Этикет визитных карточек. Правила этикета вручения визиток При знакомстве первым вручает свою визитную карточку
Мало иметь , необходимо уметь грамотно обращаться с ней. Чтобы не оказаться в неловкой ситуации при общении с собеседником или иностранным партнером, мы кратко расскажем вам об основных правилах вручения и принятия визитных карточек.
Обычно при знакомстве вручать визитную карточку первым должен тот, кто по своему рангу или должностному положению ниже. Если деловые партнеры занимают одинаковое должностное положение, тот, кто младше по возрасту вручает визитку первым. В том случае, если деловые партнеры и одного возраста, и должностное положение у них одно, первым вручит визитку тот, кто вежливее. Если вас ожидает поездка за границу, то здесь задача упрощается, поскольку первым визитную карточку будет вручать хозяин.
Деловому партнеру принято подавать визитную карточку таким образом, чтобы он мог увидеть содержащийся в ней текст и прочитать его. При вручении визитки нужно отчетливо и громко произнести свою фамилию и имя, но не кричать, это позволит вашему деловому партнеру более менее запомнить правильное произношение. Чтобы не ошибиться в именах, во время переговоров визитки можно положить около себя, однако не стоит слишком часто заглядывать в них, иначе это может оскорбить партнеров. Нельзя на глазах у владельца визитки постоянно вертеть ее в руках, делать какие-то пометки или мять. Это считается дурным тоном, более того вы можете быстро прославиться плохими манерами.
В разных странах и местностях существует своя культура протягивания визитных карточек. Так, в Юго-Восточной Азии визитки принято протягивать собеседнику двумя руками, при этом текст визитки должен быть обращен к тому человеку, которому она передается. Принимать визитку тоже нужно двумя руками. В арабских странах визитка вручается только правой рукой, так как левая рука считается нечистой у мусульман.
Вообще визитки принято вручать лично, но если вы очень занятной человек и у вас нет времени и возможности, можно передать ее через своего шофера или курьера. Отправка визиток по почте не рекомендуется, но в некоторых случаях допускается. Если вы отправляете визитные карточки по почте в одну фирму сразу нескольким сотрудникам, необходимо в верхнем левом углу написать фамилию человека, которому она адресована. Если вы отправляете визитку через своего водителя, ее правый верхний угол либо правую сторону по всей ширине нужно загнуть, а потом распрямить.
Если у вас много визиток, необходимо их разобрать либо по алфавиту, либо по сферам деятельности их владельцев. Это намного упростит поиск нужной компании или человека. Для хранения визиток используют специальные визитницы. Чтобы не попасть в неприятную ситуацию и не слыть человек с плохими манерами, не стоит пренебрегать всем вышеперечисленным правилам. Визитная карточка – это, прежде всего, имиджевый документ, который является лицом любого бизнесмена и целой компании. Если вы хотите, чтобы вас запомнили надолго и только с хорошей стороны, соблюдайте все необходимые правила.
Общепринятые правила при передаче визитной карточки:
1. Визитные карточки, завозимые лично, загибаются, обычно верхний правый угол (иногда с полным перегибом по всей карточке с левой стороны).
Посылаемые по почте и другим подобным способом визитные карточки не загибаются, считается грубым нарушением этикета, если визитную карточку с перегибом поручают завезти курьеру, секретарю, водителю или другим лицам, а также направлять по почте. В некоторых случаях, если в дизайн визитки не входит фотографическое изображение владельца, рекомендуется написать на карточке несколько слов или пометить ее каким-либо другим способом, с тем чтобы в дальнейшем третье лицо не могло воспользоваться этой карточкой, чтобы выдать себя за другого.
На полученные визитные карточки полагается давать ответ визитными же карточками в течение 24 ч.
2. В случае личных контактов существуют простые правила, которые желательно соблюдать при деловых встречах. Обмен визитными карточками начинается с наиболее высокопоставленных членов делегации и идет строго по ранжиру. Поэтому сведения о составе делегации надо получить заранее. Это необходимо не только для выбора соответствующего партнера и взаимно интересной темы при беседе, но и для того, чтобы проявить уважение к наделенным высшими полномочиями представителям фирмы, олицетворяющим ее лицо. Данная задача облегчается при визите за рубеж, так как по этикету первыми вручают свои визитные карточки представители принимающей стороны.
