Πώς καταρτίζεται η επίσημη επιστολή. Πώς να γράψετε ένα επίσημο δείγμα γράμματος
Σε κάθε εφαρμογή, οι επιστολές αποτελούν το μεγαλύτερο μέρος της εισερχόμενης και εξερχόμενης τεκμηρίωσης. Υπάρχουν πολλοί τύποι αυτών των εγγράφων και για καθένα από αυτά παρέχονται ορισμένοι κανόνες για το σχεδιασμό. Δεδομένου ότι οι επιστολές είναι το πιο τεκμηριωμένο είδος τεκμηρίωσης διαχείρισης, είναι εξαιρετικά σημαντικό να γνωρίζουμε πώς να τα συντάξουμε με ικανοποίηση.
Από αυτό το άρθρο θα μάθετε:
Σωστή εγγραφή επιστολών - Η επιτυχία ολόκληρης της εταιρείας
Επιχειρήσεις (ή επίσημες) γράμματα είναι εκείνοι που χρησιμεύουν στην επικοινωνία μιας εταιρείας με εξωτερικές δομές. Επιπλέον, ακόμη και μετά την επίτευξη ορισμένης προφορικής συμφωνίας μεταξύ του αρχηγού της οργάνωσης και του επιχειρηματικού εταίρου ή του πελάτη, οι κανόνες της εθιμοτυπίας προβλέπουν την επιβεβαίωση της παρούσας συμφωνίας. Αυτό, με τη σειρά του, μπορεί ήδη να θεωρηθεί εγγύηση.
Τύποι επιχειρηματικών επιστολών
1. Πληροφορίες - δημιουργούνται για να μεταφέρουν ορισμένες πληροφορίες.
Σύμφωνα με τις λειτουργίες που εκτελούνται
1. Πρωτοβουλία - χωρισμένη στην απαίτηση απόκρισης και εκείνων που ανταποκρίνονται δεν απαιτούν. Παραδείγματα: Αίτηση, ανάγνωση, ειδοποίηση, υπενθύμιση ,.
2. Απαντήσεις γραμμάτων.
Στο σημάδι του παραλήπτη
1. Συνήθης - Κατά κανόνα, κατευθύνεται μόνο σε έναν παραλήπτη.
2. Εγκύκλιος - Εκείνοι που η διεύθυνση κατευθύνει πολλούς παραλήπτες.
Με τη μορφή αναχώρησης
Δομή επιστολής υπηρεσίας
Το κείμενο της επιχειρηματικής επιστολής που συντάσσεται από την αρμόδια Προσφυγές, εισαγωγικά και κύρια μέρη και φυλάκιση.
Εφεση.
Αυτό είναι το πιο σημαντικό μέρος για τους σκοπούς της επικοινωνίας. Επομένως, χάρη στην σωστή επιλεγμένη μορφή κυκλοφορίας, δεν μπορείτε να προσελκύσετε μόνο την προσοχή του παραλήπτη, αλλά και να ορίσετε έναν κοινό τόνο περαιτέρω επικοινωνίας. Εάν η επιστολή δεν απευθύνεται σε ένα συγκεκριμένο άτομο, η προσφυγή μπορεί να παραλειφθεί, σε άλλες περιπτώσεις, είναι συνηθισμένο να χρησιμοποιείτε τυποποιημένους τύπους γλωσσών - για παράδειγμα, "Αγαπητέ Σεργκέι Ιβάνοβιτς", κύριε Πρόεδρε της κυβέρνησης! ". Η προσφυγή γράφεται στη μέση της γραμμής.
Το εισαγωγικό μέρος.
Στην αρχή της επιστολής, πρέπει να καθορίσετε τους λόγους και τους λόγους για την κατάρτιση, συχνά πρέπει να επιβεβαιώσετε τις πληροφορίες με αναφορές σε έγγραφα και γεγονότα σε τρίτους και γεγονότα. Εάν υπάρχει ανάγκη να καθορίσετε συνδέσμους, είναι απαραίτητο να το κάνετε αυτό στην ακόλουθη ακολουθία: το όνομα της πράξης, συγγραφέα, ημερομηνία, αριθμός εγγραφής, κεφαλίδα.
Κύριο μέρος.
Στο κύριο μέρος υποδεικνύει τον κύριο σκοπό της επιστολής. Το μέρος αυτό περιγράφει λεπτομερώς τα απαραίτητα γεγονότα, οδηγούν αποδεικτικά στοιχεία ή αναλύουν την κατάσταση.
Συμπέρασμα.
Συμπερασματικά, είναι συνηθισμένο να συνάφεις συμπεράσματα υπό τη μορφή αιτήσεων, προτάσεων, αποτυχιών ή απόψεων. Πιστεύεται ότι η επιστολή υπηρεσίας μπορεί να περιέχει μόνο ένα τελευταίο μέρος. Κατά κανόνα, τελειώστε με τυποποιημένες εκφράσεις - για παράδειγμα, "ελπίζω για περαιτέρω συνεργασία", με Τις καλύτερες ευχές μου" Ο τύπος της ευγένειας τοποθετείται πριν από την απαιτούμενη "υπογραφή" και από το γραφείο χωρίζεται.
Κατά την εκτέλεση του συγγραφέα Είναι σημαντικό να ληφθούν υπόψη τέτοιες πτυχές όπως:
- ο βαθμός γνωριμίας και η φύση της σχέσης με τον παραλήπτη ·
- τη δημόσια θέση του παραλήπτη και τον λόγο της με τη θέση του συγγραφέα ·
- Η κατάσταση στην οποία συμβαίνει η επικοινωνία είναι η επίσημη ή η ανεπίσημη του.
- Εθιμοτυπία και πρότυπα που υιοθετήθηκαν σε μια συγκεκριμένη εταιρεία.
Διακόσμηση επιστολών, δείγμα:
Εγγραφή γραμμάτων σύμφωνα με το GOST
Τα γράμματα υπηρεσίας πρέπει να είναι διακοσμημένα σε ειδικές μορφές A4 ή A5 ανάλογα με το μέγεθος του κειμένου. Επιτρέπεται να μην χρησιμοποιεί έντυπα μόνο στην περίπτωση που οι συγγραφείς είναι ταυτόχρονα αρκετές εταιρείες.
Απαιτήσεις για επιστολές επιστολών, καθώς και η σύνθεση των λεπτομερειών και οι κανόνες καταχώρισης περιλαμβάνονται GOST R 6.30-2003 "Ενιαία συστήματα τεκμηρίωσης. Ενοποιημένο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για γραφειοκρατία. "
Γενικά, η Εταιρεία έχει το δικαίωμα να αναπτύσσει ανεξάρτητα τις επιστολές επιστολών, δεδομένου ότι ο καθορισμένος GOST είναι ένας συνιστώμενος χαρακτήρας, ωστόσο, η εκτέλεση των διατάξεων της μιλά για μια μεγάλη κουλτούρα εργασίας με έγγραφα στον οργανισμό. Για ορισμένους οργανισμούς, ο Gost R 6.30-2003 είναι υποχρεωτικός: για παράδειγμα, τα ομοσπονδιακά εκτελεστικά όργανα πρέπει πάντα να ζητούνται ένα δεδομένο πρότυπο.
01 - Εθνικό έμβλημα Ρωσική Ομοσπονδία.
02 - οικόσημο του αντικειμένου της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
03 - Οργανισμός ή εμπορικό σήμα εμβλήματος (σήμα υπηρεσίας).
04 - Κώδικας Οργανισμού;
05 - τον κύριο αριθμό καταχώρισης του κράτους (OGRN) νομικής οντότητας ·
06 - Αριθμός αναγνώρισης φορολογουμένων / Κώδικας του λόγου εγγραφής (Inn / Cat).
07 - Κωδικός φόρμας;
08 - Ονομα εταιρείας;
09 - δεδομένα αναφοράς σχετικά με τον οργανισμό ·
10 - Όνομα του τύπου του εγγράφου.
11 - ημερομηνία;
12 - Αριθμός Μητρώου;
14 - τόπος συλλογής ή δημοσίευσης ·
15 - Αποδέκτες;
16 - μια οριακή αξίωση ·
17 - ανάλυση;
18 - τίτλος στο κείμενο ·
19 - σημάδι στον έλεγχο.
