikus számlákra és az adóhatóságokkal való elektronikus kapcsolattartásra írja elő az Adótörvénykönyv.
Figyelembe kell azonban venni, hogy a Pénzügyminisztérium szerint az elsődleges iratként elfogadott elektronikus dokumentumokat is minősített aláírással kell aláírni.
Az egyéb dokumentumokat illetően, ha van jogilag érvényes megállapodás, akkor a vállalkozók egyszerű és (vagy) fokozott minősítés nélküli elektronikus aláírással bonyolítják le az elektronikus iratkezelést.
Hogyan kell megszervezni a bizonylatok áramlását a könyvelésben
Elektronikus dokumentumok
Az elsődleges dokumentumok papír és elektronikus formában is elkészíthetők (a 2011. december 6-i 402-FZ törvény 9. cikkének 5. része). Ez utóbbi lehetőség akkor lehetséges, ha a dokumentumokon elektronikus aláírást helyeznek el ().
Az elektronikus aláírásnak a következő típusai vannak: egyszerű minősítetlen, továbbfejlesztett minősítetlen és továbbfejlesztett minősített (). A dokumentum jogi ereje attól függ, hogy a szervezet milyen aláírást használ.
Így az egyszerű vagy továbbfejlesztett nem minősített elektronikus aláírással hitelesített elsődleges dokumentumok számviteli és adózási szempontból nem fogadhatók el. Nem ismerik el őket egyenértékűnek a kézzel írt aláírással hitelesített papíralapú dokumentumokkal.
Ellenkezőleg, a fokozottan minősített elektronikus aláírással hitelesített dokumentumok a személyesen aláírottakkal azonosnak minősülnek, és számviteli és adózási szempontból elfogadásra kerülnek.
Hasonló következtetések származnak a 2011. április 6-án kelt 63-FZ törvény bekezdéseiből és 6. cikkéből, amelyeket az orosz pénzügyminisztérium 2013. április 12-i, 03-03-07/12250 számú, december 25-i levelei is megerősítenek. , 2012. szám 03-03- 06/2/139, 2012. május 28. szám 03-03-06/2/67, 2011. július 7. szám 03-03-06/1/409.
Ha egy szervezet úgy dönt, hogy az elsődleges bizonylatokat elektronikusan dolgozza fel, akkor ezt a dokumentáció-vezetési módot tükröznie kell a számviteli politikában. A számviteli politikának különösen a következőket kell rögzítenie:
– az elektronikus dokumentumáramlásban részt vevő dokumentumok listája;
– az elektronikus dokumentumok aláírására jogosult munkavállalók listája;
– elektronikus iratcsere módja (elektronikus dokumentumkezelő bevonásával vagy anélkül);
– az elektronikus dokumentumok tárolásának eljárása;
– az adóhivatal kérésére (elektronikus vagy papíralapon) történő dokumentumok benyújtásának módja.
A tanúsító központok listája megtalálható az oroszországi távközlési és tömegkommunikációs minisztérium honlapján, a „Hitelesítési központok akkreditációja” részben.
Vegyük észre, hogy az Oroszországi Szövetségi Adószolgálat szakemberei lojálisabb álláspontot képviselnek. Úgy vélik, ha a felek megfelelő megállapodást kötöttek, akkor egyszerű és (vagy) továbbfejlesztett, minősítés nélküli elektronikus aláírással is meg tudják szervezni az elektronikus dokumentumáramlást.
Az adójogszabályok előírják, hogy minősített elektronikus aláírást kell használni az elektronikus számlákhoz és az adóbevallások benyújtásakor (az Oroszországi Szövetségi Adószolgálat 2014. január 17-i levele: PA-4-6/489).
AZ OROSZ PÉNZÜGYMINISZTÉRIUM 2014.09.02-i LEVELE 03-03-06/1/43920 sz.
A költségek visszaigazolásáról
Kérdés
A költségek igazolásáról a jövedelemadó kiszámításához szükséges elektronikus dokumentumokkal.
Az Adó- és Vámtarifa-politikai Főosztály a társasági adó kiszámítása céljából a költségek elektronikus okmányokkal történő igazolása tárgyában kiadott levelet áttekintette és a következőket jelenti.
Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve (a továbbiakban: kódex) 252. cikkének (1) bekezdése szerint dokumentált kiadások az Orosz Föderáció jogszabályai szerint kiállított okmányokkal vagy az Orosz Föderáció jogszabályaival összhangban elkészített dokumentumokkal igazolt kiadások. külföldön alkalmazott üzleti szokások, azon a területen, ahol a megfelelő kiadások felmerültek, és (vagy) a felmerült költségeket közvetve igazoló dokumentumok (beleértve a vámáru-nyilatkozatot, az utazási megbízást, az úti okmányokat, a szerződés szerint végzett munkáról szóló jelentést ).
A törvénykönyv 313. cikke előírja, hogy az adószámviteli adatok megerősítése magában foglalja az elsődleges számviteli bizonylatokat (beleértve a könyvelői igazolást is).
A 2011. december 6-i 402-FZ „A számvitelről” szövetségi törvény (a továbbiakban: 402-FZ törvény) 9. cikkével összhangban a szervezet gazdasági életének minden tényét nyilvántartásba kell venni elsődleges számviteli bizonylat.
A 402-FZ törvény 9. cikkének (4) bekezdése értelmében az elsődleges számviteli bizonylatok formáit a gazdálkodó egység vezetője határozza meg a számviteli nyilvántartások vezetéséért felelős tisztviselő javaslata alapján.
A 402-FZ törvény 9. cikkének (4) bekezdése értelmében a gazdálkodó egység vezetője által a szervezetben történő felhasználásra meghatározott elsődleges számviteli bizonylatoknak tartalmazniuk kell a 9. cikk (2) bekezdésében meghatározott összes kötelező adatot. törvény 402-FZ.
A 402-FZ törvény 9. cikkének (5) bekezdésével összhangban az elsődleges számviteli bizonylat papíron és (vagy) elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentum formájában is elkészíthető.
Az elektronikus aláírások polgári ügyletek lebonyolítása, állami és önkormányzati szolgáltatások nyújtása, állami és önkormányzati feladatok ellátása során, valamint egyéb jogilag jelentős tevékenységek végrehajtása során történő felhasználásával kapcsolatos kapcsolatokat a 2011. június 4-i 63-FZ „On” szövetségi törvény szabályozza. Elektronikus aláírások” (a továbbiakban - 63-FZ törvény).
A 63-FZ törvény 5. cikke alapján az elektronikus aláírások fajtái, amelyek felhasználási területén a 63-FZ törvény szabályozza, az egyszerű elektronikus aláírás és a fokozott elektronikus aláírás. Különbséget kell tenni a továbbfejlesztett minősítetlen elektronikus aláírás és a továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírás között.
A 63-FZ szövetségi törvény 6. cikke szerint a továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírással aláírt elektronikus formátumú információkat a kézzel írt aláírással aláírt papíralapú dokumentummal egyenértékű elektronikus dokumentumként ismerik el, kivéve, ha a szövetségi törvények vagy rendeletek megfelelően elfogadottak. velük megállapítják a dokumentum kizárólag papír alapon történő elkészítésének követelményét.
Ebben az esetben az egyszerű elektronikus aláírással vagy továbbfejlesztett minősítés nélküli elektronikus aláírással aláírt elektronikus formátumú információkat a szövetségi törvények, normatív jogi esetekben a papíralapú, kézírásos aláírással aláírt dokumentummal egyenértékű elektronikus dokumentumnak tekintik. az ezekkel összhangban elfogadott aktusok, vagy a résztvevők közötti megállapodás elektronikus interakciója.
Mivel a Kódex 25. fejezete a költségek okirati igazolására vonatkozóan nem ír elő konkrétumot arra vonatkozóan, hogy egyes dokumentumokat kizárólag papír alapon kell elkészíteni, vagy az elektronikus formában készült dokumentumokat egyszerű elektronikus aláírással vagy fokozott minősítés nélküli elektronikus aláírással lehet aláírni. , akkor a Főosztály álláspontja szerint az elektronikusan összeállított elsődleges számviteli bizonylatok igazolni tudják az adózás szempontjából releváns ráfordításokat, amennyiben azok fokozottan minősített elektronikus aláírással vannak aláírva.