3. При вручении карточку полагается передавать партнеру повернутой таким образом, чтобы ему было удобно сразу прочитать текст. При этом следует достаточно четко произнести свою фамилию, чтобы он смог усвоить произношение имени, напечатанного на карточке, и в дальнейшем правильно ставить ударение и не искажать звучание имени.
Визитные карточки в ряде стран Азии положено вручать стоя, обеими руками; в других регионах особого порядка на этот счет не существует.
4. Принимать визитные карточки в странах Азии следует обеими руками или только правой рукой. При этом как вручающий, так и принимающий карточку обмениваются легкими поклонами. В Японии мужчины кланяются, держа спину прямой и сгибаясь лишь в пояснице, отмеряя угол наклона в зависимости от ранга партнера и ситуации. Визитер при этом протягивает свою карточку первым. Представители других стран обычно делают небольшой кивок головой в знак уважения к партнеру.
Приняв визитную карточку, нужно на глазах у партнера вслух прочитать его имя и уяснить его должность и положение.
5. Во время переговоров следует положить визитные карточки перед собой, рядом с блокнотом, рассортировав их в том же порядке, в каком располагаются партнеры. Это необходимо не только для того, чтобы обращаться к ним правильно и с достаточной вежливостью, но и в полной мере оценить степень компетенции и уровень представительства партнеров, лучше понять их деловые намерения. В ходе переговоров полезно время от времени заглядывать в визитные карточки, чтобы исключить искажения имен и должностей противоположной стороны.
6. Ни в коем случае нельзя мять чужие визитные карточки, делать на них посторонние записи, бесцельно вертеть в руках на глазах у делового партнера. В ряде стран Азии имя и фамилия, нанесенные на бумаге, расцениваются как часть души или полное «эго» человека, поэтому относиться к ним следует крайне осторожно и с большим уважением. Даже если визитная карточка случайно упадет на пол или в эмоциональном дружеском порыве ею будут размахивать на виду у гостя, это
также может быть воспринято в негативном смысле. Такое поведение контрагента воспринимается как неуважение и может вызвать обиду, нежелательным образом повлиять на итог переговоров. Непростительным промахом считается не узнать человека при последующих встречах, если когда-либо с ним был совершен обмен визитными карточками.
7. Визитные карточки, посылаемые почтой или курьером, вкладываются в специальный конверт, на котором от руки или иным способом указываются имя, фамилия и должность адресата.
В один конверт на имя одного лица могут быть вложены несколько визитных карточек от разных лиц. Если в одном конверте посылаются визитные карточки сразу нескольким персонам, то в левом верхнем углу каждой визитной карточки указывается фамилия лица, которому она адресована.
Визитные карточки, направляемые в конверте, не загибаются. Рекомендуется по возможности написать несколько строк на визитной карточке, чтобы не допустить случаев ее использования позднее посторонними лицами в неблаговидных целях.
Если визитную карточку доставляет водитель, курьер, посыльный, или она направляется по почте, то в ряде стран это считается грубым нарушением этикета.
8. Визитные карточки, завозимые лично адресатом ее владельцу, загибаются в зависимости от национальной, региональной или местной практики. В некоторых странах загибают верхний правый или левый угол, в других - всю правую или всю левую сторону визитной карточки. В современной российской практике при нанесении визита обычно загибают правый верхний угол визитной карточки или правую сторону по всей ее ширине. Если карточка завозится лично, то это рассматривается как знак особого уважения к лицу, которому она предназначена. В этом случае фамилия лица, которому оставляется визитная карточка, не пишется.
9. Визитные карточки используются при поздравлениях, выражении благодарности, ими обмениваются при знакомстве, их оставляют при нанесении визита, посылают в случае невозможности нанесения ответного визита. С визитными карточками пересылаются подарки, цветы, альбомы, книги, газеты, жур
налы, билеты в театр, фотографии, каталоги и другие аналогичные предметы. Иногда они посылаются вместо письма, выражающего благодарность за приглашение на какое-либо мероприятие - завтрак, выставку, концерт и т.п.