20 - κείμενο του εγγράφου ·
21 - Σημειώστε σχετικά με τη διαθεσιμότητα της εφαρμογής.
22 - υπογραφή;
23 - συντονισμός θλίψης ·
24 - θεωρήσεις έγκρισης ·
25 - Εκτύπωση εκτύπωσης;
26 - Σημειώστε την πιστοποίηση του αντιγράφου.
27 - το σήμα του καλλιτέχνη.
28 - σήμα για την εκτέλεση του εγγράφου και την κατεύθυνση της στην περίπτωση ·
29 - Σημειώστε την άφιξη του εγγράφου στον οργανισμό.
30 - ηλεκτρονικό αναγνωριστικό αντιγραφής.
Εγγραφή γραμμάτων σύμφωνα με το GOST, Δείγμα:
Εγγραφή γραμμάτων με αίτηση, δείγμα:
Κανονισμοί αλληλογραφίας επιχειρήσεων
Η επιχειρηματική αλληλογραφία περιλαμβάνει τη χρήση στυλ επικοινωνίας επίσημης επιχείρησης. Η ιδιαιτερότητά του είναι ότι οι συμμετέχοντες είναι συνήθως νομικά πρόσωπαΑυτό θα πρέπει να τηρεί τους αρκετά αυστηρούς κανόνες επικοινωνίας που εγκρίθηκαν στον οργανισμό (ή σε διάφορους οργανισμούς).
Υπάρχουν πολλές απαιτήσεις που παρουσιάζονται Αυτό το είδος Επικοινωνία.
Τυποποίηση της παρουσίασης. Σήμερα υπάρχουν πολλοί όροι, ειδικές επαναστάσεις και τύποι χαρακτηριστικών της επιχειρηματικής αλληλογραφίας. Η εφαρμογή τους επιτρέπει τη σημαντική μείωση του χρόνου προετοιμασίας και Τελειωμένες δομές να μην ξοδεύετε χρόνο ψάχνοντας για κατάλληλο για Ειδική κατάσταση Οροι. Η τυποποίηση διευκολύνει σημαντικά την αντίληψη οποιωνδήποτε κειμένων και βελτιστοποιεί ολόκληρη τη διαδικασία διαχείρισης εγγράφων.
Ουδέτερο τόνο. Περιορισμός και σοβαρότητα κατά την πραγματοποίηση επιστολών - ο κανόνας της επίσημης επικοινωνίας. Ο ουδέτερος τόνος περιλαμβάνει σχεδόν πλήρη απουσία ρητοπληρωμής ή συναισθηματικά ζωγραφισμένων λέξεων. Οι λεπτομέρειες είναι καθαρά υπάλληλοι στη φύση, γι 'αυτό είναι απαραίτητο να αποκλείσουμε από το κείμενο, για παράδειγμα, λέξεις με μειωμένα επιθήματα ή παρεμβολές. Το συναισθηματικό υποκείμενο μπορεί να υπάρχει, αλλά αξίζει να το κρύψει για έναν ουδέτερο τόνο της παρουσίασης.
Ακρίβεια και ορισμός της διατύπωσης. Ο παραλήπτης πρέπει σίγουρα να κατανοεί και να ερμηνεύει την έννοια του υλικού που απευθύνεται σε αυτό. Η ακρίβεια του κειμένου, κατά κανόνα, εξαρτάται άμεσα από τη σωστά χτισμένη σύνθετη δομή, την έλλειψη λογικών σφαλμάτων. Μια επιστολή υπηρεσίας πρέπει να σκεφτεί σαφώς.
Λασπονικότης. Χάρη στην απαίτηση αυτή, ο συγγραφέας θα μπορεί να μειώσει σημαντικά το ποσό ολόκληρου του εγγράφου. Η συνοπτικότητα της παρουσίασης είναι, πάνω απ 'όλα, η εξάλειψη της απολύμανσης της ομιλίας, η οικονομική χρήση Σημαίνει γλώσσα, έλλειψη περιττών επαναλήψεων και πρόσθετων πληροφοριών.
Τη χρήση γλωσσικών τύπων. Τα πρότυπα που χρησιμοποιούνται ευρέως στην αλληλογραφία των επιχειρήσεων αποτελούν αναπόσπαστο μέρος. Έτσι, οι τύποι χρησιμοποιούνται συχνά για την ενθάρρυνση της δράσης: «Σας ζητάμε να εξετάσουμε ...», "στην επιβεβαίωση της συμφωνίας μας ...". Συχνά, οι τύποι γλωσσών είναι νόμιμα σημαντικά στοιχεία του κειμένου, χωρίς το οποίο δεν θα έχει την απαραίτητη δύναμη. Για παράδειγμα: "Εγγυόμαστε την επιστροφή κεφαλαίων στο ποσό ...", "ο έλεγχος κατά την εργασία έχει εκχωρηθεί σε ...".
Χρήση όρων, λεξικών και γραφικών συντομογραφιών.Χάρη στη χρήση των όρων στην αλληλογραφία, ο συγγραφέας μπορεί να επιτύχει μια ξεκάθαρη κατανόηση του κειμένου, το οποίο αποτελεί εξαιρετικά σημαντικό χαρακτηριστικό της επιχειρηματικής επικοινωνίας. Η ορολογία που μπορεί και πρέπει να χρησιμοποιείται στον τομέα της υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισης, ρυθμίζεται από την GOST R 51141-98 "Τελωνειακή παραγωγή και αρχειακή υπόθεση. Οροι και ορισμοί"
Την κυριαρχία των συνηθισμένων κοινών προσφορών. Η επίσημη ανακοίνωση, κατά κανόνα, βασίζεται στη χρήση απλών κοινών προτάσεων μονής πτέρυγας ή δύο μέρους, οι οποίες απλοποιούν σημαντικά τη διαδικασία αντίληψης του κειμένου.