Tájékoztatjuk egyúttal, hogy a Főosztály jelen levele nem tartalmaz sem jogi normákat, sem szabályozási követelményeket meghatározó általános szabályokat, és nem minősül szabályozó jogi aktusnak. A minisztérium irányított véleménye tájékoztató és magyarázó jellegű az Orosz Föderáció adókra és illetékekre vonatkozó jogszabályainak alkalmazásáról, és nem akadályozza meg abban, hogy az adókra és illetékekre vonatkozó jogszabályok normáitól eltérő felfogásban vezessen. az ebben a levélben megfogalmazott értelmezésből.
Igazgatóhelyettes
Adóhivatal
és vámtarifa-politika
Oroszország pénzügyminisztériuma
A.S.Kizimov
Az internet eddig példátlan lehetőségeket nyitott meg az információcserére. Egyáltalán nem szükséges a világ másik felére repülni, hogy kezet fogjon leendő partnerével és megbeszélje a további munka részleteit. A munka minden árnyalatát meg lehet vitatni az interneten keresztül. Néhány dolgot azonban továbbra is a régi módon csinálunk. És itt nem a retrográd hajlamunkban van a lényeg, hanem a jogalkotás sajátosságaiban.
Tegyük fel, hogy kiváló vevőt talált szolgáltatásaihoz vagy vevőt termékeihez. Az üzleti tranzakciók elszámolása elképzelhetetlen „elsődleges alap” nélkül. De hogyan lehet dokumentumokat cserélni a szervezetek között, ha a szerződő felek különböző városokban találhatók, és nincs lehetőség közöttük személyes találkozásra?
Szkennelt dokumentumok
Az első ötlet, amely eszébe juthat, az, hogy e-mailben vagy faxon szkennelt dokumentumokat cserél. Például a Romashka LLC elküldi a szerződés szkennelt másolatát aláírással és pecséttel a Vasilek LLC e-mail-címére (vagy faxjára). A Vasilek LLC-nél a szerződést kinyomtatják, aláírják, lebélyegzik, beszkennelik és visszaküldik a Romashka LLC e-mail-címére (faxjára). Ennek eredményeként mindkét fél szerződést köt az eredeti aláírásával és pecsétjével, valamint a szerződő fél szkennelt aláírásával és pecsétjével.
Hasonló „fültrükk” nem csak a szerződések, hanem más dokumentumok - számlák, cselekmények - esetében is elvégezhető. A vevő a számláról szkennelt képet küldhet fizetéshez.
Valójában ez a helyzet meglehetősen gyakori a gyakorlatban. A szlogen itt a következő: "Inkább legyen legalább valami, mint a semmi." Végtére is, nem minden partner vesz részt papíralapú dokumentumok küldésével, ha nincs szüksége rájuk a könyveléshez.
Azonban a beszkennelt dokumentumoknak van jogi ereje? Kétséges. Térjünk rá a jogszabályokra.
A jogi személyek egymás közötti és állampolgárokkal folytatott ügyleteit egyszerű írásos formában kell megkötni, kivéve a közjegyzői igazolást igénylő ügyleteket (a Polgári Törvénykönyv 161. cikkének 1. pontja).
Írásbeli megállapodás a felek által aláírt egy okirat elkészítésével, valamint postai, távirati, távirati, telefonos, elektronikus vagy egyéb kommunikációs úton történő iratok cseréjével köthető meg, amely lehetővé teszi annak megbízható megállapítását, hogy az okirat származási helyről származik. szerződő fél (a GK .434. cikkének 2. pontja).
A beszkennelt dokumentum önmagában nem bizonyítja, hogy azt az érintettek valóban aláírták. A törvény által elismert eszköz, amely lehetővé teszi az elektronikus dokumentum létrehozójának megbízható azonosítását, az elektronikus digitális aláírás (63-FZ sz. törvény, 2011.06.04., „Az elektronikus aláírásról”).
Mi a helyzet a faxszal és az e-mailekkel, meg tudják erősíteni a feladót? Ahhoz, hogy egy faxdokumentum bizonyítékként szolgálhasson, azonosítani kell. Hogyan lehet biztos abban, hogy a fax, amelyről a dokumentumot küldték, valóban a partneré? A dokumentumokat illetéktelen személy e-mailben is elküldheti.