Особые правила, которых придерживаются за рубежом при использовании визитных карточек:
1. После состоявшегося знакомства первым оставляет визитную карточку тот, чей ранг ниже. При прочих равных условиях во внимание принимается возраст - младший по возрасту оставляет свою карточку первым.
2. Женщины никогда не оставляют свою визитную карточку в доме холостого мужчины. Мужчина после представления женщине должен как можно скорее, но не позднее чем в течение недели, направить ей свою визитную карточку и карточку для ее супруга, даже если он не был ему представлен.
3. Всем гостям, присутствовавшим на завтраке, обеде или вечернем приеме (исключая приглашение на чай), следует, если они не присылали писем с выражением благодарности, оставить в течение недели свою визитную карточку в доме хозяйки.
4. На карточках жен проставляется лишь имя и фамилия. В ряде стран существует необычный для россиян обычай: жена носит не только фамилию, но и имя мужа. Иногда употребляется объединенная визитная карточка, на которой проставляются имя и фамилия мужа и жены. Такие карточки рассылаются или завозятся главным образом дамами. На визитной карточке на английском или каком-либо другом иностранном языке отчество не указывается. Это связано с тем, что понятия отчества в этих языках нет, хотя в ряде случаев может присутствовать второе имя, которое в карточке обозначается инициалом или первой буквой второго (среднего) имени. Поэтому если на визитной карточке написать имя и отчество, то иностранцы могут принять отчество и фамилию за двойную фамилию.
5. Допустимо использование цветных фотографий на визитных карточках. Но при разработке макета карточки следует
1 См.: Холопова Т.И., Лебедева М.М. Протокол и этикет для деловых людей. М.: Анкил, 1994. С. 11-116.
иметь в виду следующее обстоятельство: в ряде стран визитными карточками с цветными фотографиями и расположенным рядом номером контактного телефона пользуются только представительницы наиболее древней профессии 1 .
Визитные карточки чаще всего вручают лично. В этикете действует принцип первоочередности. При знакомстве первым вручает свою карточку тот, чей ранг, должностное положение ниже, человек менее известный. Если социальный статус собеседников равный, первым предлагает визитную карточку младший по возрасту. Если и должность, и возраст одинаковы, т. е. имеет место так называемое симметричное общение, то большую оперативность может проявить более вежливый, более активный или более заинтересованный человек.
При деловой встрече с иностранными партнерами первыми визитные карточки вручают хозяева. На переговорах после процедуры обмена визитками, чтобы правильно произносить и не путать имена, карточки целесообразно расположить на столе перед собой в таком порядке, в каком сидят партнеры.
Не принято вручать лично визитную карточку с выражением благодарности или иных чувств.
Посетитель в фирме, учреждении может предъявить свою визитную карточку секретарю для доклада о себе, особенно в случае незаявленного ранее визита. Карточка может открыть посетителю дверь кабинета занятого должностного лица.
При вручении карточек принято обмениваться легкими поклонами. Визитную карточку полагается вручить партнеру так, чтобы он мог сразу прочесть текст. Свою фамилию, особенно если она труднопроизносимая, нужно произнести вслух. В США, Европе особых регламентаций не существует. Представителям ближневосточных стран карточку вручать следует обязательно правой рукой. В странах Азии, в Японии – обеими руками.
Принявший визитную карточку должен ее прочесть; фамилию партнера, чтобы быть уверенным в ее правильном произношении – произнести вслух.
Никаких пометок на полученной визитной карточке в присутствии вручившего делать не стоит. Также нельзя вертеть визитку в руках, мять ее. В ходе разговора, сопровождающего знакомство, карточку лучше сразу не убирать, а держать перед собою на столе или в руках. Это, в частности, поможет вам не забыть и не перепутать имя нового знакомого – оно всегда перед вами. Но вот забыть на столе карточку или, едва отойдя от нового знакомого, выбросить ее – вопиющий знак неуважения.