Σημείωμα για να σχεδιάσετε μια επιχειρηματική επιστολή
|
Χαρτί |
Πρέπει να εκτυπωθεί σε χαρτί άσπρο χρώμα ή άλλους φώτους. Μορφή φύλλου - Α4 (210 x 297 mm) ή Α5 (148 x 210 mm). |
|
Πεδίο |
Το φύλλο πρέπει να έχει πεδία τουλάχιστον: 20 mm - αριστερά; 10 mm - δεξιά; 20 mm - κορυφή; 20 mm - Κάτω. |
|
ημερομηνία |
Η ημερομηνία της επιστολής θεωρείται η ημερομηνία υπογραφής της. Σχεδιάστηκε από αραβικά στοιχεία, παρατηρώντας την ακολουθία: ημέρα, μήνα, έτος. Για παράδειγμα, "10.02.2017". Επέτρεψε επίσης μια λεκτική-ψηφιακή μέθοδο σχεδιασμού ημερομηνίας. Για παράδειγμα, "10 Φεβρουαρίου 2017" |
|
Εξερχόμενος αριθμός |
Ο εξερχόμενος αριθμός αποτελείται από έναν αριθμό ακολουθίας που μπορεί να συμπληρωθεί με ένα δείκτη. Ο αριθμός εγγράφου που συντάχθηκε μαζί με δύο και περισσότερα τμήματα αποτελείται από τους αριθμούς καταχώρισης της επιστολής καθενός από τα τμήματα αυτά που τοποθετούνται μέσω λοξού χαρακτηριστικού. |
|
Προορισμός |
Ο παραλήπτης μπορεί να είναι τόσο η εταιρεία όσο και οι δομικές της μονάδες ή οι μεμονωμένοι υπάλληλοι. Είναι σημαντικό να θυμόμαστε ότι στην τελευταία περίπτωση τα αρχικά αναφέρονται πάντοτε πριν από το επώνυμο. Το όνομα του παραλήπτη αναφέρεται πάντα στην υπόθεση της ονομασίας. Σύμφωνα με τους κανόνες, δεν πρέπει να απευθύνεται σε περισσότερους από τέσσερις παραλήπτες. Επίσης, αυτές οι λεπτομέρειες ενδέχεται να περιλαμβάνουν μια διεύθυνση αλληλογραφίας και πρώτα το όνομα του οργανισμού υποδεικνύεται και στη συνέχεια η ταχυδρομική διεύθυνση. |
|
Κείμενο της επιστολής |
Το ίδιο το κείμενο μπορεί να διακοσμηθεί με τη μορφή πίνακα, κειμένου ή ένωσης αρκετών δομών. Κατά την τοποθέτηση πινάκων, είναι σημαντικό να καλέσετε γραφήματα και χορδές με noucent στην θήκη της ονομασίας. Εάν ο πίνακας συνεχίζεται στην επόμενη σελίδα, τα γραφήματα και οι σειρές αριθμούνται και σε αυτό. Το κείμενο θα πρέπει να αποτελείται από δύο μέρη: αιτία / στόχους / λόγους για τη σύνταξη της επιστολής και των συμπερασμάτων / προτάσεων / συστάσεων. Επίσης, το κείμενο μπορεί να περιέχει μόνο ένα τελικό μέρος - για παράδειγμα, ένα αίτημα χωρίς εξήγηση. Εάν η επιστολή αναφέρεται σε πράξεις άλλων οργανισμών, τα στοιχεία τους υποδεικνύονται: Όνομα εγγράφου, όνομα οργανισμού, ημερομηνία, αριθμός εγγραφής και κλάση. |
|
εφαρμογή |
Μια επιχειρηματική επιστολή με την εφαρμογή καταρτίζεται έτσι: Προσάρτημα: 2 λίτρα. σε 2 αντίγραφα. Εάν η εφαρμογή δεν ορίζεται στο κείμενο, τότε είναι απαραίτητο να καθορίσετε το όνομα, τον αριθμό των φύλλων και τις περιπτώσεις. Για παράδειγμα: Προσάρτημα: Σύμβαση πώλησης για 3 λίτρα. σε 2 αντίγραφα. Εάν ένα έγγραφο επισυνάπτεται με την εφαρμογή, τότε το σήμα καταρτίζεται ως εξής: Προσάρτημα: Επιστολή FSS με ημερομηνία 12.10.2017 N 03-2 / 923 και αίτηση σε αυτό, μόνο 7 λίτρα. |
|
Υπογραφή |
Η υπογραφή συνεπάγεται ένδειξη της θέσης ενός υπαλλήλου που υπέγραψε την επιστολή και αποκρυπτογραφεί αυτή την υπογραφή. Εάν υπογράψετε αρκετούς υπαλλήλους, οι υπογραφές βρίσκονται στην ακολουθία που αντιστοιχεί στη θέση της θέσης. Εάν οι θέσεις είναι ίσες, οι υπογραφές πρέπει να τοποθετούνται σε ένα επίπεδο. |
|
Τυπώνω |
Η εκτύπωση εξασφαλίζει την αυθεντικότητα των υπαλλήλων των υπαλλήλων σχετικά με τα έγγραφα που σχετίζονται με τους οικονομικούς πόρους ή σε άλλα έγγραφα που προβλέπουν την πιστοποίηση της γνήσιας υπογραφής. |
|
Εκτελεστής διαθήκης |
Εάν είναι απαραίτητο, τα αρχικά και το επώνυμο του καλλιτέχνη και ο αριθμός του αριθμού τηλεφώνου του υποδεικνύονται. Συνήθως, το σήμα τοποθετείται στο μπροστινό μέρος ή στην πλάτη Τελευταίο φύλλο στην κάτω αριστερή γωνία. |
Σήμερα, οι επίσημες επιστολές καταρτίζονται σε οποιαδήποτε εταιρεία πλήρως σε διάφορα θέματα που σχετίζονται με τις δραστηριότητες τόσο των ατόμων όσο και των ολόκληρων διαιρέσεων. Το θέμα των γραμμάτων μπορεί να είναι ένα αίτημα, ειδοποίηση, συμφωνία, καταγγελία, ανάδραση, αλλαγή κ.λπ. Ταυτόχρονα, οι κανόνες καλών χρωμάτων δείχνουν ότι οποιοδήποτε έγγραφο θα εκδοθεί σύμφωνα με όλες τις παραπάνω απαιτήσεις. Λόγω αυτού, η επιστολή (σε οποιαδήποτε μορφή δεν έχει σταλεί) θα είναι Αποτελεσματικό εργαλείο Στο έργο κάθε υπαλλήλου και της διαχείρισης της εταιρείας στο σύνολό της.
Ελεγξε τον εαυτό σου
1. Ποια επιστολή ονομάζεται κυκλική;
- Επιστολή που αποστέλλεται από έναν παραλήπτη σε πολλές διευθύνσεις
- Επιστολή που αποστέλλεται από έναν παραλήπτη ενός παραλήπτη
- Μια επιστολή που δεν αποστέλλεται για διάφορους λόγους
2. Πώς προτείνεται σωστά η αίτηση επιχειρηματικής επιστολής;
- Προσάρτημα: 2 λίτρα. σε 2 αντίγραφα.
- Προσάρτημα σε 2 αντίγραφα σε 2 φύλλα
- Δύο φύλλα εφαρμογών σε δύο αντίγραφα
3. Πόσα στάδια προετοιμασίας και κατάρτισης επιχειρηματικών επιστολών;
4. Ποια είναι η απαίτηση του ουδέτερου τόνου στην επιχειρηματική αλληλογραφία;
- Χρήση όρων, λεξικών και γραφικών συντομογραφιών
- Σχεδόν πλήρης απουσία σε ένα γράμμα εκφραστικά ή συναισθηματικά ζωγραφισμένα λόγια
- Ευρεία χρήση προτύπων
5. Ποια μέρη είναι η επιχειρηματική επιστολή;
- Προσφυγή, εισαγωγικό και κύριο μέρος, συμπέρασμα
- Κύριο μέρος, συμπέρασμα
- Προσφυγή, συμπέρασμα
Σήμερα, απλά πρέπει να είστε σε θέση να γράψετε σωστά μια επιστολή, ανεξάρτητα από το ποιος απευθύνεται στο μήνυμά σας (ένας πιθανός εργοδότης, ένας αλαζονικός υπάλληλος ή ένας στενός φίλος) και ένας τρόπος να στείλετε αλληλογραφία (με το συνηθισμένο ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, μπορεί να είναι φαξ ).
Οι επιλογές με παραδείγματα γραμμάτων μπορούν να προβληθούν στην ενότητα "" σε αυτόν τον ιστότοπο. Τώρα ας μιλήσουμε για μερικούς από τους κανόνες γραφής και διακόσμησης. Τα γράμματα χωρίζονται σε τρεις γενικές κατηγορίες:
- προσωπικά - τα αγαπημένα τους πρόσωπα, τα μέλη της οικογένειάς τους, οι φίλοι είναι κοντά και όχι πολύ (χρησιμοποιήστε άτυπο στυλ),
- Ημι-επίσημη - αλληλογραφία με διάφορους οργανισμούς σε θέματα που σχετίζονται με εσάς προσωπικά (για παράδειγμα, με την τράπεζα σχετικά με την κατάσταση του λογαριασμού σας, με το σώμα της κοινωνικής προστασίας σχετικά με τα καθιερωμένα οφέλη, με ένα δίκτυο συναλλαγών σχετικά με την παραλαβή εμπορευμάτων κ.λπ.) ,
- Επιχειρηματικές (επίσημες) επιστολές - χρειάζονται επίσημα επιχειρηματικό στυλ παρουσίασης και παρουσιάζονται με αυστηρές απαιτήσεις για την εγγραφή.
Πώς να γράψετε μια προσωπική επιστολή
Προσωπικά γράμματα Είναι ωραίο να γράψετε κυρίως, επειδή επικοινωνείτε με συγγενείς και στενούς ανθρώπους. Πρώτα πρέπει να πείτε γεια, μόνο η λέξη "Γεια σας!".
Σε περίπτωση που μείνετε με την απάντηση, θα ζητήσει ευγενικά συγγνώμη και αναφέρετε σχετικά με τους λόγους. Εάν είστε ήδη σε μια κατάσταση αλληλογραφίας με τον παραλήπτη και σας ζητήσατε ερωτήσεις, τότε ήρθε η ώρα να απαντήσετε τώρα. Στη συνέχεια, μετά την εισαγωγική φράση "είμαι καλά" μπορείτε να μετακινηθείτε στην παρουσίαση των γεγονότων, να γράψετε για το τι σας ενδιαφέρει κάνεις.
