Запись в трудовой книжке о работе. Порядок внесения сведений

Многие работники ошибочно полагают, что во внесении записи в трудовую нет ничего сложного. Казалось бы, что может быть сложного в том, чтобы написать в бланке дату приема на работу и увольнения.

Но на самом деле сотрудник отдела кадров или же работодатель должны знать множество нюансов, которые касаются внесения каждой записи. Сам вид записи будет зависеть от должности работника и от множества других факторов, которые так или иначе влияют на вносимую запись.

Нельзя недооценивать труд работника отдела кадров, поэтому в помощь начинающим кадровикам, а также для общего просвещения работников, в этой статье мы рассматриваем разные ситуация внесения записи в трудовую книгу.

Порядок и правила заполнения трудовой книжки

Прием на работу сотрудника занятие очень ответственное. Помимо того, что нового работника необходимо быстро ввести в курс дела, для того что бы он как можно скорее стал выполнять свою трудовую функцию, необходимо также правильно оформить его трудовой документ.

Многие работодатели или сотрудники отдела кадров по неаккуратности или из-за отсутствия опыта не редко делают ошибочные записи при заполнении трудовой. Из-за этого работнику приходится менять не только один бланк трудовой, но и книжку полностью.

Поэтому, в особенности, если это ваш первый опыт, вы должны отнестись к заполнению трудовой книжки как можно более грамотно.

Заполнение

Для того, чтобы заполнить трудовую книжку о приеме на работу, для начала нужно ознакомиться с титульным листом. В этой информации вы должны найти соответствие с паспортными данными работника и только после этого заполнять бланк.

Но в случае, если вы оформляете работнику трудовую по причине того, что это его первое рабочее место, вам будет необходимо самостоятельно заполнить титульный лист. Для этого вы должны написать в приготовленном месте имя, фамилию и отчество работника, а также его дату рождения, информацию об образовании и специализации.

Проверьте тщательно каждую оставленную запись. Обязательно, особенно если это первый ваш опыт, а также при заполнении используйте образцы.

Теперь, когда запись на заглавном листе оставлена, можно переходить к следующим пунктам.

Как правильно сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу?

Чтобы правильно внести запись о приеме работника на совсем новую работу вам понадобится два документа. Первый – это трудовой договор работника, а второй документ, это приказ, изданный по организации.

В крайнем левом столбце укажите порядковый номер записи, и если ей предшествовала еще одна – отступить ровно одну строчку.

Далее, вам необходимо написать порядковый номер. В следующем столбце вы оставляете дату, когда была сделана запись.

Теперь вы уже можете написать, на какую именно должность принят работник, а также указать наименование организации, принимающей работника в свои ряды.

Теперь вам необходимо вписать номер приказа, а также дату его издания.

Только после этого вы можете ставить печать организации и просить работодателя оставить свою подпись. Только после этого работник считается официально трудоустроенным и за него начнут немедленно отчислять платежи.

Какая ставится дата?

Если говорить о дате приема на работу, то, как правило, официальной считается дата заключения непосредственного трудового договора между конкретным работником и работодателем. Но помимо этого, официальной датой также может считаться день, с которого трудовой договор вступит в силу, например, спустя выходные, начиная с понедельника.

Ставится ли печать?

При приеме на работу в трудовой книге в обязательном порядке ставится печать. Это доказывает тот факт, что работник не сам вписал себе данную запись, а действительно осуществлял трудовую функцию.

Иногда печать в трудовой книге сопровождается наклейкой в виде голограммы. Как говорят многие кадровики, это дополнительная защита от недобросовестных работников.

Указывается ли ставка?

В трудовой книжке не указывается такая информация как сумма оклада, размер зарплаты и другая подобная информация.

Но многие работодатели ошибочно заносят эти данные в бланк трудовой книжки, тем самым создавая возможность полной замены трудовой, что весьма невыгодно для работника.

Прием на работу генерального директора

При приеме на работу генерального директора в трудовую также вносится информация о дате и должности такого работника, однако документальным основанием для принятия будет являться не приказ, а решение учредителей компании.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу генерального директора ООО — образец.

Водителя

Если вы принимаете на работу водителя , то не стоит вписывать в трудовую марку автомобиля на которой он будет осуществлять свой труд. Гораздо важнее перед приемом на работу посмотреть результаты пройденной им медицинской комиссии и только после того начинать заполнять трудовую в общем порядке.

Временная работа

Если гражданина принимают на работу временно , данная запись также должна находиться в трудовой книжке. Многие полагают, что это не обязательно, ведь у работы есть свой срок, но, несмотря на это, временная работа должна найти свое отражение в трудовой.

Образец заполнения (оформления) трудовой книжке о приеме на работу временно.

Без трудовой книжки

Обязательно ли иметь трудовую книжку при приеме на работу? Часто работодатели принимают работников без трудовой. Для этого необходимо завести сотруднику трудовую, ведь он только начинает свой путь в сфере труда.

Расходы на покупку трудовой книжки ложатся на плечи организации , принявшего работника. Заглавный лист заполняется в соответствии с документами работника. Данные проверяются, вносится запись о принятии на работу и трудовая отправляется в личное дело.

Как правильно сделать запись?

Если трудовой договор является срочным , об этом также должно быть указано в записи о приеме на работу. В строке, где вы должны писать сведения о работе, вы должны указать наименование организации, должность и в конце записи указать, что вы приняты на определенную должность по срочному трудовому договору.

Прием на работу в порядке перевода

Если на должность вас перевели, это отражает запись в трудовой книге в столбце сведений о работе. Вы должны указать вашу новую должность, организацию в которую вас перевели и сообщить о том, что это перевод. Если же вас перевели внутри организации, то писать ее наименование нет надобности.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу в порядке перевода образец.

По совместительству

– это способ работы, при котором работник совмещает несколько видов занятости. О том, как именно делать запись в трудовой, поговорим в следующем пункте.

В трудовую книжку, при приеме по совместительству, мы вносим запись следующего характера: она должна содержать порядковый номер, дату приема на работу, а также упоминание о работе по совместительству. Также необходимо наличие вынесенного приказа.

Как правильно исправить запись?

Если вы допустили ошибку в трудовой о приеме на работу, например, неправильно указана дата приема на работу – не стоит отчаиваться. Трудовое законодательство допускает небольшие . Но если у вас есть неверная запись – ни в коем случае нельзя использовать корректор, кисть или стерку. Вам придется восстанавливать трудовую книжку работника на новых бланках, поэтому, как только допустили ошибку – ставьте об этом в известность работодателя и работника.

Как исправить ошибку в дате приеме?

Если ошибка допущена в дате в одну цифру – ее можно исправить путем зачеркивания и вписывания новой . Если ошибка идет более чем в двух цифрах, трудовую книгу придется менять. Некоторые допускают и такой способ. Ставят следующим порядковым номером запись о том, что предыдущая запись неверна и следом переписывают правильный вариант.

Как отменить запись о приеме на работу?

Для того чтобы отменить запись о приеме на работу достаточно написать следующим пунктом о том, что предыдущая запись не является верной .

Образец исправление (аннулирование) записи в трудовой книжке о приеме на работу.

Прием на работу к ИП

Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу к ИП? Если вы устраиваетесь на работу к индивидуальному предпринимателю , вам в первую очередь необходимо поинтересоваться, был ли у него опыт оформления трудовых. Обязательно посмотрите трудовую после заполнения. Заполнение трудовой книги в организации и у ИП отличаться не должно, разве, что названием места работы.

Пример (образец) оформления записи в трудовой книжке при приеме на работу к ИП.

Что делать, если работник не предоставил свою трудовую книгу при приеме на работу?

Если работник не предоставил трудовую по причине того, что еще никогда не получал ее, заведите ему новую , если же просто не может найти или потерял – отправьте его в пенсионный фонд для выдачи дубликата трудовой.

Полезное видео

Посмотрите полезное видео, о том как заполнять трудовую книгу:

Заключение

Как видите, заполнять трудовую совсем не сложно, если основываться на общепринятых правилах и быть внимательными.

— документ хоть и небольшой, но важный. А правильность её ведения — гарантия получения пенсии в свое время и в нужном размере. Существуют вполне стандартные записи, которые встречаются в каждом трудовой и не по одному разу. Бывают же нестандартные ситуации, требующие отображения в трудовой. В данной статье рассматриваются вопросы, связанные с темой: запись в трудовой книжке образец .