Во время переговоров следует положить визитные карточки перед собой, соответственно рассадке партнеров. Если требуется надписать на визитке какое-либо уточнение, то лучше попросить хозяина карточки самому сделать это.
Если визитная карточка прилагается к подарку, ее вкладывают в коробку с подарком. Конверт с визиткой заклеивают только в том случае, когда послание носит сугубо личный характер.
Если визитную карточку вкладывают в букет цветов, посылаемый по официальному поводу, к празднику, то на карточке, чуть выше набранного имени, нужно сделать короткую приписку. Если цветы посылают по случаю похорон, никакой приписки делать не надо. Карточку в конверте прикрепляют к бумаге, в которую упакованы цветы.
В некоторых случаях визитная карточка может служить протежированию. Например, если у делового человека нет времени для составления рекомендательного письма, он может просто передать свою визитную карточку по назначению, написав на ней фамилию своего протеже.
Для того чтобы пригласить кого-либо на неофициальный прием, следует написать его имя и фамилию вверху на визитной карточке, а внизу указать наименование приема (например: «обед»), место его проведения, число и время.
Если на визитной карточке не хватает места для этой информации, можно написать текст приглашения на открытке и отправить, приколов к ней визитную карточку.
При перемене адреса следует послать деловому партнеру старую визитную карточку вместе с новой, где прописаны новые реквизиты.
Новый номер телефона можно, в крайнем случае, вписать и от руки. А вот вписывать от руки новую должность считается неприличным. При изменении должности необходимо срочно печатать новые визитки.
Визитные карточки, которые посылаются по почте или с посыльным, вкладываются в специальный конверт, на котором от руки чернилами, на пишущей машинке, компьютере пишутся имя, фамилия и должность адресата.
В один конверт могут быть вложены визитные карточки для нескольких лиц. В этом случае в левом верхнем углу каждой карточки карандашом или ручкой пишется фамилия лица, которому она адресована. В одном конверте на имя одного лица могут быть посланы визитки от разных лиц.
Визитные карточки, отправленные в конверте, должны сохранять форму. Отправителю следует позаботиться об этом, поскольку смятая визитка – грубое нарушение этикета.
На визитные карточки ответ полагается давать визитной карточкой в течение суток после их получения.
В ряде практических пособий для деловых людей можно встретить рекомендацию пользоваться любым случаем, чтобы предложить свою визитную карточку. И мы действительно видели визитки дизайнеров, разложенные на столах в кафе; получали визитки вместе со счетами из химчистки и т.д.
Такого рода советы могут быть полезны только частным предпринимателям, заинтересованным в максимальном расширении клиентуры. Солидному же деловому человеку, напротив, этой рекомендации следовать противопоказано – его репутации это повредит. Да и выглядит это нелепо, если, конечно, у этого действа нет подоплеки: вспомните фильм Э. Рязанова «Гараж», где профессор, доктор наук вкладывал свою визитную карточку в сетки с расфасованным картофелем, когда «отрабатывал» на овощной базе.
Однако при деловом общении визитки необходимы. Ведь если в ответ на визитную карточку вы не сможете дать свою, это будет равносильно тому, что на невербально заданный вопрос «Кто вы такой?» – вы ответите: «Никто».
6. Составьте для себя визитную карточку. Познакомьтесь с деловым партнером, используя визитную карточку.
7. Проанализируйте пары лексем, члены которых различаются отрицательной/нейтральной оценкой, и дайте понятийно-прагматическую характеристику каждому из понятий.
· гордыня – гордость,
· себялюбие – самолюбие,
· самоуверенность – уверенность в себе.
8. Проделайте ряд аналитических операций.
1) Назовите причины, по которым коммуникант может выйти из себя.
2) Ограничьте этот перечень рамками деловой коммуникации.
3) Оставшиеся причины «профильтруйте» через чувство юмора.
4) Теперь назовите оставшиеся причины, по которым коммуникант не может выйти из себя в процессе деловой коммуникации.
Сформулируйте советы коммуниканту по сохранению самообладания.