Az interneten keresztül végzett munka során természetesen rendkívül fontos a hatékonyság. A jövőben vitatott szerződés alapján nyújtott szolgáltatások (áru szállítása) azonban rendkívül kockázatos. Lehet, hogy soha nem kapod meg a pénzt.
Ha azonban hosszú ideig dolgozik egy partnerrel, akkor egyáltalán nem szükséges állandóan csak eredeti papíralapú dokumentumokat cserélni. Íme egy általános és kényelmes lehetőség a szervezetek közötti dokumentumcsere megszervezésére:
1. Először írásban, egy dokumentum formájában, eredeti aláírásokkal és pecsétekkel lezárt megállapodást köt. Ezt futárszolgálaton vagy postai úton kell megtenni (lásd alább).
2. Ön az elkészített megállapodásban rögzíti, hogy az ilyen és ilyen utólagos dokumentumokat ilyen és ilyen feltételek mellett a felek jogerősnek ismerik el.
3. A jövőben Ön a szerződés teljesítéséhez szükséges dokumentumokat a megállapodás szerint cseréli ki, például e-mailben vagy faxon.
Példák a szerződésben szereplő megfogalmazásra
Eredeti papír dokumentumok
Ha még nem rendelkezik az elektronikus dokumentumáramlás kialakításával, akkor továbbra is a legmegfelelőbb megoldás a papíralapú dokumentumok postai úton vagy futárszolgálattal történő cseréje. A dokumentumok cseréje a következőképpen történik:
Dokumentumot készítenek (általában programban, beleértve a számviteli programot is);
Kinyomtatva (általában 2 példányban), aláírva, lepecsételve;
A dokumentum borítékba van csomagolva;
A levelet postai úton vagy futárszolgálattal küldik el;
A levél megérkezik az Ön partneréhez, aki aláírja a dokumentumot és lenyomja a bélyeget;
A dokumentum egy példányát postai úton vagy futárszolgálaton keresztül visszaküldjük Önnek;
Ön megkapja a dokumentum aláírt példányát, és megőrzi.
Nyilvánvaló hátrányok:
Ha postai úton küldik, az nagyon sokáig tart, a dokumentumok gyakran késnek;
A levélben lévő dokumentumok gyakran elvesznek;
Költségek: papír a dokumentumok nyomtatásához, nyomtatótinta, borítékok, a személyzet nyomtatási ideje, csomagolása, posta látogatása, plusz a postai vagy futárszolgálati feladás költsége.
Azok, akik az „elektronikus dokumentumkezelés” szavakra lesütik a szemüket, és azt mondják: „DRÁGA!”, általában nem számolták ki, mennyi pénzt költenek papírküldeményekre (akár egy egyszerű ajánlott levél kiküldése egy-két darabbal) A postai úton történő papír több mint 30 rubelt fog fizetni.). Ha sok dokumentumot küld havonta, akkor valószínűleg az elektronikus dokumentumkezelés olcsóbb lesz.
Ha azonban partnerei nem térnek át az elektronikus iratcserére, akkor nincs mit tenni, papírokat kell pöfögni. Vagy talán számokkal kellene meggyőzni őket?
Elektronikus dokumentumok
Most röviden beszéljünk a távolról történő iratcsere manapság legfejlettebb lehetőségéről - az elektronikus dokumentumok használatával. Az elektronikus dokumentum lehet:
Formalizált (a fájlattribútumok automatikus feldolgozásnak vannak kitéve, szigorú XML fájlformátumuk van - számla);
Nem formalizált, melynek formája bármilyen lehet.
Az elektronikus dokumentumot fokozott minősített elektronikus aláírással írják alá. Egyenértékű a papíralapú dokumentummal, és jogi ereje van. Az interneten keresztül a dokumentum azonnal eljut a címzetthez. Bármilyen elsődleges könyvelési bizonylatot küldhet.
Az egyik gyakori kérdés, hogy szükséges-e elektronikus dokumentumkezelő kezelőn keresztül dolgozni? A válasz attól függ, hogy mit cserélsz:
1. Közvetlen dokumentumcsere a partnerrel. Ha mindkettő rendelkezik minősített elektronikus aláírással, akkor a cseréhez nincs szükség további megállapodásra. Az elektronikusan aláírt dokumentumok közvetlenül e-mailben is elküldhetők. A dokumentumok elektronikus aláírással történő aláírásához használhatja a CryptoARM szoftverterméket, amelyet magának kell telepítenie és konfigurálnia.
2. Csere operátoron keresztül. Ez a fajta csere csak számlákhoz szükséges. Egyéb dokumentumokkal - opcionális. Az operátoron keresztüli munkavégzés előnyei: az Ön elektronikus dokumentumainak másolatait a kezelő tárolja, ami biztosítja Önt azok elvesztése ellen; a dokumentumok azonnali küldése lehetséges a könyvelő programból (pl. a Diadoc-on keresztül történő küldéshez speciális modult készítettek 1C).
Minősített elektronikus aláírási tanúsítvány elkészítése – átlagosan 1000 rubel. Éves licenc a kriptográfiai információvédelmi eszközök (CIPF) használatára – 500 rubeltől. A dokumentumok küldésének költsége a képen látható példa.
A munkavégzés és az üzemeltetőhöz való csatlakozás részletes eljárását itt nem vesszük figyelembe, mert az első feladata az ajánlatok áttekintése és a tarifák összehasonlítása, kiválasztva az Önnek legmegfelelőbb lehetőséget. Ezenkívül az üzemeltető technikai támogatása nem teszi lehetővé, hogy eltévedjen))).
Az elektronikus dokumentumkezeléshez való csatlakozás 3 lépésből áll:
Csatlakozás üzemeltetőhöz, megállapodás aláírása az üzemeltetővel;
Aláírási tanúsítvány és licenc vásárlása a CIPF számára;
A partnerek összekapcsolása.
Nincs szükség további megállapodások megkötésére a szerződő felekkel a dokumentumok üzemeltetőn keresztüli cseréjéhez.
Ha tanácsra van szüksége online vállalkozása könyvelésével és adózásával kapcsolatban, írjon nekem az oldalon. Tudja meg, hogyan segíthetek az internetes vállalkozóknak, nézze meg az oldalt.
Ha még néhány éve még azt lehetett mondani, hogy az elektronikus információcsere a haladó vállalkozók érdeklődésére tart számot, ma már bátran kijelenthetjük, hogy a szervezetek közötti elektronikus dokumentumáramlás globális jellegű, és ma a leggyorsabb és legtermékenyebb módja annak, információcsere.
Mi és hogyan működik az elektronikus dokumentumáramlás a szervezetek között?
Az elektronikus dokumentumkezelés (EDF) a szerződő felek közötti interakció egyik módja az elektronikus kommunikációs eszközök, a jogilag megalapozott és műszakilag támogatott modern technológiák segítségével.
A szerződő felek közötti dokumentumáramlási rendszer több szakaszon ment keresztül, de ez az információátadási formátum akkor kezdett aktívan megvalósulni, amikor a költségvetésen kívüli alapok és az adóhatóságok nemcsak papíron, hanem elektronikus formában is követelményeket fogalmaztak meg a jelentések elkészítésére és szolgáltatására. .
Idővel a felhasználók felértékelték az információfeldolgozás és a szerződő felek felé történő elektronikus továbbítás előnyeit, és az elektronikus formátumú dokumentumáramlás átfogóvá vált.
Elektronikus dokumentumáramlás a szervezetek között: előnyei és hátrányai
Az üzleti világ felértékelte az elektronikus dokumentumkezelés előnyeit, és ma már nemcsak a szabályozó hatóságokkal való kapcsolattartásra használják, hanem az üzleti partnerekkel való üzleti információcserére, valamint a vállalaton belüli információtovábbításra is.
A szerződő felekkel folytatott ilyen típusú információcsere előnyei a következők:
a problémák megoldásának és az elszámolási tranzakciók sebességének növelése;
hatékonyság, ellenőrzési és elemzési képesség;
a személyzet munkaidejének optimalizálása;
a dokumentumfeldolgozási munkák költségeinek csökkentése.