Сначала рассмотрим стандартные записи, которые встречаются у всех кто работал когда-либо.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Самой первой строкой практически в любой трудовой является . Запись должна начинаться с указания организации, в которую работника приняли — эта информация заносится в раздел «Сведения о работе». В случае работу у индивидуального предпринимателя указывается его фамилия, имя и отчество. Для юридических лиц указывается и полное и сокращенное наименование организации. Номер для данной записи не ставится.

На следующей строке уже указывается номер записи, дата приема, куда и на какую должность принят сотрудник, основание на котором приняли работника — документ с указанием номера и даты (обычно это приказ)).

Образец записи в трудовой книжке о приеме на работу

Запись в трудовой об увольнении по собственному желанию

Запись об увольнении по собственному желанию также является очень распространенной записью в трудовой книжке. В отличие от приема на работу, при любом увольнении (в том числе и при ) необходимо указать статью Трудового кодекса, согласно которой вносится запись. Формулировка в данном случае будет выглядеть так:

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Для данной записи ставится номер, указывается дата и основание увольнение (в данном случае это не заявление работника, а приказ).

Образец записи в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию

Теперь рассмотрим другие реже встречающиеся варианты записей в трудовой книжке.

Запись в трудовой книжке о расторжении трудового договора по соглашению сторон

Применяется в случае, когда работник и работодатель договариваются об увольнении. Чаще всего в таком увольнении заинтересован работодатель, а работник соглашается на предлагаемые условия. Запись о расторжении трудового договора по соглашению сторон похожа за запись об увольнении по собственному желанию с той лишь разницей, что в данном случае указывается ссылка на другую статью закона. Формулировка в трудовой выглядит так:

Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Традиционно в трудовой ставится номер записи, дата составления и основание увольнение.

Образец записи в трудовой книжке об увольнении по соглашению сторон

Запись в трудовую книжку о работе по совместительству

Совместители, по своему желанию, можгут попросить внести в трудовую книжку информацию о . Как известно совместительство бывает двух видов: внутреннее (в одной компании) и внешнее (в двух компаниях). В зависимости от вида совместительства в трудовую книжку вносятся разные записи.

При работе по внутреннему совместительству

Для того, чтобы в трудовой появилась запись о внутреннем совместительстве работник должен написать заявление в свободной форме о том, чтобы внести информацию о работе по совместительству в трудовую книжку. Сотрудник, отвечающий за ведение трудовых книжек, вносит запись в трудовую с формулировкой о том, что работник принят на должность по совместительству.

Образец записи в трудовую книжку о внутреннем совместительстве.

При работе по внешнему совместительству

Запись в трудовой при внешнем совместительству производится по основному месту работы на основании справки с работы по совместительству. Можно использовать и альтернативные документы, например, или выписку или копию приказа о приеме на работу

Образец записи в трудовую книжку о внешнем совместительстве

Запись о переводе совместителя на основную работу

Если у работника есть запись о работе по совместительству, то необходимо отразить в трудовой изменения о том, что работа по совместительству становится основной. Такие изменения необходимо внести в трудовую книжку, то есть необходимо сделать соответствующую запись о переводе совместителя на основную работу . Существует два способа оформления данной ситуации.

Первый способ : сделать в трудовой книжке две записи. Первая — об увольнении с работы по совместительству, вторая — о приеме на работу.

Второй способ : сделать в трудовой одну запись на основании дополнительного соглашения к трудовому договору. В этом случае указывается формулировка о том, что работа в указанной должности становится основной с определенного числа.

Образец записи в трудовой книжке о переводе работника с работы по совместительству на основную работу

Запись в трудовой книжке о военной службе

Если работника призывают на службу, то соответствующую запись необходимо сделать и в Трудовой книжке. Запись должны сделать по основному месту работы на основании документов: военного билета или подтверждающего документа из военкомата. В данному случае в формулировке должна содержатся информация о том, что с такого-то по такое-то число работник находился в рядах Российской Армии.

Образец записи в трудовой книжке о прохождении военной службы

Запись в трудовой книжке о прохождении обучения

В графу 3 вносится информация о прохождении обучения с указанием периода и места обучения.

Образец записи в трудовой книжке о прохождении обучения

Запись в трудовой книжке образец

В таблице ниже представлены различные варианты образцов записей в трудовой книжке в зависимости от основания

Основание для записи	Образец записи в трудовой книжке
Прием на работу	«Принят в <название отдела> отдел на должность <название должности>»
Увольнение по соглашению сторону	«Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Увольнение вследствие истечение срока трудового договора	«Трудовой договор прекращен в связи с истечением его срока, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Увольнение по инициативе работника по причине перевода супруга на работу в другой город	«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Перевод к другому работодателю по просьбе сотрудника	«Трудовой договор прекращен в связи с переводом работника по его просьбе к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» >
Сокращение штата работников организации	«Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»
Ликвидация предприятия	«Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией предприятия, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»
Прекращение деятельности ИП	«Трудовой договор расторгнут в связи с прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Россий-ской Федерации»
Отказ работника от перевода по медицинским показаниям	«Трудовой договор расторгнут в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Призыв работника в вооруженные силы	«Трудовой договор прекращен в связи с призывом работника на военную службу, пункт 1 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации»
Непрохождение испытательного срока	«Трудовой договор прекращен в связи с неудовлетворительным результатом испытания при приеме на работу, статья 71 Трудового кодекса Российской Федерации»
Прогул работника	«Трудовой договор расторгнут в связи с однократным грубым нарушением трудовых обязанностей - прогулом, подпункт «а»пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»
Работник признан полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением	«Трудовой договор расторгнут в связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, пункт 5 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации»

Запись в трудовой в случае ошибки

Иногда в трудовую вносятся ошибки, их конечно же необходимо исправлять. Если ошибка внесена в запись о работе (указана не та должность, не та дата, опечатка и т.п.), то после ошибочной записи делается еще одна, в которой сказано о том, что запись выше недействительна с указанием правильной записи.

Образец записи в трудовой книжке в случае ошибки

запись в трудовой книжке в случае ошибки

Трудовая книжка печать при увольнении

В случае увольнения работника в трудовой книжке под записью должна ставится круглая (основная) печать компании.

Если по ошибке была поставлена другая печать, например, для документов, то круглую печать необходимо поставить рядом.

Помните, что при увольнении у работника должна стоят именно основная печать организации.

Работодатель обязан организовать работу по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек. Ответственность внутри предприятия перед руководителем за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) руководителя предприятия (п. 45 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16. 04. 2003 № 225).

Здесь необходимо отметить, что в случае проверки работы службы персонала государственный инспектор труда в обязательном порядке наряду с другими документами потребует предоставить и приказ о назначении ответственного за ведение, учет и выдачу трудовых книжек. Причем чаще всего инспектор сначала задает вопрос о том, кто ведет трудовые книжки работников и при этом просит представить его лично. И уже после этого просит показать приказ, подтверждающий, что именно этот работник отдела кадров уполномочен вести трудовые книжки.

В случае отсутствия данного приказа государственный инспектор труда обязательно вынесет предписание об устранении нарушения трудового законодательства. Поэтому лучше сразу издать такой приказ, не доводя дело до крайности.

Последствия нарушения законодательства о труде (ст. 5. 27 КоАП РФ):

Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда:

1) для лиц, ранее подвергшихся административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, это нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;

2) наложение административного штрафа на организацию в размере от 300 до 500 минимальных размеров оплаты труда.

Издавая такой приказ, руководитель предприятия не должен ограничиться только указанием должности – «возложить ответственность за ведение, хранение и учет трудовых книжек на инспектора по кадрам». Необходимо указать еще и фамилию, имя, отчество, поскольку речь идет о наделении специальными полномочиями конкретного лица .

В приказе (распоряжении) необходимо также отметить, что в случае направления ответственного работника в командировку, предоставления ему отпуска или отсутствия на работе по уважительным причинам его обязанности передаются начальнику отдела (Рис. № 1).

Рис.1 Образец приказа о назначении ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек

В данном приказе крайне нежелательно распределять функции, связанные с ведением, учетом и хранением трудовых книжек между несколькими работниками. Например, за одним инспектором по кадрам закреплена функция по заполнению трудовых книжек, а за вторым – функции по учету и хранению. Потому, что с одной стороны, это противоречит «Правилам ведения трудовых книжек», согласно которым работодатель должен назначить одно специально уполномоченное лицо. С другой – ослабляет контроль за выполнением приказа.