9. Прочтите стихотворение Б.Ш. Окуджавы. Подумайте – что для вас представляет собой чувство собственного достоинства? Каково его значение в жизни человека вообще и в коммуникативной сфере жизни в частности? Какую роль играет оно в деловой коммуникации: выступает нашей защитой или его само нужно защищать?
Чувство собственного достоинства – вот загадочный инструмент
Созидается он столетьями, а утрачивается в момент.
Под гармошку ли, под бомбежку ли, под красивую ль болтовню,
Иссушается, разрушается, сокрушается на корню.
Чувство собственного достоинства – вот загадочная стезя,
На которой разбиться запросто, но обратно свернуть нельзя,
Потому что без промедления, вдохновенный, чистый, живой,
Растворится, в пыль превратится человеческий образ твой.
Чувство собственного достоинства – это просто портрет любви.
Я люблю вас мои товарищи – боль и нежность в моей крови.
Что б там тьма и зло не пророчили, кроме этого ничего.
Не придумало человечество для спасения своего.
Так не траться, брат, не сворачивай, плюнь на вздорную суету –
Потеряешь свой лик божественный, первозданную красоту
Ну зачем рисковать так попусту? Разве мало других забот?
Поднимайся, иди, служивый, лишь прямехонько, лишь вперед.
10. К. Бредемайер в книге «Искусство словесной атаки: Практическое руководство» приводит правило «Трех Т» (от англ. touch – касаться, turn – направлять, talk – разговаривать ) – в нашем варианте: оценка, возврат и углубление – для тренировки находчивости в деловой коммуникации.
1. Оценка: дайте оценку теме разговора с точки зрения цели дискуссии.
2. Возврат: вернитесь к главной теме.
3. Углубление: углубитесь в главную тему, чтобы она снова стала основным предметом обсуждения.
Выполните ряд упражнений по совету мастера коммуникации.
Пример:
Вопрос: «Вы можете хотя бы один раз компетентно сделать доклад...?»
Ответная реакция:
Оценка: Разумеется, я как раз это и делаю.
Возврат: Я только что объяснил положение вещей и заявил,
Углубление: что мы нашли решение проблемы в...
1). «Итак, вы, очевидно, можете признаться...»
Оценка:___________
Возврат:__________
Углубление :________
2) «Мои комплименты, но объясните, пожалуйста, как можно так упорно не замечать реального положения вещей?»
Оценка:___________
Возврат:__________
Углубление :________
3) «Чем вы объясните ваш плохой имидж на предприятии?»
Оценка:___________
Возврат:__________
Углубление :________
4) «Дорогой коллега, вы же не думаете серьезно, что...»
Оценка:___________
Возврат:__________
Углубление :________
5) «Я же вам уже много раз подробнейшим образом объяснял, что...»
Оценка:___________
Возврат:__________
Углубление :________
6) «Если бы вы хоть раз честно признали...»
Оценка:___________
Возврат:__________
Углубление :________
7) «Вам поможет, если я буду медленнее говорить?»
Оценка:___________
Возврат:__________
Углубление :________
8) «И в этом вы хотите нас убедить?!»
Оценка:___________
Возврат:__________
Углубление :________
9) «Вы даже решения предложить не можете?»
Оценка:___________
Возврат:__________
Углубление :________
10) «Решение у вас, правда, есть, но нет ли у вас еще одного варианта?»
Оценка:___________
Возврат:__________
Углубление :________
11) «Мои комплименты, эту неудачную попытку вы не могли не предпринять!»
Оценка:___________
Возврат:__________
Углубление :________
11. В приведенных ниже текстах найдите каламбуры т. е. игру слов, основанную на двусмысленности и вызывающую комический эффект. Определите языковые средства, участвующие в их создании.
Придумайте 10 каламбуров.
I. 1) Лучше в год, да годное, чем в неделю недельное.
2) Хотелось бы полежать, да надо поле жать.
3) Не под дождем – подождем.
(Русские народные пословицы, поговорки)
II. 1) Природы странною игрой
В нем дух начал раздор открытый:
Как может быть он человек пустой
И вместе с тем дурак набитый!