Az EDI néhány hátrányát azonban nem lehet figyelmen kívül hagyni. Alapvetően a rendszerre vonatkoznak - egy szoftvertermékre, amely információs ciklusokat biztosít, és ennek megvannak a maga hátrányai is. Összességében a hátrányok a következők:
a dokumentum elküldése után a módosítások és kiegészítések lehetetlensége. A hibák kijavításához a felhasználónak bonyolultabb eljárást kell alkalmaznia - a megfelelő értesítő levelet és egy új, javított dokumentumot kell elküldenie a partnernek;
A szoftver nem frissül automatikusan – amint elérhetővé válnak, további rendszerfrissítéseket kell vásárolnia.
Hogyan működik a rendszer
Határozzuk meg, mi az elektronikus dokumentumáramlás a szervezetek között, hogyan működik, és mi szükséges a hatékony működéshez.
Jelenleg az elektronikus dokumentumkezelés a dokumentumokkal való „papírmentes” technológiai módban történő munkavégzésre szolgáló rendszer, amely alapján az eredeti példányokat közvetlenül elektronikus formában, egy speciális opcionális mezőben állítják elő.
A rendszer fő eleme egy elektronikus dokumentum.
A rendszer hatékony működésének és életképességének biztosítása érdekében:
a potenciális szerződő félnek csatlakoznia kell az elektronikus dokumentumkezelő rendszerhez is;
az együttműködő felek között biztosítani kell a technikai felkészültséget az elektronikus formában történő iratcserére;
a felek fellépésének összehangoltnak és összekapcsoltnak kell lennie.
Ahhoz, hogy az elektronikusan készített dokumentum jogi jelentőségűvé váljon, a következőket kell tennie:
megfelel egy meghatározott formátumnak;
hivatalos vagy felelős személy aláírásával kell igazolni.
Milyen dokumentumokat tartalmaz az EDI?
Háromféle dokumentum tartozik elektronikus cserébe:
formalizált dokumentáció - az Orosz Föderáció jogszabályai által szabályozott szabványosított formában (például - UPD, számla, teljesítési igazolás stb.);
egy aláírással aláírt informális dokumentumok - a küldő fél (üzleti levelezés, értesítések, kísérőlevelek stb.);
a rendszer több résztvevője által egyidejűleg aláírt informális dokumentumok.
Hogyan lehet megszervezni az elektronikus dokumentumáramlást a szervezetek között
Az EDI munkájának megszervezéséhez és hatékonyságának biztosításához minden technikai árnyalatot ki kell dolgozni és be kell jegyezni egy helyi jogszabályban - egy speciális EDI-rendeletben.
Az EDI rendszer különböző fontosságú és titkosságú adminisztratív és számviteli dokumentumokat tartalmazhat. Ennek figyelembevételével a Szabályzatban az elektronikus forgalmi rendszer hatálya alá tartozó dokumentumok jegyzékét felsoroló okiratok listájában meg kell jelölni, hogy ezek közül melyeket hitelesítenek egyszerű és melyeket fokozottan tisztviselői elektronikus aláírással. A Szabályzatnak tartalmaznia kell továbbá az elektronikus úton előállított dokumentumok aláírására jogosult személyek listáját.
A Szabályzat egyeztetése és jóváhagyása után a dokumentumkezelő rendszer felhasználóinak számos szervezeti kérdést kell megoldaniuk:
válasszon egy EFA-kezelőt, és kössön vele megállapodást;
elektronikus archívumot szervez - a beérkezett és az elküldött elektronikus dokumentumok másolatainak utólagos tárolására;
az elektronikus dokumentumkezelésre való átállással kapcsolatos információkat a helyi jogszabályban - a vállalkozás számviteli politikájában - a dokumentum kiegészítéseként dokumentálja;
a rendszer működtetéséhez technikai eszközöket biztosítani;
egyéb szervezési kérdések megoldása.
Mi kell a szervezetek közötti elektronikus dokumentumáramláshoz
Az EDF rendszerbe való résztvevőként való bejelentkezéshez a felhasználóknak:
csatlakozzon az EDF kezelőjéhez;
vásároljon (vagy regisztráljon egy meglévőt a rendszerben) elektronikus aláírási tanúsítványt, valamint kriptográfiai védelmi eszközt;
az üzemeltetővel együtt csatlakoztassa potenciális partnereit saját szolgáltatásához;
tájékoztassa partnereit az EDI rendszerhez való csatlakozásról;
szerződést köt a partnerekkel az EDI rendszeren keresztül történő elektronikus dokumentum- és információcseréről.