В случае увольнения работника, ответственного за ведение трудовых книжек, его полномочия передаются другому работнику или переходят к руководителю предприятия на время, пока не будет найдена замена. Кстати, работник, отвечающий за ведение трудовых книжек, не вносит в свою книжку записи и не заверяет их – записи заверяются или руководителем предприятия или специально выделенным на эту разовую кадровую операцию работником.

Передача полномочий по ведению, учету и хранению трудовых книжек увольняющегося работника, оформляется соответствующими приказами:

– при переводе на вакантную должность другого работника ответственность по ведению, учету и хранению трудовых книжек отражается в приказе о переводе (рис.2);

Рис.2 Образец приказа о переводе на вакантную должность инспектора отдела кадров с возложением ответственности по ведению, учету и хранению трудовых книжек

– если на работника , чья трудовая функция не связана с трудовыми книжками (например, офис – менеджер), на условиях совмещения возлагается обязанность увольняемого работника по ведению, учету и хранению трудовых книжек , то передача полномочий закрепляется в приказе о совмещении должностей (рис.3);

Рис.3 Образец приказа о совмещении должностей с закреплением обязанностей по ведению, учету и выдачей трудовых книжек

– если эти полномочия возложены на второго инспектора по кадрам , то при этом издается специальный приказ (рис.1).

2. Образец новой трудовой книжки

Рис.4 Титульный лист трудовой книжки

Рис.5 Форма трудовой книжки

Рис.6 Форма вкладыша трудовой книжки

Рис. № 7 Форма разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»

3. Оформление трудовой книжки

Давайте подробно рассмотрим, как заполняется трудовая книжка. Если работнику впервые заводится трудовая книжка, то она заполняется только в присутствии этого работника уполномоченным представителем администрации предприятия. Записи вносятся перьевой, шариковой, гелевой ручкой или ручкой-роллером, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки и заверяются подписью специально уполномоченного лица и печатью.

Трудовая книжка ведется на русском языке (государственном). Однако на территории республики, входящей в состав Российской Федерации и установившей свой государственный язык – на русском языке и на государственном языке этой республики.

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш), о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении работники службы персонала обязаны ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке, в которой повторяется точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

Оформление титульного листа

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки (рис.8):

1) фамилия, имя, отчество работника записывается полностью (без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и разборчиво на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

2) дата рождения указывается полностью на основании паспорта, свидетельства о рождении или иного документа, удостоверяющего личность. Например, «12 июля 1968 г.»;

3) сведения об образовании указываются на основании соответствующего документа (аттестата, удостоверения, диплома, студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т. п.). Все сведения записываются согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО):

– основное общее образование – работник окончил среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей, гимназию;

– среднее (полное) общее образование – работники, обучающиеся в средних специальных учебных заведениях (техникумах, колледжах), но не окончившие их;

– начальное профессиональное образование – работник окончил профессионально-техническое училище или приравненные к ним учебные заведения;

– среднее профессиональное образование – работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж)

– неполное высшее образование – работник, окончивший три курса высшего учебного заведения;

– высшее образование;

– послевузовское образование.

4) профессию и специальность указывают на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или другого надлежаще оформленного документа.

Дата заполнения трудовой книжки также указывается полностью, как и дата рождения.

Рис.8 Образец заполнения титульного листа трудовой книжки

После чего работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. А лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек ставит свою подпись в конце первой страницы (титульный лист) трудовой книжки. Слово «разборчиво» означает, сто фамилия ответственного лица должна быть указана без графических сокращений и объединений с инициалами. После этого в специально обозначенном месте (М.П.) проставляется оттиск печати службы персонала, а в случае отсутствия таковой, оттиск печати предприятия.

Порядок внесения изменений в записи на титульном листе

Изменения фамилии, имени, отчества и даты рождения производятся администрацией по месту работы на основании документа (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату выдачи этих документов.

Изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. При этом прежняя фамилия, имя, отчество или дата рождения зачеркивается одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью службы персонала (рис. 7, 8).

Рис.9 Образец внесения изменений в графе «фамилия» титульного листа трудовой книжки

Рис.10 Образец внесения изменений в графе «Дата рождения» титульного листа трудовой книжки

Изменение (дополнение) записей о полученном новом образовании, профессии, специальности производится путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей. Например, если у работника было начальное профессиональное образование, а он закончил колледж, то соответственно его образование стало среднее профессиональное. В графе «Образование» через запятую указывается «среднее профессиональное» (рис.11).

Рис.11 Образец внесения изменений в графе «Образование» титульного листа трудовой книжки

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Все сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, награждении вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока.

Даты во всех разделах трудовых книжек записываются арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 12 декабря 2005 года, в трудовой книжке делается запись: «12. 12. 2005».

Все записи, вносимые в трудовую книжку, нумеруются (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника) и производятся аккуратно и подробно, без сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. д.

Не надо заверять подписью и печатью каждую запись, вносимую в разделе «Сведения о работе». Подпись ответственного за ведение, учет и выдачу трудовых книжек, и печать предприятия (службы персонала) проставляется только после записи об увольнении.

Внесение записей в трудовую книжку нового сотрудника начинается с записи наименования предприятия. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается в виде заголовка полное наименование предприятия, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Причем данная запись не нумеруется. Например, если у организации ОАО «Фирменные колбасы» есть сокращенное наименование, т. е. в уставе организации записано, что ее сокращенное наименование – ОАО «ФК», то в соответствии с п. 3. 1 Инструкции после полного приводится это сокращенное наименование (рис.12).

Рис.12 Образец внесения записи наименования предприятия в трудовую книжку

Далее вносится запись о приеме на работу, для чего в графе 1 проставляется номер вносимой записи, а в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (рис.13).

Записи о наименовании работы или должности, на которую принят работник, производятся в соответствии с наименованиями профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих (по отраслям), Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов или в соответствии со штатным расписанием.

В случае если выполнение работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано с предоставлением льгот или определенных ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. В противном случае, работник лишается права на данные льготы (например, льготной пенсии).

Рис.13 Образец записи о приеме на работу в трудовую книжку

В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Во время своей трудовой деятельности работник может повысить свой разряд или класс (водитель) о чем в трудовой книжке производится соответствующая запись (рис.14).

Рис.14 Образец записи в трудовой книжке об изменении разряда

Кроме того, работник может освоить вторую специальность (профессию) о чем в трудовую книжку вносится запись с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, наладчику оборудования в производстве пищевой продукции была установлена вторая профессия «Электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования» с присвоением 3-го разряда. В данном случае в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается соответствующая запись, в графе 4 указывается номер удостоверения и дата выдачи (рис.15).

Рис.15 Образец записи в трудовую книжку об установлении второй профессии

В случае если при установлении второй профессии на работника приказом возлагаются обязанности по выполнению этих работ (рис.16), то в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки делается следующая запись (рис. 17).

Рис.16 Образец приказа об установлении второй профессии с возложением дополнительных обязанностей

Рис.17 Образец записи в трудовую книжку об установлении второй профессии с возложением дополнительных обязанностей

Довольно часто в штатное расписание вносятся дополнения или изменения в части наименования должностей (профессий) в связи с соответствующими изменениями или дополнениями, вносимыми в квалификационные справочники. Эти изменения (дополнения) вносятся в трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя (рис.18) в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата изменения должности (профессии), в графе 3 делается соответствующая запись, а в графе 4 указывается номер приказа, которым вносятся изменения в штатное расписание.

Рис.18 Образец записи в трудовую книжку о внесении изменения наименования должности

Внесение записи о переименовании предприятия в трудовую книжку

В последнее десятилетие довольно часто происходят переименования организаций. Эти переименования необходимо отражать в трудовых книжках работников данных организаций. В этом случае отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается соответствующая запись (рис.19). В графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. В данном случае присвоение номера записи и дата ее внесения не производится.

Рис.19 Образец записи в трудовой книжке о переименовании предприятия

Внесение записи о времени службы в составе Вооруженных сил России

Согласно п.21 Правил в трудовую книжку по основному месту работы вносятся записи о времени военной службы в соответствии с ФЗ «О военной обязанности и военной службе», службе в органах внутренних дел и таможенных органах.

Время службы в Вооруженных Силах России определяется по записи в военном билете (дата и номер приказа Министра обороны России о призыве на военную службу и увольнении с нее) (рис.20).