(П.А. Вяземский)
2) Тот самый человек пустой,
Кто весь наполнен сам собой.
(М.Ю. Лермонтов)
Модисткам нынче дела мало.
На львиц взгляните городских:
Когда-то мода одевала,
А нынче – раздевает их.
(Д.Д. Минаев)
4)Новость
– Я еду вокруг света.
– Мне очень странно это!
Заклятый света враг,
Всегда любил ты мрак.
(Д.Д. Минаев)
III. «Вредные советы»
1) Если школьный учитель
Отцу позвонил
И настойчиво в школу
Его приглашал,
Чтобы там показать ему
Классный журнал,
Ты к любому киоску
Отца подведи
И скажи: «Ну, зачем тебе
В школу ходить?
Столько классных журналов
Теперь издают!»
2) Если ты горяч, как чайник,
Или вспыльчив, как ковер,
Попроси, чтоб остудили
Или выбили тебя.
3) Если выкинуть собрался
Что-нибудь из головы,
Погляди сначала, нет ли
Рядом маленьких детей.
(Г. Остер)
IV. 1) «Журналы наши так грязны, что нельзя читать их иначе, как в перчатках» (П.А. Вяземский).
2) «У нас слова оратор, ораторствовать вовсе не латинского происхождения, а чисто русского – от слова орать. Послушайте наших застольных при торжественных случаях витий!» (П.А. Вяземский).
3) «Эта девушка прелестна, – думает один, – но отец ее молод, бог знает, сколько проживет он лет и денег… Вот эта, правда, не очень красива и очень недалека, но как одушевлена! чертовски одушевлена тремя тысячами душ, из которых ни одна не тает в ломбарде или двадцатилетнем банке, как большая часть наших приданных» (А.А. Бестужев-Марлинский).
4) «Болтун подобен маятнику: и того и другого надо остановить» (Козьма Прутков) .
5) – Я уже отчаялась…– начала было Алиса.
Но Королева не дала ей договорить.
– Отчаялась? – повторила она. – Разве ты пьешь по утрам чай, а не молоко?… Детям пить чай совсем не надо! … Другое дело – взрослые… Я вот сейчас, к примеру, битых два часа отчаивалась… с вареньем и сладкими булочками… (Л. Кэрролл)
6) – От перца, верно, начинают всем перчить… – Алиса очень обрадовалась, что открыла новое правило. – От уксуса – куксятся, от горчицы – огорчаются, от лука – лукавят, от вина – винятся, а от сдобы – добреют. Как жалко, что об этом никто не знает… Все было бы так просто. Ели бы сдобу – и добрели! (Л. Кэрролл)
7) – Я человек маленький, ваше величество... – начал он.
– Вы и впрямь небольшой мастер говорить, – сказал Король.
Тут одна из морских свинок зааплодировала и была немедленно подавлена судейскими чинами. (Поскольку это довольно сложное слово, я объясню вам, как это было сделано. Они взяли большой холщовый мешок, засунули туда морскую свинку головой вперед, затянули отверстие мешка веревкой и уселись сверху.)
– Хорошо, что я увидела, как это делается, – подумала Алиса. – Я часто читала в газетах «Беспорядки были подавлены», и никогда не понимала, что это значит – теперь буду знать (Л. Кэрролл).
V. 1) В школе
– Калинин, перечислите мне предлоги!
– Зубная боль…
– Это мой главный предлог, чтобы не идти в школу.
(«Сатирикон», 1908, № 15)
С момента обмена визитками начинают формироваться деловые отношения между партнерами.
Обмен визитками должен происходить в начале деловой встречи или переговоров, сразу после рукопожатия. Визитку вручают стоя. Вы должны произнести свое имя и фамилию, должность в компании или же только имя и фамилию, при этом протягивая собеседнику карточку. Первыми подают визитку младшие (по возрасту и положению) старшим, хозяева – гостям, а также мужчина – женщине (женщина не обязательно протягивает в ответ свою визитную карточку). Если партнеры находятся на одном должностном уровне, то первым вручает свою визитку тот, кто младше по возрасту. Если же должностное положение и возраст партнеров одинаковы, то первым свою визитку вручает тот, кто более заинтересован в начале деловых отношений. Визитку следует вручать правой рукой или обеими руками лицевой стороной вверх и буквами к собеседнику – для удобного прочтения. При этом необходимо внятно произнести свое имя и фамилию. Вручение визитной карточки сопровождается легким поклоном или кивком головы.