Érdemes azonban foglalni: egy elektronikus formátumú dokumentum csak akkor lehet legitim, ha a jogszabály másként nem rendelkezik, vagy ez nem mond ellent a dokumentum felhasználási logikájának. A törvényi szabályozás például konkrét követelményeket ír elő a szigorú bevallási bizonylatokra és azok nyomtatványaira, amelyek csak papír alapúak lehetnek. Nem használható olyan dokumentumnyomtatványok fénymásolata, amelyeken az Orosz Föderáció állami jelvényét vagy az Orosz Föderációt alkotó jogalany emblémáját kell használni (a GOST R 6.30-2003 5.7. pontja szerint), amelyek valójában megtiltja egyes bizonyítványok, anyakönyvi kivonatok stb. elektronikus formában történő tárolását és cseréjét.
Számos olyan dokumentum is létezik, amely elektronikus formába alakítható, de számos ok miatt még nem gyakorolják őket. Például személyi dokumentumok. Először is, egyes ilyen dokumentumok hosszú távú, esetenként állandó tárolási idővel rendelkeznek, és az elektronikus archívumok gyakorlatát még mindig rosszul szabályozza a törvény. Másodszor, az ilyen dokumentumok közvetlenül kapcsolódnak személyes adatokhoz, ami azt jelenti, hogy gondoskodni kell a különleges jogi követelményeknek megfelelő tárolásukról.
- Az EDF-re váltás után ki kell nyomtatnom és papíron kell tárolnom a dokumentumokat?
Valójában ez ellentmond az elektronikus dokumentumkezelés logikájának. Ha egy dokumentumot elektronikus formában KÉSZÜLT, és elektronikus aláírással írják alá, akkor a törvény szerint eredetinek minősül. Nem szükséges papír másolatot tartani róla.
És ha papíron kell benyújtania egy dokumentumot külső szabályozó hatóságoknak vagy a bíróságnak (ha nincs szükséges technikai eszköz az elektronikus aláírás megtekintéséhez), akkor elegendő azt kinyomtatni és a szervezet pecsétjével hitelesíteni. és a meghatalmazott személy „élő” aláírása.
- Mi az a CIPF, és miért van rá szükség? Kell-e vásárolnom valamilyen licencet?
A kriptográfiai információvédelem (CIPF) eszköze nélkül ma már lehetetlen jogilag jelentős dokumentumáramlást lebonyolítani. Ez egy speciális program, amely adattitkosítást biztosít, szükséges az elektronikus aláírás létrehozása és ellenőrzése.
Valójában, mielőtt elkezdené az elektronikus dokumentumcserét, meg kell vásárolnia egy CIPF-licencet.
- Lehet-e vásárolni egy elektronikus aláírási tanúsítványt és mindenki számára használni?
Időről időre találkozunk azzal a gyakorlattal, hogy egy könyvelő vagy titkár írja alá az igazgatói dokumentumokat elektronikus aláírással. Valójában ez sérti az elektronikus aláírás biztonságát és integritását – a privát kulcsát egyáltalán nem ruházhatja át vagy bízhatja meg más személynek. Ha ez a tény kiderül, a Hitelesítés-szolgáltató köteles a tanúsítványt visszavonni.
Az a tény, hogy az elektronikus aláírási tanúsítványt kizárólag a saját nevében vagy jogi személy nevében eljáró magánszemélynek adják ki a Charta vagy a meghatalmazás alapján. Art. alapján 14. szövetségi törvény No. 63 „Az elektronikus aláírásokról”, az aláírásnak olyan információt kell tartalmaznia, amely lehetővé teszi a dokumentumot aláíró konkrét személy azonosítását. És ebben az esetben a kulcstanúsítvány tulajdonosa lesz.
Természetesen vannak olyan helyzetek, amikor nem egy konkrét személy, hanem például egy kormányhivatal által aláírt dokumentumot kap. Ez csak akkor történik meg, ha az aláírás automatikusan megtörténik a polgárok kérelmeit feldolgozó összetett folyamatok részeként. Minden más helyzetben az elektronikus aláírás mindenekelőtt egy adott személy személyes részvételét hangsúlyozza a dokumentum aláírásában.