Рис. 20 Образец внесения записи о времени службы составе Вооруженных сил России

Внесение записей о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В трудовую книжку по месту работы вносится с указанием соответствующих документов запись о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Внесение записей о непрерывном трудовом стаже

Внесение записей о непрерывном трудовом стаже в трудовую книжку производятся в следующих случаях:

– если непрерывный трудовой стаж восстановлен в установленном порядке.

Согласно п.23 Правил ведения трудовых книжек внесение записи о восстановлении непрерывного стажа в трудовую книжку работника производится по последнему месту работы в следующей последовательности. В графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года», в графе 4 делается ссылка на документ, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер (рис.21);

Рис.21 Образец внесения записи в трудовую книжку о восстановлении непрерывного стажа

– если время работы не засчитывается в непрерывный трудовой стаж (например, у лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ).

Согласно п.23 Правил ведения трудовых книжек в трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовую книжку по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел. При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующая запись вносится в трудовую книжку на том предприятии, куда он был принят или направлен. Запись производится в следующей последовательности.

В графе 1 раздела «Сведения о работе» указывается порядковый номер записи, в графе 2 – дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку – приказ (распоряжение) руководителя предприятия, дата его издания и номер (рис.22).

Рис.22Образец внесения записи в трудовую книжку о невключении времени работы в непрерывный трудовой стаж

Внесение изменений в трудовую книжку

В случае выявлении в трудовой книжке неправильной или неточной записи сведений о работе, ее исправление производится администрацией того предприятия, где была внесена ошибочная запись или работодателем по новому месту работы на основании документа выданного работодателем, допустившего ошибку. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

Однако в случае если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Исправленные сведения о работе должны полностью соответствовать подлиннику приказа (распоряжения), а при их утрате – другому документу, подтверждающему соответствующие сведения о работе (архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности работников, личные карточки, расчетные ведомости, лицевые счета по заработной плате и др.).

Согласно п.29 Правил ведения трудовых книжек свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением:

– записей, в отношении которых имеется судебное решение;

– случаев массовой утраты трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

Трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.). В случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Исправление и зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки (вкладыша) «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях (поощрения)» не допускается.

Внесение изменений в трудовую книжку производят следующим образом (рис.23). После последней в данном разделе записи указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи , а в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись, а в графе 4 указывается:

1. Дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку (рис.23);

Рис.23 Образец внесения изменения записи в трудовую книжку

2. Дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись. Например, в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом в трудовую книжку вносят следующие записи:

– при восстановлении на прежней работе (рис.24):

Рис.24Образец внесения записи в трудовую книжку о восстановлении на работе

– при изменении формулировки причины увольнения (рис.25):

Рис.25 Образец внесения исправления в трудовую книжку

В данной ситуации необходимо помнить, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

Заполнение раздела «Сведений о награждениях»

Руководитель предприятия имеет право поощрять и награждать работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии). Все виды награждений и поощрений в обязательном порядке вносятся в трудовую книжку. Согласно п. 24 Правил ведения трудовых книжек к ним относятся следующие виды награждения за трудовые заслуги:

а) награждения государственными наградами, в т. ч. присвоение государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) награждения почетными грамотами, присвоение званий и награждение нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимое предприятием;

в) другие виды поощрения, предусмотренные законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные системой заработной платы или выплата которых носит регулярный характер.

«Инструкция по заполнению трудовых книжек» предусматривает следующий порядок внесения сведений о награждении. В графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Причем данная запись не нумеруется. Далее в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата награждения, в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой, а в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер (рис.26).

Рис.26 Образец записи в трудовой книжке о награждении ценным подарком

Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками, указанными в приказе (распоряжении) о расторжении трудового договора, и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального закона.

Затем, вместе с работником нужно проверить, правильно ли внесены записи о приеме на работу, о переводах, о присвоении квалификации, о поощрениях (награждениях) и об увольнении. Если же будет обнаружена ошибка, то необходимо внести соответствующие исправления.

После чего согласно п.35 Правил ведения трудовых книжек все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы на данном предприятии, в т. ч. в разделе «Сведения о награждениях (поощрениях)», заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью предприятия или службы персонала, а также подписью самого работника (рис.27). Своей подписью работник выражает свое согласие с внесенными в трудовую книжку записями, подтверждающими его трудовую деятельность на данном предприятии.

Рис.27 Образец оформления трудовой книжки при увольнении работника

В случае отказа увольняющегося работника от проставления своей подписи в трудовой книжке, ему необходимо разъяснить, что согласно п.35 Положения о ведении трудовых книжек он обязан поставить свою подпись в трудовой книжке после ознакомления с имеющимися там записями. Если все же работник откажется ставить свою подпись в трудовой книжку, то составляется соответствующий акт (рис.28).

Рис.28 Образец акта об отказе от подписи в трудовой книжке

При заполнении трудовой книжки на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении (прекращении трудового договора). Согласно п. 6. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с увольнением по собственному желанию с 10 декабря 2005 года последним днем работы является 10 декабря 2005 года. В данном случае запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10. 12. 2005), в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращении трудового договора), в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении (рис.29).

Рис.29 Образец внесения записи об увольнении в трудовую книжку

В случае расторжения трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (рис.30).

Рис.30 Образец внесения записи об увольнении по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность в трудовую книжку

Рис.31 Образец внесения записи об увольнении по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет в трудовую книжку

В случае задержки выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в данном случае считается день выдачи трудовой книжки.

Однако в случае если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника или его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. При этом пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (рис.32).

Рис.32 Образец внесения записи о прекращении трудового договора в связи со смертью работника трудовую книжку

Особенности внесения записей об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

Если работник уволен в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника (рис.33) или с его согласия (рис.34).

Рис.33 Образец внесения записи об увольнении в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю по просьбе работника в трудовую книжку

по просьбе работника » применяется, когда работник по собственному желанию переходит на работу в другую организацию.

Рис.34 Образец внесения записи об увольнении в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю с согласия работника в трудовую книжку

Формулировка: «Увольнение в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю с его согласия » применяется, в случае, когда работника переводят в другую организацию.

При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование предприятия, а также, при его наличии, сокращенное наименование организации. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. При этом необходимо указать, что работник принят (назначен) в порядке перевода и из какой организации (рис.35).

Рис.35 Образец внесения записи о приеме на работу в порядке перевода в трудовую книжку

В случае если работник увольняется в связи с переходом на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» (рис.36).

Рис.36 Образец внесения записи об увольнении в связи с переходом на выборную должность в трудовую книжку

При оформлении трудовой книжки на новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия (рис.37).

Рис.37 Образец внесения записи об избрании на должность в трудовую книжку

Особенности оформления трудовой книжки генерального директора (директора)

Как следует из положений ст. 16, 17, 19 и 275 ТК РФ трудовой договор с лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа общества, заключается после избрания (назначения) его общим собранием участников общества на должность генерального директора (директора) на срок, определенный уставом общества. Трудовой договор подписывает от имени общества, как правило, председатель общего собрания участников общества, на котором был избран (назначен) генеральный директор (директор) или уполномоченный на это решением общего собрания участников общества (что в обязательном порядке должно быть отражено в протоколе общего собрания общества).

В Инструкции по заполнению трудовых книжек, к сожалению, отсутствуют какие-либо положения, отражающие порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу (увольнении с работы) лиц, избранных (назначенных) на должность генерального директора (директора) предприятия. В данном случае можно предложить два варианта решения этой проблемы.

1) По общему правилу, первым приказом, который издает после своего избрания (назначения) генеральный директор (директор), является приказ о вступлении в должность. В качестве основания приказа указывается решение общего собрания участников общества об избрании (назначении) руководителя данного предприятия со ссылкой на протокол общего собрания, и заключенный в связи с этим срочный трудовой договор.

Согласно п. 10 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» все записи о выполняемой работе и увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока. Поэтому, исходя из буквального понимания данного правила, в трудовой книжке генерального директора (директора) должен быть указан упомянутый выше приказ о вступлении в должность (рис.38).

Рис.38 Образец внесения записи о приеме на работу руководителя предприятия в трудовую книжку

2) В кадровом делопроизводстве за последнее десятилетие сложилась практика, когда при внесении записи в трудовую книжку в качестве основания приема на работу указывается протокол общего собрания об избрании (назначении) на должность руководителя организации (рис.39).