Получать визитку следует также правой рукой, затем брать ее в обе руки. При этом необходимо слегка поклониться, прочитать вслух указанные на ней данные и положить на стол, за которым проходит встреча. Если партнеров несколько, советую разложить их визитные карточки перед собой в том порядке, в котором они сидят: это поможет вам не запутаться в именах и должностях. Если требуется сделать какое-то уточнение / надпись на визитке, попросите хозяина самому сделать это. Прятать визитку в карман, вертеть ее в руках или делать на ней какие-то пометки на глазах у вручившего – дурной тон и неуважение к собеседнику.
Если вам нечем ответить на врученную визитную карточку, то можно и нужно послать или передать с водителем или курьером ответную визитку.
Обмен личными и комбинированными визитными карточками в отличие от деловых совершенно естественно может происходить и в конце знакомства. В подобных случаях именно по завершении разговора вы договариваетесь о дальнейших контактах. Вполне уместно попросить визитку у заинтересовавшего вас собеседника, предложив ему предварительно свою.
Если деловая встреча не состоялась из-за того, что нужного вам человека не оказалось на рабочем месте, не стоит передавать свою визитную карточку его секретарю или высылать по почте. Оставьте визитку на столе в переговорной или на столе в приемной, загнув правый угол, что свидетельствует об уважении и почтении к собеседнику. При этом визитка никогда не подписывается и на ней не проставляется дата, не пишется от руки телефон с адресом. Подобные надписи будут означать просьбу позвонить или нанести визит. Следует отметить, что перечисленные правила теряют с каждым днем свою актуальность, но тем не менее они имеют место быть.
Не принято посылать визитку по почте – ее следует передать с курьером или водителем. Ответ на визитную карточку (ответная визитка или как минимум телефонный звонок) должен быть дан в течение 24 часов.
Вручение визитных карточек
Визитная карточка вручается при первой встрече (знакомстве). Вручение производится после слов представления и (обычно) рукопожатия. Первым протягивает свою карточку гость, если это визит, или (при знакомстве) лицо, чей ранг ниже или кто по возрасту моложе. При личном знакомстве мужчины и женщины первым вручает свою карточку мужчина. Если должностное положение и возраст партнеров одинаковы, первым вручает свою визитную карточку тот, кто окажется более вежливым.
Вручать визитную карточку следует правой рукой, причем карточка должна быть повернута так, чтобы партнер смог сразу прочитать текст. Вручая визитку, необходимо назвать свою фамилию, особенно если ее произношение вызывает сложности. При вручении визитной карточки принято смотреть в лицо друг другу; вручение визитной карточки сопровождается взаимным легким поклоном или кивком головы.
Визитная карточка никогда не подписывается. Дата на ней также не проставляется.
Приняв визитку, нужно прочитать (можно даже вслух, если вручающий визитку не сделал это сам) фамилию партнера и уяснить его должностное положение. Получив визитку, необходимо вручить свою (даже если это произошло при незапланированной встрече).
Однако если при неделовом знакомстве мужчина вручает свою личную карточку женщине, она не обязана ответить своей визиткой.
Пространные благодарности при получении визитной карточки не приняты.
Доставаться карточки должны легко и непринужденно, не создавая неприятных пауз в разговоре. У делового человека визитные карточки должны быть всегда под рукой. Поэтому хранить собственные визитки следует не в портфеле или органайзере, а в кармане – в портмоне или специальной коробочке (визитнице). Визитницы бывают пластиковыми или кожаными, но лучше, если они металлические, так как в них карточки не мнутся. Бизнесмену рекомендуется всегда иметь при себе не менее 10 своих визитных карточек. Если все же случилась такая незадача, что при встрече у вас не оказалось с собой визитной карточки, обязательно постарайтесь послать или передать ее собеседнику позже.