Δεδομένου ότι το στυλ επικοινωνίας είναι άτυπη, τα αστεία είναι κατάλληλα, κουτσομπολιά (η δική σας αξιολόγηση των γεγονότων ή μια περιγραφή των απόψεων των άλλων) και η επανάληψη του άρθρου από το περιοδικό μόδας. Με μια λέξη, χρησιμοποιήστε όλα όσα θα είναι ενδιαφέρουσα η επιστολή σας. Ένα προσωπικό γράμμα emoticons θα είναι καλό, ερωτήσεις όπως "καλά, πώς;", "αληθινό, εξαιρετικό;".
Προσπαθήστε να είστε ειλικρινείς. Ρωτήστε, πώς να πάτε στον προορισμό σας, κάντε ερωτήσεις για να συνεχίσετε την αλληλογραφία. Στο τέλος, εκφράστε τα συναισθήματά σας, για παράδειγμα, "αγάπη", "Θα ήθελα να συναντήσω", ανυπομονώ για μια απάντηση, κλπ. Ανυπομονώ να. Βεβαιωθείτε ότι έχετε τοποθετήσει την υπογραφή σας (μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που συχνά περνάτε), και τελικά, ο παραλήπτης μπορεί να μην μαντέψει από τον οποίο η επιστολή (σε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι πάντα σαφής). Να διαβάσετε ξανά το γράμμα και αν χρειαστεί να διορθώσετε σφάλματα. Οι άνθρωποι είναι συνήθως ενοχλητικοί και δείχνουν έλλειψη σεβασμού.
Πώς να γράψετε μια ημι-επίσημη επιστολή
Ημι-επίσημες επιστολές Πρέπει να είμαστε εν συντομία και να δηλώσουμε σαφώς την ουσία της ερώτησης. Είναι ευπρόσδεκτη απλή και λογοτεχνία. Στην κακή διάταξη του Πνεύματος Έχετε ένα καλό γράμμα Μην συνθέτουν. Και είναι καλύτερο να αποκλείσουμε όλα τα είδη λυρικών αποκλίσεων από το θέμα και την εκδήλωση των συναισθημάτων και να επικεντρωθεί στη βάση των αποδεικτικών στοιχείων (ιδιαίτερα σημαντική για καταγγελίες).
Γράψτε μια επιστολή σας συμβουλεύω να χρησιμοποιήσετε έναν υπολογιστή και, στη συνέχεια, εκτυπώστε σε ένα συνηθισμένο λευκό φύλλο A4 και βάλτε μια υπογραφή με μια λαβή. Επιτρέπεται να συντάσσει γράμματα σε χειρόγραφη μορφή. Σε αυτή την περίπτωση, γράψτε τακτοποίηση και τακτοποιημένα, ειδικά το επώνυμο.
Μόλις πάρει, είναι εύκολο να το διαβάσετε. Τώρα σε σοβαρές οργανώσεις, τα έγγραφα συχνά καταγράφονται σε ηλεκτρονική μορφή. Το επώνυμό σας (μπορεί να είναι όμορφη, αλλά περίπλοκη) απλά γνωστή μόνο σε σας. Εάν κατά τη διάρκεια της εγγραφής της επιστολής σας για να αντικαταστήσετε τουλάχιστον ένα γράμμα στο επώνυμο, τότε η ηλεκτρονική αναζήτηση σε μια τεράστια βάση δεδομένων φαίνεται να μην βρίσκεται η έκκλησή σας. Και θα είστε προβληματικοί να γνωρίζετε αν είναι καταχωρημένο καθόλου, αν και μετά την απάντηση μπορεί να έρθει η απάντηση.
Ο παραλήπτης λαμβάνεται πάντα να υποδείξει στην επάνω δεξιά γωνία της επιστολής. Θα δώσω κάποιες επιλογές για να σας βοηθήσουμε, επιτρέπονται όλοι. Όλα εξαρτώνται από τις προτιμήσεις σας και αν γνωρίζετε το όνομα της δομικής μονάδας ή των υπαλλήλων του προορισμού:
Ομοσπονδιακή Υπηρεσία
από την εργασία και την απασχόληση
Επικεφαλής της Ομοσπονδιακής Υπηρεσίας
Τέτοιες ή παράξενες
Και περίπου. Επώνυμο
διαφορετικά
Διοίκηση Volgograd
Το τμήμα είναι κάτι τέτοιο - το όνομά του
Αρχισυντάκτης
Εκδοτικός οίκος "Pshics"
Ε.Π. Kagailovsky
LLC "Persologh"
Αρχιλογιστής
ΟΛΑ ΣΥΜΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΟΝΤΑΙ. Karchinskaya
Κάθε φυσικό πρόσωπο
Tugric S.M.
ul. Lusny, d. 207, τετράγωνο. 1375,
Voronezh, 400001
Κάτω από τον παραλήπτη γράψτε το επώνυμο, το όνομα, το PatronyMic, πλήρης διεύθυνση για να κατευθύνετε την απάντηση μέσω κανονικού ταχυδρομείου, είναι καλύτερο να παρέχετε ένα τηλέφωνο.
Εάν ήδη εφαρμόζετε ξανά κάπου, τότε πρέπει να καθορίσετε Σύνδεση με τον αριθμό και την ημερομηνία της ληφθείσας επιστολής (ίσως μερικοί). Αυτό διευκολύνει σημαντικά την επεξεργασία αλληλογραφίας και σίγουρα θα λάβετε απάντηση στην προηγούμενη αλληλογραφία σχετικά με το υπό εξέταση ερώτημα. Γράφοντας "στον αριθμό (αριθμοί) των 08/31/2014". Αυτός ο σύνδεσμος βρίσκεται στα αριστερά πάνω από το κείμενο, μπορεί να προβληθεί στην εικόνα με το σχέδιο στοιχείων της επιστολής.
Αν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου στο οποίο απευθύνεστε, μπορείτε να ξεκινήσετε το κείμενο "Αγαπητέ ...!", Τότε το ακολουθεί "με σεβασμό".
Εάν υπάρχουν επιβεβαιωτικά έγγραφα, τότε κάτω από το κείμενο πρέπει να σημειωθεί αυτό το γεγονός. Στη συνέχεια, στο μέλλον μπορείτε εύκολα να αποδείξετε ότι εσύ έστειλε μαζί με το γράμμα. Τι ακριβώς αποστέλλονται ακριβώς έγγραφα (ή αντίγραφα) για να καθορίσουν στο κείμενο ή απευθείας Παρουσία εφαρμογών. Βρίσκεται κάτω από το κύριο κείμενο, για παράδειγμα:
Προσάρτημα: 2 λίτρα. Σε 1 αντίγραφο
Προσάρτημα: Αντίγραφα των αποδείξεων πληρωμών ... 2 λίτρα. Σε 1 αντίγραφο
Θα πρέπει να σας θυμάται πάντα πρέπει να επισημάνουν στην έκκλησή τους:
- Επώνυμο, όνομα, πατρονυμία,
- Τη διεύθυνσή σας στον προορισμό
- Αριθμός και προσωπική υπογραφή.
Διαφορετικά, η επιστολή σας μπορεί να θεωρήσει ανώνυμη. Τέτοιες επιστολές δεν υπόκεινται σε εξέταση, πράγμα που σημαίνει ότι δεν θα λάβετε μια απάντηση στην έκκλησή σας. Οι αρχές υποχρεούνται να δώσουν απάντηση εντός περιόδου όχι περισσότερο από ένα μήνα από την ημερομηνία εγγραφής της επιστολής σας.
Η επιστολή πρέπει να γραφτεί εις διπλούν. Μπορείτε να σας ζητήσετε να επικοινωνήσετε μαζί σας προσωπικά. Σε αυτή την περίπτωση, στη δουλειά του γραφείου (γραμματέα, γραφείο ή κοινόχρηστο τμήμα), φροντίστε να τοποθετήσετε ένα σημάδι κατά την παραλαβή της επιστολής με την ημερομηνία. Είναι καλύτερα να τοποθετήσετε αμέσως τον αριθμό εγγραφής, αλλά σε μεγάλους οργανισμούς δεν μπορούν να καταχωρίσουν τα γράμματα αμέσως λόγω του μεγάλου αριθμού τους. Επομένως, αρκετό κατά τη στιγμή της υποβολής της εφαρμογής, προκειμένου το αντίγραφο της επιστολής να φέρει μια σφραγίδα με το όνομα του οργανισμού και την ημερομηνία. Αυτό είναι πολύ σημαντικό αν είναι απαραίτητο να αντέχει την προθεσμία ή στη συνέχεια να επιβεβαιώσει το όνομα της ίδιας της προσφυγής.