Рис.39 Образец внесения записи о приеме на работу руководителя предприятия в трудовую книжку

Здесь возникает закономерный вопрос – как правильно оформить трудовую книжку при увольнении руководителя предприятия. Записи в трудовую книжку при увольнении генерального директора (директора) делаются в обычном порядке, как и для всех остальных работников. Оформление увольнения зависит от того, по какому основанию он расторгает свой трудовой договор (ст. 77 ТК РФ, ст. 278 ТК РФ).

В соответствии с п.5 Инструкции по заполнению трудовых книжек запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовую книжку производится на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя . Поэтому основанием для увольнения генерального директора (директора) наравне с приказом (распоряжением) являются и другие документы (например, решение Совета директоров данной организации, если этот вопрос относится к их компетенции) (рис.40)

Рис.40 Образец внесения записи об увольнении руководителя организации в трудовую книжку

Конституционный суд РФ подтвердил правомерность порядка расторжения трудовых договоров с руководителями предприятий и организаций. Суд отметил, чтост.278 ТК РФ и ст.69 Закона РФ «Об акционерных обществах», в соответствии с которыми договор с руководителем может быть расторгнут по решению собственника, не противоречит Конституции РФ.

Особенности оформления трудовой книжки совместителя

Согласно ст. 66 ТК РФ запись в трудовую книжку о приеме на работу по совместительству вносится по основному месту работы по желанию работника, на основании документа (рис. № 41), подтверждающего работу по совместительству.

Однако нигде не уточняется, должно ли быть выражено желание в письменной или устной форме. Поэтому не будет лишним, если работник напишет заявление с просьбой внести соответствующие записи в его трудовую книжку.

Рис. № 41 Образец справки, выдаваемой по месту работы

Внесение записи в трудовую книжку при приеме на работу по совместительству имеет свою специфическую особенность. Давайте подробнее разберем этот вопрос на следующем примере.

В данном случае основное место работы Сидоровой Ольги Ивановны в отделе охраны ОАО «Металлоптторг». Режим работы – сутки через трое. Иван Ильич в свободное время хочет работать на нашем предприятии. Он выразил желание, чтобы в его трудовую книжку внесли сведения о работе по совместительству. Для этого мы обязаны выдать ему документ, подтверждающий его работу по совместительству (справку о работе на нашем предприятии или заверенный надлежащим образом приказ о приеме на работу). На основании выданного документа по месту основной работы (ОАО «Металлоптторг») будет сделана в трудовой книжке следующая запись.

Внесение записи в рудовую книжку производится в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер (рис.42).

Рис. № 42 Образец записи работы по совместительству в трудовую книжку.

При оформлении внутреннего совместителя запись в трудовую книжку вносится в том же порядке, что и внешнего совместителя, за исключением того, что неуказывается наименование организации (рис.43).

Рис.43 Образец внесения записи о приеме на работу внешнего совместителя в трудовую книжку

Согласно ст. 288 ТК РФ кроме оснований, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, трудовой договор с лицом, работающим по совместительству, может быть прекращен в случае приема на работу работника, для которого эта работа будет являться основной (рис.44).

Рис.44 Образец внесения записи об увольнении (расторжении трудового договора) совместителя в трудовую книжку

Оттиск печати ставится только после увольнения совместителя с основного места работы.

Особенности заполнение трудовых книжек осужденных лиц

В соответствии со статьей 104 Уголовно-исполнительного кодекса России время привлечения осужденных к оплачиваемому труду засчитывается им в общий трудовой стаж . Документом, подтверждающим время работы осужденного в местах лишения свободы, является трудовая книжка, а при ее отсутствии – справка, выдаваемая администрацией исправительно-трудового учреждения. Форма такой справки закреплена в приложении к Инструкции о порядке учета времени работы осужденных в период отбывания ими наказания в виде лишения свободы, засчитываемого в общий трудовой стаж, утвержденной приказом МВД РФ от 14 декабря 1992 г. № 453.

Данное время работы не засчитывается в непрерывный трудовой стаж и об этом в трудовых книжках производится запись (см. «Внесение записей о непрерывном трудовом стаже»).

4. Вкладыш в трудовую книжку

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы раздела «Сведения о работе» или раздела «Сведения о поощрениях», трудовая книжка дополняется вкладышем, который вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Титульный лист вкладыша в трудовую книжку оформляется также как и титульный лист трудовой книжки (рис.45).

Рис.45 Образец оформления вкладыша в трудовую книжку

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Выдан вкладыш», с указанием серии и номера выданного вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставится следующий штамп, и указываются серия и номер следующего выданного вкладыша.

5. Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) утеряны. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов);

– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т. п.);

– Если записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии были признаны недействительными;

– Если работник восстановлен в связи с вынесением оправдательного договора, прекращением уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью его участия в совершении преступления;

– Если трудовые книжки работников утеряны в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

В правом верхнем углу титульного листа дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (рис.46).

Рис.46 Образец оформления титульного листа трудовой книжки

На титульном листе прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (кроме случаев утери трудовой книжки) (рис.47).

Рис.47 Образец оформления титульного листа трудовой книжки

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами (рис.48).

Рис.48 Образец внесения общего стажа в трудовую книжку

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

В случае, когда документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (рис.49).

Рис.49 Образец заполнения раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или службой персонала возвращаются их владельцу. Администрация предприятия обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данную организацию.

6. Порядок выдачи копии трудовой книжки

В соответствии со ст. 62 ТК РФ работодатель обязан не позднее 3 дней со дня подачи письменного заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и др.). Данные копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно (рис.50).

Рис. № 50 Образец отметки о заверении копии

Правила ведения трудовых книжек и Инструкция по заполнению трудовых книжек предусматривают возможность выдачи работнику трудовой книжки только при увольнении. Если же сотрудник службы персонала выдаст работающему работнику трудовую книжку, то он тем самым нарушит Правила ведения трудовых книжек, а т. к. данный документ относятся к актам трудового законодательства, то работник службы персонала может быть привлечен к ответственности в установленном порядке.

7. Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся у администрации предприятия как бланки строгой отчетности, и выдается на руки работнику только при его увольнении. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от трудовых книжек работников, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.

8. Учет трудовых книжек

Рис.51 Образец приходно-расходной книги

По учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек на предприятии ведется следующая документация:

а) приходорасходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (рис.51).

В данную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией организации;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (рис.52).

Рис.52 Образец книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется службой персонала или другим подразделением предприятия, оформляющим прием и увольнение работников. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.

Приходорасходную книгу и книгу учета движения трудовых книжек необходимо пронумеровать, прошнуровать и скрепить подписью руководителя организации и сургучной печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. Ежемесячно бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы организации. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.

При оформлении работнику новой трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением следующих случаев:

1 При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства)

2 В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Путеводитель по кадровым вопросам. Трудовая книжка (Часть 2)

3. Порядок внесения в трудовую книжку сведений о работнике

Сведения о работнике вносятся в его трудовую книжку в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Информация о работнике вносится в его трудовую книжку при оформлении титульного листа, который заполняется в случаях:

Оформления трудовой книжки при заключении трудового договора впервые;

Оформления новой трудовой книжки, если на работу принимается работник, который ее утерял, либо книжка была испорчена и пр.;

Оформления дубликата трудовой книжки;

Оформления вкладыша в трудовую книжку.

Согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Заполнение и выдача дубликата трудовой книжки производится работодателем не позднее 15 дней со дня обращения работника, а вкладыш оформляется по мере необходимости, если не осталось свободных листов в соответствующем разделе ("Сведения о работе", "Сведения о награждении, поощрении") или на внутренней стороне обложки не осталось свободного места. Подробнее об этом см. раздел "Дубликат трудовой книжки" настоящего материала.

Сведения о работнике в трудовую книжку вносятся без сокращений на основании документов, предоставляемых при заключении трудового договора (паспорта или иного документа, удостоверяющего личность), документов об образовании (диплом, аттестат или студенческий билет, справка, если уровень образования еще не завершен).

Записи на титульном листе трудовой книжки обязательно заверяются самим работником и лицом, ответственным за ведение трудовых книжек. Подписи удостоверяют подлинность внесенных сведений. Затем проставляется печать организации или кадровой службы.