Если вы заинтересованы в том, чтобы вручить кому-то свою визитку при незапланированной встрече, используйте изящный прием: попросите его визитную карточку. После этого обычно следует обмен визитными карточками.
В отличие от деловых визитных карточек обмен личными карточками может происходить и в конце знакомства. Договариваясь о дальнейших контактах, вполне уместно обменяться карточками.
Получив визитку, никаких пометок на ней в присутствии вручившего делать не стоит. Также нельзя вертеть визитку в руках, мять ее – это воспринимается как неуважение. Если требуется надписать на визитке какое-либо уточнение, то лучше попросить хозяина карточки самому сделать это. Вообще отношение к чужим визиткам дополняет, «дорисовывает» ваш облик перед партнерами. Недопустимо, чтобы чужие визитные карточки терялись между страниц записных книжек или болтались на дне портфеля. Их место должно быть только в специальных визитницах или футлярах.
С другой стороны, нельзя использовать свои собственные визитки для различных заметок. Если вы сами их не уважаете и используете как клочки бумаги, не будет их ценить и ваш партнер.
Визитные карточки могут быть вручены не только лично, но и заочно с помощью курьера или шофера. Иногда визитные карточки посылаются почтой, но это, вообще говоря, не принято. Посылая визитные карточки курьером, вкладывайте их в специальный конверт, на котором чернилами или на пишущей машинке указывайте имя, фамилию и должность адресата. При отправке в общем конверте ряда визиток в ассоциацию или на фирму в верхнем левом углу каждой визитки помечается, кому она адресована.
Свою визитную карточку можно прикрепить скрепкой к официальному письму человеку, с которым вы ведете или надеетесь вести дела. Это позволит ему положить вашу визитку вместе с карточками других деловых партнеров и в случае необходимости взять ее с собой на встречу.
Благодаря некоторым пометкам и надписям визитные карточки можно использовать в различных целях. Например, вполне уместно использовать визитную карточку для поздравления с тем или иным событием – праздником, днем рождения, повышением в должности либо семейным событием. Можно также вложить в конверт визитную карточку вместе с поздравительной открыткой или небольшим письмом. На карточке, как правило, простым карандашом можно приписать несколько слов, обязательно в третьем лице: «Поздравляет с юбилеем», «Благодарит за внимание» или «Желает скорого выздоровления» (разумеется, приведенные здесь кавычки на самой визитке не ставятся). Визитная карточка с парой теплых слов, приложенная к букету цветов, – это высокоценимый жест признательности артисту, художнику или просто доброму знакомому в особый для него день. Здесь будут уместны приписки: «С искренней симпатией», «С любовью и наилучшими пожеланиями» и т. п. С визитной карточкой удобно послать не только цветы, но и сувенир или книгу. Тогда будет уместной, например, такая надпись: «С наилучшими пожеланиями посылает книгу на память».
Карточка с приписанным от руки телефоном или адресом означает просьбу ответного звонка или визита. Визитная карточка, присланная в ответ на какое-либо приглашение, означает невозможность быть лично. Посылая карточку близким друзьям, можно зачеркнуть в ней фамилию и отчество. Это лишний раз подчеркнет теплоту ваших отношений.
При перемене адреса обязательно со старой визитной карточкой посылается новая, на которой сообщаются новые реквизиты.
Деловые визитные карточки – это необходимый атрибут современного делового общения и неотъемлемая составляющая бизнеса. Это также наиболее эффективная форма рекламы, причем довольно недорогая.
В отличие от записей на бумажках, визитки хранятся долго и помогают быстро восстанавливать в памяти информацию о человеке и обстоятельствах встречи с ним. Однако если при общении с клиентами вручением карточки ваша роль и ограничивается, то в работе с партнерами визитная карточка используется значительно шире. Основное назначение визитной карточки в этой ситуации – представление официальных лиц, деловых партнеров в процессе переговоров, визитов, встреч. Визитная карточка позволяет избежать неловкости, если один из собеседников забывает имя другого.