Αλλά δεν είναι απαραίτητο να πάμε κάπου προσωπικά. Ίσως θα είστε ευκολότερο να πάτε στον πλησιέστερο κλάδο της επικοινωνίας. Σε αυτή την περίπτωση, στείλτε Με συστημένη επιστολή Με ειδοποίηση. Το αποτέλεσμα θα είναι το ίδιο. Μετά από λίγο μπορείτε να καλέσετε την οργάνωση και να μάθετε τη μοίρα της επιστολής σας. Και δεν μπορείτε να καλέσετε οπουδήποτε, περιμένετε απλά μια απάντηση.
Εάν, στο τέλος, λάβατε έναν τάφο αντί για μια κατανοητή απάντηση, ανατρέξτε στο. Στις αρχές, για παράδειγμα, το γεγονός της επανέκρισης στο ίδιο θέμα παρακολουθείται. Ή γράψτε μια επιστολή με τη μορφή καταγγελίας, μπορείτε να το στείλετε στην ανώτερη οργάνωση. Τέτοιες προσφυγές ανήκουν επίσης μεγάλη προσοχή.
Όπως και - αυτό είναι ένα από τα περισσότερα Σημαντικά θέματα Ανάπτυξη και αξίζει να αφιερωθεί σε ένα ξεχωριστό άρθρο.
Ρουζίνη
*** Εάν χρησιμοποιείτε για ψώνια στο Διαδίκτυο (αγοράζετε ρούχα, αριθμούς τηλεφώνου, υπηρεσίες, βιβλίο ξενοδοχείων, κλπ.), Στη συνέχεια, μπορείτε να επιστρέψετε μερικά από τα χρήματά σας, για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας αυτήν την υπηρεσία. Μου κάνει.
Σας ευχαριστούμε που προσθέσατε αυτό το άρθρο στο:
Ένα άλλο ενδιαφέρον για το θέμα:
Για να καταγράψετε 8 σχόλια
Αυτά τα ερωτήματα σχετικά με το πώς και ποια μέσα μπορούν να δημιουργηθούν και να σταλούν για να προκύψουν καταρχήν δεν πρέπει να. Ωστόσο, ο καθένας δεν είναι έτοιμος να αρχίσει αμέσως να εκπληρώσει αυτό το καθήκον αν πρόκειται για επίσημες επιστολές, ειδικά όταν ο συγγραφέας της επιστολής αναμένει να λάβει μια απάντηση. Θα το ανοίξω μικρό μυστικό Η επιχειρηματική αλληλογραφία από ό, τι πιο αυστηρότερη στη φύση και το στυλ είναι μια επιστολή, τόσο μεγαλύτερη είναι οι πιθανότητες απόκρισης από τον παραλήπτη. Σε αυτό το μάθημα, θα δώσω διάφορα δείγματα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα βοηθήσουν τους χρήστες να αποφασίσουν για το δικό τους στυλ και να συγκεντρώσουν περαιτέρω τις προσφυγές με τον πιο ικανό τρόπο.
Για να ξεκινήσετε, πρέπει να αποφασίσετε τι θα δημιουργήσουμε το γράμμα που δημιουργούμε. Εγώ διαζευγμένος όλες τις εξερχόμενες επιστολές για τρεις κύριους τύπους:
- Επιχειρηματική προσφορά
- Ζήτηση επιχειρήσεων
- Φιλική έκκληση
Συνεπώς, και για τους τρεις τύπους, έχω τα κενά πρότυπα, τόσο με τη μορφή απλών αρχείων κειμένου όσο και τη μορφή προτύπων που προκαλούνται από ορισμένα ταχυδρομικά προγράμματα. Ας πάμε για κάθε έναν από αυτούς.
Επιχειρηματική προσφορά
Γεια σας (καλό απόγευμα), [το όνομα του προσώπου που απευθύνεται συμβαίνει]!
Το όνομα αναφέρεται κατά προτίμηση σε οποιαδήποτε επιστολή κατά την επικοινωνία, επειδή η προσωπική έκκληση θέτει ένα άτομο με φιλικό τρόπο. Ωστόσο, εάν το όνομα είναι τόσο αποτυχημένο, θα υπάρχει ένα χαιρετισμό προτύπου.
Επιτρέψτε μου να παρουσιάσω την προσοχή σας μια νέα υπηρεσία (νέο προϊόν) από την εταιρεία μας [όνομα εταιρείας].
Επιτρέψτε μου να προτείνω στη συνεργασία στον τομέα της [όνομα δραστηριότητας].
Στη συνέχεια, περιγράψτε συνοπτικά τα οφέλη της προσφοράς σας στην έκδοση των τιμών ή μερικοί Ποιοτικά χαρακτηριστικά. Το κύριο πράγμα δεν είναι να το παρακάνετε. Megabytes του κειμένου, και ακόμη και συμπληρώνονται από τις φωτεινές χωρίς νόημα εικόνες να τρομάζουν τους ανθρώπους. Εάν ο παραλήπτης της επιστολής ενδιαφέρεται για την προσφορά σας από τις πρώτες γραμμές, σίγουρα θα επικοινωνήσει μαζί σας για περισσότερες πληροφορίες.
Εάν ενδιαφέρεστε σοβαρά απαραίτητοι άνθρωποι Σας επικοινωνεί με την πρώτη προσφυγή, δηλαδή, έχει νόημα να σκεφτείτε τη διαθεσιμότητα όχι μόνο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν θα επεκταθεί για να ξεκινήσει λογαριασμούς σε τέτοιες υπηρεσίες ICQ I.Skype. Μερικές φορές ένα άτομο είναι πολύ πιο εύκολο να επικοινωνήσει μαζί σας στο συνηθισμένο τηλέφωνο, εάν ο αριθμός είναι τέτοιος, φυσικά θα παραμείνει σύνεση στην υπογραφή.
Για ό, τι χρειάζεστε για να αντιγράψετε τη δική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην υπογραφή, ρωτάτε αν επαναφορτίζεται αυτόματα από τον διακομιστή αλληλογραφίας. Υπάρχει ένας κανόνας για τον οποίο οι υπερβολικές πληροφορίες στην επιχειρηματική αλληλογραφία δεν είναι ποτέ περιττές. Φανταστείτε την κατάσταση όταν η επιστολή σας λαμβάνει ένα άτομο δυνητικά δεν ενδιαφέρεται για την πρόταση ή απλά δεν είναι ικανή για τη σωστή απάντηση σε αυτό. Αναδημιουργεί το ληφθέν μήνυμα σε άλλο χρήστη, αλλά ταυτόχρονα για οποιοδήποτε λόγο, οι πληροφορίες σχετικά με τον αληθινό αποστολέα χάθηκαν από αυτόματα προστιθέμενα δεδομένα, τα οποία οδηγούν σε δυσκολία σε επαφή μαζί σας. Ωστόσο, θα είναι πάντα αρκετό να εξετάσουμε την υπογραφή για τον εντοπισμό του συγγραφέα της επιστολής και τις απαραίτητες επαφές του.
Ζήτηση επιχειρήσεων
Γεια καλο απογευμα)!
Ή αν το όνομα του παραλήπτη είναι γνωστό, τότε (Αγαπητέ, [όνομα, patronmic])!
Καταχωρίστε τις πληροφορίες του προϊόντος (υπηρεσία) [όνομα προϊόντος / υπηρεσίας] με περιγραφή Πλήρη χαρακτηριστικά και ανταγωνιστικές ιδιότητες.
Με βάση Ομοσπονδιακός νόμος RF [Αριθμός και ημερομηνία εγγράφου], παρακαλείσθε να δώσετε πληροφορίες [περιγράψτε τα απαραίτητα δεδομένα].
Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με την ηγεσία μιας συγκεκριμένης υπηρεσίας στο Διαδίκτυο, όταν παραβιάζετε τα δικαιώματά σας.
Σε σχέση με την παραβίαση του αριθμού του σημείου στη συμφωνία χρήστη] της Συμφωνίας Χρήστη, δηλαδή: "[παραθέτω το πλήρες κείμενο του ονομαζόμενου στοιχείου]", σας ζητώ να ελέγξετε και να λάβετε τις κατάλληλες κυρώσεις έναντι του ένοχου [υπεύθυνος ( Εάν πρόκειται για τους υπαλλήλους υπηρεσιών)] [site (όνομα ιστότοπου)]. Σας ζητώ να αναφέρετε την επανεξέταση και τις τεκμαρτές κυρώσεις στη [τη δική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου].
Φιλική έκκληση
Χαιρετισμούς (καλή μέρα) (Γεια σας), [Ανθρώπινο όνομα]!
Όταν χειρίζεστε πρώτα σε μια φιλική μορφή, ο καλός δείκτης θα είναι η πληρότητα του χειρισμού του κειμένου σας. Σωστά γραμμένο, το ογκομετρικό κείμενο θα υποδείξει στο υψηλό ενδιαφέρον σας σε επαφή με το επιθυμητό άτομο και θα προκαλέσει την επιθυμία της απόκρισης. Μην ξεχάσετε να απελευθερώσετε μια συνομιλία με αρκετές πρωταρχικές ερωτήσεις.
Ένα παράδειγμα επιστολής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Μια επιστολή πρέπει να είναι σύντομη και ουσιαστική. Δεν πρέπει να γράψετε πολλαπλές σελίδες. Το μήνυμα δείγματος μπορεί να μεταφορτωθεί δωρεάν.
Διευθυντής επιστολών Τα ιδρύματα μπορεί να είναι διαφορετικά περιεχόμενα. Οι επιχειρηματικές λαβές των αντισυμβαλλομένων, τα τοπικά μηνύματα των υπαλλήλων του οργανισμού σε διευθυντές με γραπτή εκκαθάριση είναι οι πιο αποτελεσματικές από τις τηλεφωνικές διαπραγματεύσεις και τις προφορικές συνομιλίες. Η πηγή πληροφοριών σε χαρτί αποθηκεύεται στους πίνακες των διευθυντών, τα αρχεία της εταιρείας και συνεχίζεται ποτέ. Το πρότυπο των αξιώσεων μπορεί να μεταφορτωθεί δωρεάν σε έναν άμεσο σύνδεσμο.
Μια επιστολή προς τον διευθυντή πρέπει να είναι σύντομη, κατανοητή και ουσιαστική. Δεν πρέπει να γράψετε ογκομετρικά κείμενα και προγράμματα πολλαπλών σελίδων. Μια εξαίρεση είναι η καταγγελία με τις αξιώσεις. Κανείς δεν ενδιαφέρεται για καθημερινές προτάσεις και τακτικά φυλλάδια. Η έκκληση προς τον διευθυντή πρέπει να δοθεί μοναδικότητα, υπογραμμίζοντας τη βασική ουσία σε διάφορες γραμμές. Μετά τη σύνταξη περιεχομένου θα πρέπει να προετοιμαστεί για την περαιτέρω ανάπτυξη των γεγονότων. Το πρόσωπο που ενδιαφέρεται για το κείμενο θα θέσει πολλές ερωτήσεις. Οι στοργικές απαντήσεις που προετοιμάστηκαν εκ των προτέρων θα είναι μια καλή προσθήκη στην παρουσίαση και θα τονίσει την αρμοδιότητα του συγγραφέα στο θέμα.
Απαιτούμενες επιστολές στον σκηνοθέτη
:- Στο επάνω δεξί μέρος, γράφεται το όνομα του παραλήπτη με την εξειδίκευση της ανάρτησης και το όνομα του κεφαλιού.
- Παρακάτω καταγράφονται τις δικές σας λεπτομέρειες και τους αριθμούς επικοινωνίας των τηλεφώνων.
- Στη μέση του φύλλου με τη χρήση ευγενικών φράσεων, η προσφυγή γίνεται με το όνομα του πατρητήρι του σκηνοθέτη.
- Το εισαγωγικό μέρος αποτελείται από μία ή δύο γραμμές.
- Μετά την είσοδο, πρέπει να μετακινηθείτε αμέσως στην αφήγηση.
- Κάθε περιεχόμενο λέξης πρέπει να θεωρείται και να ελέγχεται αρκετές φορές.
- Το κάτω μέρος της γραφής έχει οριστεί, υπογραφή και αποκωδικοποίηση.
Πάνω από τις προηγούμενες δεκάδες χρόνια, η επιχειρηματική αλληλογραφία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει κερδίσει τεράστια δημοτικότητα και έχει γίνει ένας από τους κύριους τρόπους επικοινωνίας των επιχειρήσεων. Σήμερα είναι δύσκολο να βρεθεί ένα τέτοιο πρόσωπο που θα ήταν στην πρακτική της διαπροσωπικής επικοινωνίας δεν θα χρησιμοποιήσει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Παρά το γεγονός αυτό, πολλοί σήμερα ζητούνται: έτσι ώστε να πληρούνται όλοι οι κανόνες; Πώς να σχηματίσουν μια καλή εντύπωση σχετικά με τον αποστολέα με τη βοήθεια ενός αρμόδιου γράμματος;
Αυτό το άρθρο περιγράφει τους κανόνες επιχειρηματικής αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, και Πρακτικές συμβουλέςΤο άρθρο που παρουσιάζεται στο άρθρο θα βοηθήσει να μάθει πώς να επικοινωνεί σωστά στην προετοιμασία των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πολλοί ξεκινούν την εργάσιμη ημέρα τους από τον έλεγχο του γραμματοκιβωτίου για νέα μηνύματα. Αλλά, δυστυχώς, παρά τον επιπολασμό αυτής της μεθόδου ανταλλαγής πληροφοριών, πολλοί δεν γνωρίζουν πώς να χρησιμοποιούν σωστά τη γλώσσα της επιχειρηματικής αλληλογραφίας, λαμβάνοντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για έναν ανεπίσημο τρόπο επικοινωνίας.
Χάρη στην ταχύτητα παράδοσης απλοποιεί την ανταλλαγή σημαντικών επίσημων εγγράφων, μορφών, δηλώσεων, αλλά και εδώ οι άνθρωποι κάνουν λάθη κατά την αποστολή επιστολών. Πολύ συχνά συμβαίνει ότι όταν κάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά την ανταλλαγή οποιωνδήποτε αρχείων, οι αποδέκτες για κάποιο λόγο δεν αποτελούν συνοδευτικά δοκίμια και δεν εισέρχονται θέματα που μπορεί να περιπλέξει το έργο των παραληπτών. Ο σκοπός αυτού του άρθρου είναι να απαντήσετε στην ερώτηση: πώς να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να ακολουθήσετε όλους τους κανόνες της επιχειρηματικής γραπτής επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
Στην προετοιμασία των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να γεμιστούν όλα τα σημεία που παρουσιάζονται
Οι κανόνες επιχειρηματικής αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υποχρεώνουν τον αποστολέα της επιστολής για να συμπληρώσουν όλα τα πεδία που προβλέπονται σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπως η διεύθυνση και το όνομα του παραλήπτη και του αποστολέα της επιστολής. Βεβαιωθείτε ότι έχετε περιγραφεί το θέμα που περιγράφει συνοπτικά την ουσία της επιστολής που αποστέλλεται. Πολύ συχνά, η τύχη της αποστολής επιστολής και η ταχύτητα της άδειας του προβλήματος που ορίζεται σε αυτό εξαρτάται από το σωστό θέμα που περιγράφεται. Ένα επιχειρηματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να ξεκινήσει με χαιρετισμούς - αυτή η απλή εκδήλωση σεβασμού για τον παραλήπτη είναι πολύ σημαντικό όταν αντίστονται. Μετά το χαιρετισμό, το κείμενο θα πρέπει να ακολουθηθεί, ο οποίος ονομάζεται "σώμα της επιστολής" και στο τέλος η υπογραφή αφήνεται, για παράδειγμα, "logards, bresse peter ivanovich".