Согласно п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек даты во всех разделах трудовой книжки проставляются арабскими цифрами. Однако в связи со сложившейся практикой оформления документов дата заполнения трудовой книжки записывается смешанным буквенно-цифровым способом, поскольку в этой графе место для проставления числа обозначено кавычками и сокращенно указан год. Такое противоречие не урегулировано нормативно-правовыми актами, и работодатель не несет рисков при заполнении указанной графы одним из данных способов.

3.1. Порядок внесения в трудовую книжку изменений в сведения о работнике

При необходимости сведения о работнике на первой странице (титульном листе) могут быть изменены (например, при заключении брака может измениться фамилия). Пунктами 2.3, 2.4 разд. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрен порядок внесения изменений на первой странице трудовой книжки.

Изменения ФИО и даты рождения работника вносятся путем зачеркивания одной чертой прежних данных, а далее вписываются новые. Реквизиты документов, на основании которых производились изменения, указываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью и печатью работодателя (либо печатью кадровой службы).

При отсутствии на первой странице трудовой книжки информации об образовании, профессии, специальности работника данные сведения вписываются в соответствующие строки трудовой книжки. Данные о новом образовании и (или) квалификации, полученных работником, вносятся путем дополнения имеющихся в трудовой книжке записей об образовании. При этом ранее указанные сведения об образовании не зачеркиваются (п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Обратите внимание на то, что, если сведения о работнике при первичном заполнении титульного листа были внесены неверно, испорченный бланк необходимо уничтожить с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил по ведению и хранению трудовых книжек). Инструкцией по заполнению не предусмотрено внесение исправлений в таком случае. Подробнее об уничтожении испорченных бланков см. п. 6 настоящего материала.

3.2. Как исправить ошибку, допущенную в строке "Образование" на титульном листе трудовой книжки?

Если при заполнении бланка трудовой книжки (вкладыша в нее) строка "Образование" заполнена неверно, то такой бланк считается испорченным и подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Работодателю необходимо оформить новый бланк трудовой книжки (вкладыша в нее) взамен испорченного.

Если неверная запись в строке "Образование" обнаружилась позднее, в титульный лист трудовой книжки работника можно внести исправления. Поскольку законодательством такой порядок не установлен, рекомендуем руководствоваться п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек:

На титульном листе трудовой книжки в строке "Образование" зачеркиваются одной чертой неверные сведения и рядом заносятся новые данные;

На внутренней стороне обложки трудовой книжки указываются реквизиты документа, на основании которого вносились изменения. Такая запись заверяется подписью работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек лица и печатью организации (кадровой службы).

4. Порядок внесения в трудовую книжку сведений о работодателе

Сведения о работодателе вносятся в трудовую книжку в графу 3 раздела "Сведения о работе" в виде заголовка (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно указать полное и, при наличии, сокращенное наименование организации.

Запись о наименовании работодателя вносится ручкой или световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета, без сокращений и зачеркиваний (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

При этом порядковый номер записи не присваивается.

Ситуация из практики . Вправе ли работодатель указать наименование организации в трудовой книжке путем проставления штампа?

Использование штампа при внесении в трудовую книжку сведений о наименовании работодателя не регламентировано Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Прямое указание на использование штампа работодателем предусмотрено лишь в одном случае - при выдаче вкладыша к трудовой книжке (п. 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Однако п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек дает основания полагать, что работодатель вправе вносить сведения об организации путем проставления штампа.

Во-первых, упомянутый пункт не содержит ограничений на применение каких-либо других средств внесения записей в трудовую книжку, кроме ручек.

Во-вторых, указание на необходимость применять при заполнении трудовых книжек световодостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета позволяет говорить о праве работодателя использовать их при внесении сведений об организации посредством не только ручки, но и штампа, заправленного такими чернилами.

Таким образом, внесение сведений о работодателе путем проставления штампа с использованием чернил не будет противоречить Инструкции по заполнению трудовых книжек при условии, что штамп согласно п. 3.1 указанной Инструкции содержит полное и сокращенное наименование организации.

4.1. Порядок внесения в трудовую книжку изменений в сведения о работодателе

Если наименование работодателя поменялось, то данный факт необходимо отразить в трудовых книжках работников.

Процедура внесения записи о переименовании заключается в следующем (п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

Запись должна быть сделана отдельной строкой;

Запись с указанием даты производится в графе 3 раздела "Сведения о работе";

Основание переименования (приказ или иное решение, дата, номер) указывается в графе 4 раздела "Сведения о работе".

Важно! Не нужно нумеровать запись о переименовании работодателя, поскольку это не предусмотрено Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Дату изменения укажите в тексте, а не в графе 2.

Организация (работодатель) может быть реорганизована (в форме слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования (ч. 5 ст. 75 ТК РФ)).

Инструкция по заполнению трудовых книжек не устанавливает порядок внесения подобной записи, однако ее следует внести.

Такая запись нужна для того, чтобы все сведения в трудовой книжке соответствовали друг другу. В противном случае появится расхождение в сведениях о работодателе, указанных при приеме на работу и в конце записей (на оттиске печати при увольнении).

Представляется, что при внесении записи о реорганизации нужно применять правила п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Если после реорганизации работник переводится на другую должность, то делается соответствующая запись о переводе.

5. Порядок внесения в трудовую книжку сведений о приеме на работу

После внесения сведений о работодателе в трудовой книжке делается запись о приеме на работу. Данная запись производится на основании соответствующего приказа по унифицированной форме N Т-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Порядок внесения сведений о работе определен разд. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку работника вносятся не все условия и сведения, указанные в приказе о приеме на работу, а только структурное подразделение (если условие о нем было включено в трудовой договор), наименование должности (специальности, профессии с указанием квалификации) и реквизиты приказа (распоряжения), в соответствии с которым работник был принят на работу. Иные условия, в том числе об испытательном сроке, а также характер работы не указываются в трудовой книжке.

5.1. Порядок внесения в трудовую книжку сведений о приеме на работу по совместительству

Частью 5 ст. 66 ТК РФ предусмотрено внесение сведений о работе по совместительству. Такая запись может быть сделана при наличии следующих условий:

Запись вносится только работодателем по основному месту работы;

Работник должен изъявить желание (устно или письменно);

Запись вносится только на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (надлежаще заверенная копия приказа, справка).

Инструкция по заполнению трудовых книжек содержит четкие правила внесения записи о работе по совместительству в трудовую книжку работника (абз. 7 п. 3.1 разд. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Различие записи о приеме на работе по основному месту работы и по совместительству заключается в обязательном указании в графе 3 трудовой книжки на то, что работник принят или назначен совместителем. При приеме на основное место работы запись об основном месте работы делать не нужно.

Обратите внимание, что Инструкцией по заполнению трудовых книжек не предусмотрено внесение наименования работодателя в запись о работе по совместительству. Но в связи с тем, что наименование организации является обязательным реквизитом при заполнении трудовой книжки по основному месту работы, целесообразно и при внесении записи о работе по совместительству отразить такое наименование.

Запись о работе по совместительству может идти в трудовой книжке не в хронологическом порядке после записи о приеме на работу по основному месту работы. Связано это с тем, что работник мог начать работать по совместительству ранее, чем с ним был заключен трудовой договор по основному месту работы у данного работодателя. Например, прежний работодатель по основному месту работы не внес запись о работе по совместительству, работник уволился и был принят на работу к другому работодателю, но все это время работал по совместительству в иной организации.

5.2. Порядок внесения в трудовую книжку сведений о приеме на работу с вахтовым методом

Заполнение трудовой книжки работника, принимаемого для выполнения работ вахтовым методом, имеет свои особенности.

В соответствии с п. 2.4 Основных положений о вахтовом методе организации работ, утвержденных Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82, при выполнении работ вахтовым методом в трудовой книжке работника указывается, что работа выполняется вахтовым методом.

5.3. Порядок внесения в трудовую книжку сведений о приеме на работу по трудовому договору о дистанционной работе

Трудовой кодекс РФ разрешает не вносить в трудовую книжку запись о дистанционной работе и даже не оформлять трудовую книжку, если дистанционный работник устраивается на работу впервые (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). Однако в силу указанной нормы это допустимо, только если между работником и работодателем имеется соответствующее соглашение.

Форма соглашения об отказе оформлять трудовую книжку и/или заполнять ее законодательно не установлена. Тем не менее его целесообразно оформить письменно, прописав в условиях трудового договора либо составив отдельный документ (например, заявление, написанное работником и завизированное работодателем). Это поможет впоследствии избежать возможных претензий со стороны работника по поводу того, что период его дистанционной работы не отражен в трудовой книжке, а также защитит работодателя от привлечения к ответственности за несвоевременное оформление данного документа.