- Mennyi ideig tárolhatók az aláírt elektronikus dokumentumok? Hiszen az elektronikus aláírási kulcs tanúsítványának korlátozott a lejárati ideje.
Ez egy igazán fontos kérdés. Átlagosan legalább öt évig meg kell őriznünk az elsődleges számviteli bizonylatokat, de az elektronikus aláírási tanúsítvány csak egy évig érvényes. Ezen időszak lejártáig, ha hirtelen dokumentumokra van szükség, igazolnia kell, hogy a tanúsítvány érvényes volt az aláírás időpontjában. Ezért az elektronikus dokumentumkezelők speciális aláírási formátumot használnak - egy továbbfejlesztett elektronikus aláírást. Megerősítheti az elektronikus aláírás létrehozásának pillanatát és a tanúsítvány érvényességét erre az időtartamra.
Valamint az elektronikus aláírással ellátott dokumentum aláírásakor időbélyegzőt és a tanúsítvány érvényességének ellenőrzésének eredményét rögzítik, amely lehetővé teszi, hogy a tanúsítvány lejárta után is igazolja, hogy dokumentuma jogerős.
Így a fejlett elektronikus aláírás használatával nem kell aggódnia az elektronikus archívumban lévő dokumentumainak jogi jelentőségét illetően.
- Miért drágább egy hivatalos dokumentum küldésének költsége, mint a nem formálisé?
A helyzet az, hogy egy formalizált dokumentum (például egy számla) feldolgozásának folyamata sokkal bonyolultabb, mint egy nem formálisé. Ezen túlmenően a jogalkotó bizonyos követelményeket, munkaszabályokat és jóváhagyott formátumokat fogalmaz meg. Mindez megnöveli a dokumentumfolyamat-kezelők erőforrás-költségeit, így az árat is.
- Használhatok-e elektronikus dokumentumokat bizonyítékként a bíróságon?
Igen, persze. Igaz, ez még nem elterjedt gyakorlat. (3) bekezdése szerint azonban Az Orosz Föderáció választottbírósági eljárási kódexének (APC RF) 75. cikke szerint az internetes információs és távközlési hálózaton keresztül kapott és elektronikus aláírással aláírt dokumentumokat írásos bizonyítékként fogadják el. Ha a bíróságnak nincs lehetősége elektronikus dokumentumokat bizonyítékként felhasználni, akkor elegendő papíralapú másolatokat készíteni, azokat a szervezet pecsétjével és a vezető aláírásával igazolni.
Szintén az Orosz Föderáció Legfelsőbb Választottbíróságának hivatalos honlapján, az űrlap kitöltése után elektronikus aláírás nélkül is elküldheti a dokumentumokat a választottbíróságoknak.
- Igaz, hogy amikor a csereszolgáltatással dolgozik, a Szövetségi Adószolgálat megtekinti az összes dokumentumunkat, amelyet a partnerekkel cserélünk?
Nem, ez nem igaz. Az elektronikus dokumentumkezelők a csereadatokat nem adják ki senkinek, és nem nyújtanak be dokumentumokat a kormányhivataloknak, kivéve, ha erről bírósági határozat vagy más végzés (végzés) születik. Az egyetlen dolog, amiről az üzemeltető értesíti a Szövetségi Adószolgálatot, az a tény, hogy a szervezet elektronikus számlákkal csatlakozott az elektronikus dokumentumkezeléshez (az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának 2011. április 25-i N 50n rendelete szerint). Biztos lehet benne, hogy dokumentumait biztonságosan tárolják az üzemeltető adatközpontjában, és csak Ön férhet hozzájuk.
Természetesen ezek jelenleg nem minden kérdés, de bízunk benne, hogy idővel egyre kevesebb ilyen kérdés lesz: a gyakorlati tapasztalatok és a konkrét előzmények több megértést teremtenek ezen a területen. Nehéz valami újra lépni, amikor ez a történet még csak most kezdődik. Abban is érdemes reménykedni, hogy idővel az állam a legkényelmesebb és legátláthatóbb feltételeket teremti meg nemcsak az EDI résztvevői, hanem a tőzsdeüzemeltetők számára is.
Eredeti cikk az Audit portálon