Καλώς ήλθατε στην επιχειρηματική αλληλογραφία
Σε αυτό το σημείο, αξίζει να ακονίσετε την προσοχή σας, καθώς η χειρονομία του σεβασμού είναι πολύ σημαντική σε οποιαδήποτε πτυχή των επιχειρηματικών επικοινωνιών. Η βέλτιστη φιλόξενη φράση είναι μια "καλή μέρα" ή "γεια". Η διατήρηση της αλληλογραφίας των επιχειρήσεων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιορίζει τον αποστολέα για να χρησιμοποιήσει τις φράσεις "Καλησπέρα" ή " Καλημέρα"Δεδομένου ότι ο παραλήπτης μπορεί να διαβάσει ένα γράμμα πολύ αργότερα από την παραλαβή της. Δεν είναι επίσης σωστό να χρησιμοποιηθεί στο χαιρετισμό των ολοκληρωμένων εκφράσεων που χρησιμοποιούνται στο
Μετά τη λέξη ή τη φράση, ο χαιρετισμός πρέπει να έρθει σε επαφή με τον παραλήπτη με το όνομα και το πατρονυμϊκό, και σε περίπτωση που το όνομα είναι άγνωστο στον αποστολέα, αυτή η στιγμή μπορεί να παραλειφθεί. Αφού μπορέσετε να προχωρήσετε στο στόχο της επιστολής.
Επισυνάπτονται αρχεία σε επιχειρηματική αλληλογραφία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Αν ένα Ο κύριος στόχος Τα γράμματα δεν είναι μόνο μια γραπτή ιστορία και η παρουσίαση της ουσίας της ερώτησης, αλλά και στέλνοντας ένα αρχείο, τότε είναι καλύτερο να επισυνάψετε πρώτα ένα προωθημένο αντικείμενο. Συχνά συμβαίνει ότι πολλοί αποστολείς, λόγω της αιτήσεως, που παρουσιάζουν την ουσία της ερώτησης στο κείμενο της επιστολής, ξεχάστε να επισυνάψουν την απαραίτητη επένδυση. Μια τέτοια αμέλεια μπορεί να επηρεάσει αρνητικά την επιχειρηματική φήμη του αποστολέα της επιχειρηματικής επιστολής.
Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να είναι αναγνωρίσιμη και συνοπτική
Οι κανόνες επιχειρηματικής αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεσμεύουν τον αποστολέα να έχει αναγνωρίσιμο ηλεκτρονικό όνομα, το οποίο θα πρέπει να φέρει ειλικρινείς πληροφορίες σχετικά με το όνομα του αποστολέα. Οι επίσημες επιστολές και οι προσφυγές δεν είναι πολύ ανόητες και ηλίθιοι, όταν εμφανίζονται ανεπίσημες εκφράσεις ή λέξεις στην ηλεκτρονική διεύθυνση, για παράδειγμα, η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "Limon_petya". Φαίνεται πολύ άγνωστο για έναν ενήλικα. Για να διατηρήσετε μια επιχειρηματική αλληλογραφία, είναι καλύτερο να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να ακολουθήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της επιχειρηματικής αλληλογραφίας.
Χρησιμοποιώντας την απάντηση γρήγορης λειτουργίας (απόκριση) σχετικά με την απόκριση των επιστολών που έχετε λάβει προηγουμένως
Η συνάρτηση απάντησης ή απόκρισης (στη συντομευμένη έκδοση φαίνεται να :) βοηθά τον χρήστη Γρήγορος τρόπος Απαντήστε στα μηνύματα αποστολής που στάλθηκαν στο παρελθόν. Αυτή η λειτουργία έχει επίσης μια καθολική ευκαιρία να διαβάσει την προηγούμενη αλληλογραφία με τον συνομιλητή σύμφωνα με ένα δεδομένο θέμα. Αλλά οι κανόνες επιχειρηματικής αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υποχρεώνουν τον αποστολέα να μετονομάσουν το αντικείμενο της επιχειρηματικής επιστολής, εάν κατά τη διάρκεια της αλληλογραφίας αλλάζει η ουσία της συζήτησης.
Πριν από την αποστολή μιας επιχειρηματικής επιστολής, είναι απαραίτητο να αφαιρέσετε τα ορθογραφικά λάθη και τη στίξη.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο απλοποιεί την ανταλλαγή πληροφοριών, αλλά όταν η επιχείρηση αντιστοιχεί δεν είναι απαραίτητα για την παραμέληση των κανόνων της ρωσικής γλώσσας, δεδομένου ότι ένα σφάλμα που θεωρείται απρόσεκτα μπορεί να επηρεάσει την αρχή του αποστολέα. Πριν από την αποστολή μιας επιστολής, θα πρέπει να δείτε το κείμενο αρκετές φορές και να το ελέγξετε προσεκτικά για σφάλματα εκτός ψηφιακής και στίξης. Πολλοί πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν τη λειτουργία της ορθογραφίας της ορθογραφίας, οπότε θα πρέπει να δώσετε προσοχή στις λέξεις που επένδυση με μια κόκκινη γραμμή. Εάν προκύπτουν αμφιβολίες στην ορθότητα της γραφής, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με το Internet ή να ελέγξετε την ορθογραφία χρησιμοποιώντας ένα λεξικό ορθογραφίας.
Το πεδίο προορισμού πρέπει να διαρκεί τελευταία
Προκειμένου να αποφευχθεί η αποστολή ημιτελών ή μη διαμορφωμένων επιστολών, η διεύθυνση του αποδέκτη της επιχειρηματικής επιστολής θα πρέπει να εισαχθεί την τελευταία στιγμή πριν από τη μεταφορά. Αυτός ο κανόνας εισέρχεται επίσης στα βασικά στοιχεία της επιχειρηματικής αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό συμβαίνει όταν συμπληρώνετε το πεδίο παραλήπτη, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να προσφέρει μια λίστα με τους παραλήπτες που χρησιμοποιούνται προηγουμένως, πρέπει επίσης να γίνονται δεκτά, για να μην ταχυδρομήσετε το σύνθετο επαγγελματική επιστολή Παραλήπτη.
Διάρθρωση επιχειρηματικής επιστολής
Οι κανόνες διάρθρωσης των κειμένων κατανέμονται όχι μόνο για τα μέσα ενημέρωσης, αλλά και τους κανόνες επιχειρηματικής αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όχι πάντα στον παραλήπτη, είναι βολικό να αφαιρέσετε μεγάλους όγκους γραμμάτων στην οθόνη οθόνης. Για να απλουστευθεί αυτή τη στιγμή, είναι απαραίτητο να σπάσει το κείμενο σε λογικά διαμορφωμένες μικρές παραγράφους και να μην επιτρέψει γραπτώς το κείμενο των επιχειρηματικών επιστολών περίπλοκων προτάσεων. Βέλτιστο μήκος Μια πρόταση σε μια επιχειρηματική επιστολή δεν πρέπει να είναι περισσότερο από δεκαπέντε λέξεις.
Η ουσία της επιχειρηματικής επιστολής πρέπει να γίνει ουσιαστικά
Εκτός από το συγκεκριμένο θέμα της επιχειρηματικής επιστολής, ο παραλήπτης πρέπει να ενδιαφέρει και να διατυπώσει σαφώς την πρώτη και τη δεύτερη πρόταση του κύριου κειμένου. Το καθήκον του αποστολέα είναι να καθορίσει την ουσία του προβλήματος ή το ζήτημα της οποίας απευθύνεται στον παραλήπτη. Στην πρώτη πρόταση, ο στόχος θα πρέπει να επισημανθεί στο οποίο αποστέλλεται μια επιχειρηματική επιστολή. Δείγμα: "Σας ενημερώνουμε ότι οι προθεσμίες για την υποχρέωση της συμφωνίας αριθ. 45 της Ιανουαρίου 02, 2017" στη θέση υλικά χύδην»Κατάλληλο από το τέλος. Για να επεκτείνετε τη σύμβαση, θα πρέπει να υποβάλετε ένα επαναλαμβανόμενο πακέτο εγγράφων. " Χάρη στον επισημασμένο στόχο, ο παραλήπτης έχει την ευκαιρία να παραμείνει στην κύρια ιδέα της επιχειρηματικής επιστολής. Εάν το κείμενο της επιστολής είναι πολύ μεγάλο, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία προσάρτησης για να επισυνάψετε ένα αντικείμενο με τη μορφή ενός εγγράφου κειμένου, αλλά ταυτόχρονα με το πεδίο κειμένου, το συνοδευτικό δοκίμιο πρέπει να παραμείνει, το οποίο φωτίζει το επαγγελματική επιστολή. Δείγμα: "Σας καθοδηγούμε να εξοικειωθείτε με ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο της επιστολής της εταιρείας" Mak-Stroy ". Σας ζητάμε να ενημερώσετε την απόφασή σας σχετικά με το θέμα της ανανέωσης της σύμβασης αριθ. 45 της Ιανουαρίου 2017 "σχετικά με τη θέση των χύδην υλικών" στην περίοδο που ορίζεται στην επιστολή. "
Κάθε επιχειρηματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να απαντηθεί
Υπάρχει Αρνητικά παραδείγματα Επιχειρηματική αλληλογραφία όταν ο παραλήπτης αγνοεί μια επιχειρηματική επιστολή για οποιονδήποτε λόγο. Μερικές φορές μπορεί να υπάρχουν περιπτώσεις κατά την οποία η απάντηση δεν μπορεί να δοθεί λόγω ορισμένων καταστάσεων, για παράδειγμα, η λύση στο πρόβλημα μπορεί να διαρκέσει αρκετές ημέρες ή ο παραλήπτης βρίσκεται σε αντανακλάσεις και δεν μπορεί να απαντήσει αμέσως στην ερώτηση. Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να δοθεί ένα σύντομο σχόλιο γι 'αυτό, για παράδειγμα, "Hello, Peter Ivanovich. Έλαβα την επιστολή σας, αλλά σήμερα δυσκολεύεται να απαντήσει, όπως θα πρέπει να συμβουλευτείτε τον ανώτερο οδηγό. Μιλώ για το πρόβλημά σας ΣΤΟ CEO Την εταιρεία μας και να δώσουμε την επίσημη απάντηση μέχρι το τέλος της εβδομάδας. Ειλικρινά, διευθυντής του τμήματος πωλήσεων Belov Ivan Gennadyevich. "
Αξίζει να θυμόμαστε ότι εάν η απάντηση δεν δόθηκε εντός τριών εργάσιμων ημερών, το γεγονός της σιωπής του αποδέκτη της επιχειρηματικής επιστολής μπορεί να αξιολογηθεί ως αγνοώντας και αρνήθηκε να επικοινωνήσει με τον αποστολέα.
Κατά την κατάρτιση επιστολών ανταπόκρισης θα πρέπει να είναι υπεύθυνη για όλα τα θέματα
Εάν μια επιστολή που αποστέλλεται στον παραλήπτη φέρει μια ερώτηση στη φύση, τότε κατά την κατάρτιση της επιστολής, θα πρέπει να δώσετε απαντήσεις σε ερωτήσεις στο σχηματισμό που υπάρχει στο προκύπτον κείμενο της επιχειρηματικής επιστολής. Εάν ρωτήθηκαν ερωτήσεις, ο αποστολέας ελπίζει να πάρει συγκεκριμένες απαντήσεις σε αυτά. Όταν κάνετε μια επιστολή, οι απαντήσεις δεν αξίζουν τους αριθμούς, απλά πρέπει να εκφράσετε τη σκέψη μου με τη σειρά. Για να απαντήσετε σε όλες τις ερωτήσεις, πρώτα πρέπει να διαβάσετε ξανά το ληφθέν επιχειρηματικό γράμμα αρκετές φορές και εάν υπάρχουν πάρα πολλές ερωτήσεις, είναι καλύτερο να τα γράψετε ξεχωριστά για να αποτρέψετε την άδεια. Εάν είναι αδύνατο να απαντήσετε σε ορισμένες από τις ερωτήσεις που τίθενται, αξίζει να το δηλώσετε αυτή τη στιγμή Για κάποιο λόγο, η απάντηση δεν μπορεί να δοθεί.
Μην καταχρώστε συντομογραφίες, συναισθηματικό σχεδιασμό και κεφαλαία γράμματα
Υπάρχουν αρνητικά παραδείγματα επιχειρηματικής αλληλογραφίας όταν οι αποστολείς το αραιώνουν χρησιμοποιώντας ανεπίσημα σημάδια με τη μορφή emoticons. Η χρήση τους είναι δημοφιλής κατά την επικοινωνία κοινωνικά δίκτυαΩστόσο, οι κανόνες της επιχειρηματικής αλληλογραφίας δεν καλωσορίζουν τέτοιες εκδηλώσεις συναισθημάτων, δεδομένου ότι ο παραλήπτης μπορεί να μην γνωρίζει την αληθινή αξία τους και να τους πάρει για το ακατανόητο σύνολο σφαλμάτων στίξης.
Αξίζει επίσης να εγκαταλείψετε το κείμενο γραφής Κεφαλαία γράμματα. Στο Διαδίκτυο, ένα σύνολο λέξεων που γράφονται με κεφαλαία γράμματα ονομάζεται "φωνάζοντας φράσεις" και συχνότερα τέτοιες φράσεις φέρουν αρνητικό χρώμα. Ο παραλήπτης, κατά την ανάγνωση της επιστολής ηλεκτρονικού επιχειρείν, μπορεί να θεωρήσει αρνητικά μια τέτοια γραμματοσειρά, η οποία θα επηρεάσει εκ μέρους της αντίληψης της έννοιας. Εάν σε μια επιχειρηματική επιστολή για να τονίσει τη σημασία οποιασδήποτε στιγμής, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε εισαγωγικές φράσεις, για παράδειγμα, "επιστήμε την προσοχή σας ότι πρέπει να δώσετε ένα πακέτο εγγράφων για να επεκτείνετε τη σύμβαση το αργότερο στις 10.02.2017" ή "Παρακαλείστε να σημειώσετε ότι τα έγγραφα για την επέκταση της σύμβασης που θα υποβληθούν μέχρι τις 10 Φεβρουαρίου 2017."
Δεν πρέπει να μεταφέρετε μυστικές πληροφορίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Για τη μεταφορά προσωπικών ή εμπιστευτικών πληροφοριών, είναι καλύτερο να εγκαταλείψουμε τα γραμματοκιβώτια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς υπάρχει απειλή παρακολούθησης πληροφοριών από επιτιθέμενους για χρήση για τους μισθοφόρους τους. Τέτοιες πληροφορίες μπορούν να αποδοθούν: Τηλεφωνικοί αριθμοί, κωδικοί πρόσβασης από τραπεζικές κάρτες, προσωπικούς τραπεζικούς λογαριασμούς κλπ. Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι οι πληροφορίες αποθηκεύονται στον διακομιστή Agent Agent και στην περίπτωση της hacking μπορεί να απαχθεί.
Στο τέλος της επιστολής, η υπογραφή του αποστολέα πρέπει να σταθεί
Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, κάθε αποστολή επιστολή πρέπει να περιέχει μια συγκεκριμένη υπογραφή. Συχνά οι προγραμματιστές των γραμματοκιβωτίων εισάγονται τη λειτουργία ενός μπλοκ υπογραφής στην οποία μπορείτε να κάνετε τη θέση σας στη θέση, το όνομα και τον αριθμό τηλεφώνου επικοινωνίας. Στη συνέχεια, αυτή η μονάδα θα εμφανιστεί αυτόματα στο τέλος κάθε γράμματος, το οποίο θα απλοποιήσει το σύνολο κειμένου. Είναι σημαντικό να κάνετε μια υπογραφή σωστά έτσι ώστε ο παραλήπτης να είναι σε θέση να επικοινωνήσει σωστά με τον αποστολέα όταν ανταποκρίνεται στην επιστολή. Ένα παράδειγμα υπογραφής μπορεί να μοιάζει με αυτό: "Λοιπόν, Petrov Nikolai Aleksandrovich, +79810000000."
Κάνοντας συμπεράσματα, μπορεί να σημειωθεί ότι για να καταλάβουμε πώς να διεξάγετε μια επιχειρηματική αλληλογραφία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν χρειάζεται να κυριαρχήσετε επιπλέον και σύνθετα βασικά στοιχεία. Απλά πρέπει να επιμείνετε στους στοιχειώδεις κανόνες της εθιμοτυπίας και να συμμορφώνεστε με τους κανόνες της ρωσικής γλώσσας.