Например, в трудовом договоре соответствующее условие может быть сформулировано так: "Стороны договорились не вносить запись о дистанционной работе в трудовую книжку работника".

Заявление работника может содержать следующий текст: "Я, Рыбакова Ольга Ивановна, поступающая в ООО "Сигма" на дистанционную работу на должность корректора, прошу не заносить сведения об этом в мою трудовую книжку". На заявлении должна быть проставлена виза руководителя организации: "Согласен".

В таком случае основным документом, подтверждающим стаж работника, будет его экземпляр трудового договора (ч. 2, 6 ст. 312.2 ТК РФ). Дополнительным подтверждением могут быть копии приказов о приеме на дистанционную работу и об увольнении, надлежаще оформленные работодателем. Такой вывод можно сделать из анализа положений ч. 5 ст. 312.1, ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ.

Если такое соглашение отсутствует или впоследствии возникает необходимость внести сведения о дистанционной работе в трудовую книжку, работнику надлежит предъявить ее лично либо направить по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 7 ст. 312.2 ТК РФ). Тому, кто поступает на работу впервые, трудовую книжку должен оформить работодатель (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Заполняется она в этом случае по общим правилам. Подробнее об этом см. п. 2 настоящего материала.

Внесение в трудовую книжку записи о дистанционном характере работы не предусмотрено Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Поэтому запись о приеме на работу следует оформлять в общем порядке (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Подробнее об этом см. п. 5 настоящего материала.

Обнаружение проверяющими органами в трудовой книжке записи, не предусмотренной Инструкцией по заполнению трудовой книжки, может повлечь привлечение работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а если такое нарушение совершено повторно - по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, работодателю будет выдано предписание об устранении нарушения. За его невыполнение предусмотрен административный штраф в соответствии с ч. 23 ст. 19.5 КоАП РФ.

6. Порядок внесения в трудовую книжку сведений об изменениях в процессе трудовой деятельности работника

6.1. Порядок внесения в трудовую книжку сведений об изменении условий трудового договора

Нормами трудового права не предусмотрено внесение в трудовую книжку работника сведений об изменении условий трудового договора, происходящем в процессе трудовой деятельности (например, режим рабочего времени, размер оплаты труда и т.д.).

В трудовую книжку работника обязательно вносятся изменения, касающиеся его трудовой функции, структурного подразделения, нового разряда или иной квалификации, а также награждения или поощрения. Подробнее об этом см. раздел "Сведения, вносимые в трудовые книжки" настоящего материала.

6.2. Порядок внесения в трудовую книжку записи о переводе на другую должность

Пунктом 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек установлено, что записи о переводе на другую постоянную работу заносятся в трудовые книжки работников. Инструкция по заполнению трудовых книжек не дает примера такой записи, но в абз. 4 п. 3.1 указано, что изменения и дополнения, внесенные в квалификационные справочники, штатное расписание, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) вносятся соответствующие изменения и дополнения.

В связи с тем что изменения в штатном расписании могут повлечь за собой изменение условий трудового договора в части, касающейся должности, необходимо заключить дополнительное соглашение о переводе на другую работу (ст. 72 ТК РФ). Затем издается приказ по унифицированной форме N Т-5 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) и на основании него в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись.

6.3. Порядок внесения в трудовую книжку записи о переводе в другое структурное подразделение

Частью 1 ст. 72.1 ТК РФ перевод определен как постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре).

В случае если в трудовой договор не было включено условие о структурном подразделении, то при изменении штатного расписания организации (предприятия) в части, касающейся подразделений, в трудовую книжку запись не вносится.

При включении в трудовой договор условия о структурном подразделении любые изменения должны быть оформлены надлежащим образом, т.е. необходимо заключить дополнительное соглашение (ст. 72 ТК РФ).

Обратите внимание, что если работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, указание обособленного структурного подразделения и его местонахождения обязательно для включения в трудовой договор. Поэтому при переводе работника филиала (представительства) внесение в его трудовую книжку такой записи обязательно.

Пунктом 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек предусмотрено внесение записи в трудовые книжки работников только о постоянных переводах. В случае временного перевода работника запись об этом в трудовой книжке не делается. Если условие о временном характере перевода утратило силу и перевод становится постоянным, то запись о постоянном переводе вносится в трудовую книжку, а датой перевода, указанной в графе 2, будет дата начала временного перевода.

Ситуация из практики. Как оформить запись в трудовой книжке, если временный перевод стал постоянным?

В соответствии с Трудовым кодексом РФ и п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель обязан внести в трудовую книжку работника запись о переводе на другую постоянную работу не позднее недельного срока.

Однако порядок внесения такой записи при трансформации временного перевода в постоянный не определен.

Единого мнения по этому вопросу в правоприменительной практике не сложилось, и существует несколько подходов к его решению.

Согласно одной точке зрения после принятия решения о том, что временный перевод стал постоянным, необходимо внести запись таким образом: в графе 1 ставится следующий порядковый номер, в графе 2 указывается дата начала временного перевода, в графе 3 - "Переведен в отдел... на должность...", в графе 4 указываются реквизиты приказа (распоряжения). Представляется, что такой способ внесения записи наиболее соответствует Трудовому кодексу РФ и Правилам. В этом случае работодатель вносит необходимые сведения на основании приказа по унифицированной форме в точном соответствии с его текстом и корректно отражает фактическую дату начала перевода. Особенно это важно при работе во вредных условиях труда или на работах, связанных с льготным исчислением стажа.

В соответствии с другой позицией необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о том, что условие о временном переводе утратило силу и перевод стал постоянным. На основании этого соглашения нужно издать приказ о переводе работника на другую постоянную работу и внести запись в трудовую книжку. Запись предлагается внести таким образом: в графе 1 ставится следующий порядковый номер, в графе 2 указывается дата начала постоянного перевода, в графе 3 - "Переведен в отдел... на должность...", в графе 4 указываются реквизиты приказа (распоряжения) о переводе на другую постоянную работу. При применении такого подхода сомнение вызывает необходимость оформления приказа о переводе работника на другую постоянную работу, когда фактически приказ о переводе (временном) уже был. Далее возникает неопределенность с датой начала перевода. В примере записи указано, что необходимо вносить дату постоянного перевода. Это отвечает требованиям Правил, но при таких условиях в трудовой книжке работника будет некорректно отражен стаж работы на определенной должности: он будет меньше периода фактической работы.

Существует и третье мнение: работодателю рекомендуется заключить к трудовому договору дополнительное соглашение о том, что условие о временном переводе утратило силу и перевод считается постоянным. На основании соглашения издать приказ в свободной форме и указать в нем, что условие о временном характере перевода утратило силу. Этот приказ будет являться основанием для внесения записи о переводе в трудовую книжку работника. Запись вносится таким образом: в графе 1 ставится следующий порядковый номер, в графе 2 указывается дата начала постоянного перевода, в графе 3 - "Переведен в отдел... на должность... с... (указывается дата начала временного перевода)", в графе 4 указываются реквизиты двух приказов: о временном переводе и тот, в соответствии с которым условие о временном характере утратило силу. В этом случае получится, что запись в трудовой книжке не соответствует тексту приказа, а согласно п. 10 Правил все записи вносятся в трудовую книжку в точном соответствии с текстом приказа работодателя.

6.4. Порядок внесения в трудовую книжку записи о переименовании должности

Наименование должности работника относится к обязательным условиям трудового договора (ст. 57 ТК РФ). При этом должность обязательно должна быть предусмотрена штатным расписанием организации.

Переименование должности возможно, только когда у работника, выполняющего определенные обязанности, не изменяются его трудовые функции. При этом важно учитывать, что переименование должности допускается только по соглашению сторон трудового договора и оформляется в письменной форме (ст. 72 ТК РФ). Переименование должности также должно быть отражено в штатном расписании.

Порядок внесения записи о переименовании должности не определен. Согласно абз. 4 п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников. После этого в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Следовательно, работодателю необходимо вносить сведения о переименовании должности в трудовую книжку работника.

Кроме этого, информация о переименовании должности вносится также в личную карточку (унифицированная форма N Т-2) и доводится до сведения работника под роспись. Запись в личной карточке работника повторяет запись, сделанную в его трудовой книжке (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

6.5. Порядок внесения в трудовую книжку записи о присвоении нового разряда

Пунктом 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрено внесение в трудовые книжки сведений, касающихся установления разрядов, классов, категорий и пр. Запись о присвоении разряда (класса и т.п.) делается на основании приказа (распоряжения) работодателя и должна точно соответствовать тексту документа (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

6.6. Порядок внесения в трудовую книжку записи об установлении иной квалификации

В случае установления работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации работодатель обязан сделать об этом запись в трудовой книжке (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Если иная квалификация устанавливается с присвоением разряда (класса), то запись в трудовую книжку вносится с указанием на это.

Согласно п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек при установлении работнику иной профессии на титульном листе его трудовой книжки делаются записи путем дополнения уже имеющихся (без зачеркивания). Подробнее об этом см. п. 3.1 настоящего материала.

6.7. Порядок внесения в трудовую книжку записи о совмещении профессий

Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек не предусмотрено внесение в трудовую книжку записи о совмещении профессий (дополнительной работе по другой профессии (должности)).

6.8. Порядок внесения в трудовую книжку записи о расширении зон обслуживания или увеличении объема работ

Внесение записи в трудовую книжку работников о расширении зон обслуживания или увеличении объема работ в связи с появлением дополнительной работы по той же профессии (должности) не предусмотрено Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

6.9. Порядок внесения в трудовую книжку записи об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, может быть оформлено в дополнительном соглашении и последующем издании приказа, но в трудовую книжку запись об этом не вносится, так как она не предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Обратите внимание, что при заключении срочного трудового договора на время исполнения обязанностей отсутствующего работника запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку работника обязательно. Она производится в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек без указания на срочный характер трудового договора (письмо Роструда от 06.04.2010 N 937-6-1). Подробнее об этом см. п. 5 настоящего материала.

7. Порядок внесения в трудовую книжку сведений о награждении

Сведения о награждении (поощрении) вносятся в трудовую книжку в соответствии с ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек и разд. 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

К сведениям о награждении (поощрении) относятся сведения (п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек):

О награждении государственными наградами;

Присвоении государственных почетных званий;

Награждении почетными грамотами;

Присвоении званий;

Награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами;

Других видах поощрения.

Запись о награждении вносится в трудовую книжку работника на основании соответствующего документа (указа, приказа (распоряжения) работодателя и иных). Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 утверждены формы N Т-11 и N Т-11а о поощрении работника или коллектива работников.

Обратите внимание, что в трудовые книжки работников не вносятся сведения о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе (п. 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Трудовые книжки ранее утвержденного образца (1973 г.) имеют два раздела "Сведения о награждениях" и "Сведения о поощрениях".

См. также:

Консультация эксперта: Вносятся ли в трудовую книжку записи о поощрениях, примененных работодателем, или только записи о награждении за успехи в работе?

8. Внесение в трудовую книжку сведений о взысканиях

Сведения о дисциплинарных взысканиях не вносятся в трудовые книжки работников.

Исключение составляет только дисциплинарное взыскание в виде увольнения. Данный вывод следует из содержания ч. 4 ст. 66 ТК РФ и п. 5 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Подробнее об этом см. п. 9 настоящего материала.

Как правильно сделать (оформить) запись в трудовой книжке о приеме на работу?

Чтобы формулировка о приеме нового человека на должность соответствовала всем стандартам нужно соблюдать следующие правила:

1. Шариковая ручка должна иметь синий оттенок, нельзя использовать цветные чернила.
2. Пишем запись аккуратно, все буквы, цифры должны читаться и быть разборчивыми.
3. В оформлении нужно избегать сокращений, например, нельзя писать дол-ть вместо должность. Это относится и к инициалам – только полное имя с фамилией и отчеством.

Когда вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу?

После оформления первого документа — трудового договора, нужно внести формулировку о приеме.

Внимание! Сделать это стоит в течение пятидневного срока.

Кем вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу?

Формулировка о приеме на новое рабочее место вносится человеком, который отвечает за ведение книжек.

Это обязанность обычно возлагается на кадровика, бухгалтера или офис-менеджера с должностными функциями по кадровому администрированию.

Порядок внесения сведений

Формулировки о приеме фиксируются в определенной последовательности.

Внимание! Эту структуру менять нельзя.

Наименование организации

Открываем трудовой документ нового человека и в строке раздела «Сведения» вписываем наименование компании. Формулировка вносится без уменьшения, в соответствии с учредительными документами компании. Сокращать название можно только при его действительном наличии.

Внимание! В первой формулировке о компании не вносят порядковый номер и дату . Это считается ошибкой.

Если в компании существует большой поток персонала, например, на рабочие вакансии, то многие компании заказывают специальный штампик с наименованием сведений. Это облегчает работу кадрового работника при массовом подборе и позволяет избежать ошибок.

Порядковый номер вносимой записи

Под названием компании в первой графе указывается порядковый номер. Если последнее число было, к примеру, «5», то следующий номер будет «6». Стоит обратить внимание на то, что все записи делаются только вручную.

Дата приема на работу

Во втором столбце фиксируется запись о дате. Дата заполнения трудовой книжки не влияет на дату приема на работу. К примеру, новый человек принят 20 января 2016 года. В строке фиксируется – 20.01.2016.

Запись о принятии в структурное подразделение

Следующая запись после даты – принятие в структурное подразделение с указанием должности.

Должность устанавливается исходя из штатного расписания.

Этот документ необходимо иметь в каждой компании.

Наименование должностей должно быть определено исходя из квалификационного справочника. Их утверждает Правительство РФ. Если не принимать это правило, то у человека могут быть сложности при выходе на пенсию.

Важно не перепутать слово «принят». Только такая формулировка нужна в книжке. Неверно будет – «начислен», «назначен».

Для женщин употребляется формулировка – «принята», для мужчин, соответственно,- «принят».

Внимание! Запрещено фиксировать в книжке характер трудового договора, например, выход на полставки. В книжке нужна только информация, куда и на какую должность вышел новый человек.

Приказ о приеме на работу

В четвертой графе фиксируется номер, дата приказа о приеме. Сначала выставляется число даты, а затем номер.

Подпись и печать

Ставится ли печать в трудовой книжке при приеме на работу?

Запись о приеме не требуется подписывать и ставить под ней печать. Если книжка новая, то следует соблюдать правила оформления титульного листа (с печатью и подписью).

В книжке с уже имеющимися записями о трудовой деятельности никаких подписей и печатей после информации о приеме делать не нужно.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу впервые, образец записи:


На фото представлен образец правильного заполнения трудовой книжки при приеме на работу:

Запись «до поступления на работу трудового стажа не имел», не предусмотрена действующими нормативными актами.

Способы исправления неправильной записи

Как исправить неправильную запись в трудовой книжке о приёме на работу?

При исправлении неверных формулировок нужно брать во внимание правовые акты :

1. Инструкция по заполнению книжек, утвержденная Минтрудом России десятого октября 2003 году под номером 69.
2. Трудовой кодекс. Рассматриваются статьи об верных формулировках в книжках.

Признание записи недействительной

Если формулировка внесена неверно, то в следующей строке под новым порядковым номером вносится верная формулировка.

Под новой правильной формулировкой указывается документ, на основании чего ее вписали.

О том, что предыдущая формулировка недействительна, а также новая запись вписываются под одним и тем же порядковым номером.

Зачеркивание

Зачеркивание в трудовой книжке недопустимо . Согласно правилам заполнения этого делать нельзя.

Внимание! Исправить неправильную формулировку можно только признав ее недействительной.

Внесение дополнений

Дополнения о приеме нужно делать с признанием записи недействительной . Например, сотрудник кадров указал, что новый человек принят в отдел продаж на должность менеджера по развитию. Но ему нужно было указать должность аналитика. Он признает запись недействительной и фиксирует верную формулировку.

Порядок внесения исправлений в трудовую книжку

Верный алгоритм исправлений:

1. В строке с номером вносится порядковый номер.
2. Далее указывается дата исправления.
3. Графа третья – это непосредственная запись об исправлении. Верно: «Запись по №_недействительна».
4. В графе «Сведения» фиксируется верная формулировка.
5. В графе «Наименование» вносится номер, дата приказа.

В трудовой книжке неправильно указана дата приема на работу, образец исправления ошибочной записи:


Заполнять сведения о приеме следует исходя из набора определенных правил. Нарушать их при заполнении книжек не рекомендуется.

Полезное видео

О том как правильно оформить запись о приеме в трудовой книжке, вам поможет представленное видео: